Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào theo quy định pháp luật

Hóa đơn giá trị gia tăng được hiểu là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Trong bài viết này, Luật ACC sẽ cung cấp một số thông tin liên quan đến Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào theo quy định pháp luật. 

1. Hóa đơn đầu vào là gì ?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hoá đơn được hiểu như sau: Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hiện nay chưa có quy định cụ thể hoá đơn trực tiếp đầu vào là gì; tuy nhiên ta có thể hiểu hoá đơn trực tiếp đầu vào như sau: Hoá đơn trực tiếp đầu vào hay còn được gọi là các hoá đơn thông thường hay hoá đơn bán hàng. Hoá đơn trực tiếp đầu vào là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hàng ngày trong kinh doanh; mua bán, sản xuất.

2. Hóa đơn đầu vào giá trị gia tăng 

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn mà các cá nhân, tổ chức khi kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nước, hoạt động vận tải trong và ngoài nước, xuất khẩu hoặc xuất vào khu phi thuế quan thực hiện việc kê khai về tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

3. Phân biệt hóa đơn giá trị gia tăng với hóa đơn bán hàng 

Nhiều trường hợp hay nhầm lẫn mẫu hóa đơn GTGT với mẫu hóa đơn bán hàng là cùng một loại. Tuy nhiên thực tế, nó là 2 loại hóa đơn khác nhau và mẫu hóa đơn áp dụng cũng hoàn toàn khác nhau.

Về mẫu hóa đơn GTGT thì đây là loại hóa đơn có giá trị về mặt pháp lý, do Bộ Tài chính ban hành trực tiếp phát hành hoặc cho phép đơn vị sử dụng pháp hành theo quy định của pháp luật.

Thông thường, hóa đơn giá GTGT sẽ được tách riêng với giá trị của hàng hóa hay giá trị tăng thêm của hàng hóa và sẽ được khấu trừ vào thuế đầu vào của doanh nghiệp.

Còn đối với mẫu hóa đơn bán hàng, thì đây là mẫu hóa đơn dùng để bán hàng hay cung cấp dịch vụ thông thường của các doanh nghiệp và chỉ có tính chất nội bộ.

Hóa đơn bán hàng hóa thì được coi là một loại chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán, có thể gộp giá trị của nhiều hàng hóa vào một hóa đơn và không được khấu trừ trong thuế đầu vào của doanh nghiệp.

4. Hóa đơn đầu vào không hợp lệ là như thế nào ? 

Hóa đơn đầu vào không hợp lệ là hóa đơn không đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về: nội dung trên hóa đơn, tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn, thời điểm xuất hóa đơn.

5. Quy định về hóa đơn đầu vào ? 

Căn cứ vào Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định nội dung hóa đơn đầu vào hợp lệ phải đáp ứng yêu cầu sau:

• Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.
• Hóa đơn viết không sửa chữa, tẩy xóa.
• Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để phục vụ việc lưu trữ chứng từ.
• Nội dung thể hiện trên các liên hóa đơn phải thống nhất.

Cụ thể nội dung ghi trên hóa đơn đầu vào phải có đầy đủ thông tin sau:

• Thông tin người  mua hàng, người bán hàng
• STT, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
• Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Tiền hàng bằng chữ
• Ký và đóng dấu của người bán hàng

Như vậy một hóa đơn đầu vào không hợp lệ đầu tiên là hóa đơn không đáp ứng tiêu chí về nội dung trên hóa đơn theo quy định Bộ tài chính.

Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn đầu vào là yêu cầu thứ hai để xác định hóa đơn bạn nhận được có phải hóa đơn hợp lệ hay không? Cụ thể yêu cầu tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn như sau:

• Hóa đơn phải bao gồm đầy đủ thông tin: Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn, họ và tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản ( nếu chuyển khoản cần ghi rõ số tài khoản)
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký người mua và người bán (Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn kèm chữ ký người ủy quyền)
• Dấu của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Thời điểm xuất hóa đơn không đúng quy định thì hóa đơn đó sẽ được coi là hóa đơn khống, không hợp lệ để kê khai hạch toán thuế GTGT.

Căn cứ vào nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập và xuất hóa đơn được quy định như sau:

• Đối với các hóa đơn bán hàng hóa thì thời điểm lập xuất hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa của bên bán cho bên mua, không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ, thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử phải là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc phải là thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với các hóa đơn thuộc trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao thì sẽ lập hóa đơn có khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng với từng lần giao.Thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử khi này cũng tương ứng với từng lập giao hàng hoặc bàn giao này.
• Đối với các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử được xác định theo đúng thời điểm người bán ký số, ký điện tử lên trên hóa đơn.
• Đối với hóa đơn về hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình thì thời điểm lập xuất hóa đơn sẽ là chậm nhất không quá 7 ngày, tính từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
• Đối với tổ dịch vụ kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hay tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền.

*Lưu ý: Hóa đơn xuất sai thời điểm bên bán sẽ phải chịu phạt theo quy định:

• Phạt cảnh cáo với những trường hợp lập xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Những trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì sẽ phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.
• Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật.

6. Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào 

Trên đây là nội dung bài viết của Luật ACC về “Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào theo quy định pháp luật”. Bài viết trên là những thông tin cần thiết mà quý độc giả có thể áp dụng vào đời sống thực tiễn. Trong thời gian tham khảo nếu có những vướng mắc hay thông tin nào cần chia sẻ hãy chủ động liên hệ và trao đổi cùng luật sư để được hỗ trợ đưa ra phương án giải quyết cho những vướng mắc pháp lý mà khách hàng đang mắc phải.