Trong văn hóa làm kinh doanh nói chung, sắp xếp các cuộc hẹn với khách hàng hay đối tác là công việc thường ngày của chúng ta. Phần lớn những người phụ trách sales hay purchasing đều có thời gian biểu dày đặc, vì thế lên lịch hẹn trước sẽ tiết kiệm thời gian cho bạn và đối tác. Cuộc hẹn kinh doanh thường phải hẹn trước ít nhất vài tiếng cho đến vài ngày. Khi hẹn phải có thời gian cụ thể và nên tránh các ngày nghỉ, ngày lễ và thời gian nghỉ ngơi. ACC xin giới thiệu đến bạn Mẫu Công Văn Hẹn Gặp đối Tác mới nhất 2023 [Cập nhập 2023]
1. Mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác là gì?
Nếu không phải là nhân viên kinh doanh hoặc chưa từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp vậy thì bạn khó có thể hiểu cặn kẽ mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác là gì.
Thế nhưng, nhìn vào cái tên của nó thì hầu hết mọi người đều hiểu được ý nghĩa của giấy tờ này. Vậy theo bạn mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác là gì?
Hiểu một cách đơn giản, mẫu đơn thư hẹn gặp khách hàng chính là một lá đơn/thư do nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng hoặc một ai đó trong doanh nghiệp viết khi có nhu cầu gặp đối tác của mình. Tất nhiên lá đơn/thư này chỉ là lời đề nghị ngỏ ý muốn gặp còn việc đồng ý hay không thì lại do đối tác của họ quyết định.
Khi bạn sở hữu một lá đơn/thư ấn tượng ngỏ ý muốn gặp đối tác, bạn sẽ dễ dàng được chú ý. Nếu bạn cho thấy bạn và doanh nghiệp của mình thực sự đáng tin tưởng thì cơ hội đối tác đồng ý gặp mặt sẽ cao hơn.
Mẫu đơn/thư hẹn gặp đối tác là một nhu cầu tất yếu trong môi trường kinh doanh, chính vì thế nếu như bạn có ý định xin việc vào vị trí nhân viên kinh doanh hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng thì cần phải tìm hiểu ngay về nội dung mẫu đơn/thư này nhé.
2. Viết đơn thư hẹn gặp đối tác nhằm mục đích gì?
Trước khi đến với cách viết đơn/thư hẹn gặp đối tác, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ về mục đích viết mẫu đơn/thư này là gì.
Thường thì những người viết đơn/thư hẹn gặp đối tác mong muốn đối tác đồng ý gặp gỡ để họ nói rõ hơn về vấn đề cần bàn luận. Các vấn đề cần bàn đó có thể là tư vấn sản phẩm/dịch vụ, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm/dịch vụ hoặc đàm phán, thương lượng về giá cả của sản phẩm/dịch vụ.
Khi giao dịch với đối tác với hợp đồng có giá trị lớn, cả 2 sẽ phải làm việc trực tiếp thay vì bàn bạc qua điện thoại, tin nhắn hay các phương tiện truyền thông khác.
Mục đích không có gì quá to tát, chỉ là gặp gỡ để giải quyết các vấn đề liên quan tới đối tác. Trong đó mình vừa giải quyết được vấn đề đồng thời các đối tác cũng thỏa mãn được nhu cầu của họ.
Khi biết rõ mục đích của việc viết đơn/thư hẹn gặp đối tác, hãy bắt đầu tìm kiếm bí quyết viết nội dung chuẩn của mẫu đơn/thư này. Bạn sẽ nhìn thấy nó ngay ở nội dung sau đây, cùng theo dõi nhé.
3. Mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác viết như thế nào mới chuẩn?
Hãy chia cấu tạo mẫu đơn/thư hẹn gặp đối tác thành 3 phần cụ thể là phần đầu, phần thân và phần kết. Sau đây chúng ta sẽ cùng đưa ra nội dung chuẩn dựa theo cấu tạo này.
3.1. Mở đầu đơn/thư hẹn gặp đối tác
Bỏ qua các yếu tố quen thuộc như Quốc hiệu - Tiêu ngữ hay tên văn bản mà bạn thường thấy ở những văn bản hành chính khác bởi thực chất đây là một lá thư gửi tới đối tác.
Bạn có thể thoải mái hơn trong cách thể hiện tuy nhiên vẫn phải chuẩn chỉnh từng nội dung để không làm mất hình ảnh của doanh nghiệp.
Ở phần mở đầu, hãy bắt đầu bằng lời chào đối tác.
Ví dụ:
Chào Anh/chị/Ông/Bà/…
Hoặc:
Chào Quý Ông/Quý Bà/Bộ phận…/…
Không cần quá nhiều thông tin, cũng chẳng cần quá cầu kỳ, bạn chỉ cần đưa ra lời chào lịch sự, nhắm đúng đối tượng gửi thư là đã hoàn thành 1/3 nội dung lá đơn/thư này rồi.
3.2. Nội dung chính của mẫu đơn/thư hẹn gặp đối tác
Có một điều có thể bạn chưa biết đó là mẫu đơn/thư hẹn đối tác thường có nội dung ngắn, chính vì vậy ngay ở phần nội dung này thì bạn cũng chỉ cần nêu đủ thông tin là được. Vậy nội dung chính trong mẫu đơn/thư này là gì?
Sau khi kết thúc phần mở đầu, bạn có thể đề cập tới vấn đề chính luôn, đó cũng chính là mục đích của lá đơn/thư mà bạn gửi tới đối tác. Nội dung có thể là tư vấn chi tiết hơn về sản phẩm/dịch vụ mà đối tác đang quan tâm; có thể là hẹn gặp đối tác để tìm hiểu rõ hơn về sản phẩm họ cung cấp; hoặc mong muốn thương thảo lại hợp đồng kinh tế của 2 bên;...
3.3. Phần kết mẫu đơn/thư hẹn gặp đối tác
Ở phần kết này, bạn có thể nêu ra nguyện vọng của mình về việc hẹn gặp đối tác.
Ví dụ:
“Rất mong phía Anh/Chị có thể sắp xếp thời gian để tôi được gặp mặt và trao đổi các vấn đề nêu trên. Tôi chờ phản hồi từ phía Anh/Chị.
Trân trọng!”
Cuối cùng là không quên để lại chữ ký của mình để thể hiện sự tôn trọng của mình dành cho họ nhé.
Nội dung bài viết:
Bình luận