Mẫu chữ ký điện tử đúng, chuẩn theo quy định như thế nào?

Trong quá trình phát hành, lập và ký số hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp thắc mắc về yêu cầu và quy định về việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử, đặc biệt là về vấn đề tạo mẫu chữ ký điện tử sao cho đúng theo quy định của pháp luật.Đây là một yêu cầu rất quan trọng và cần được các bên tuân thủ nghiêm ngặt. Chính vì vậy, bài viết hôm nay của chúng tôi se giới thiệu đến các bạn Mẫu chữ ký điện tử đúng, chuẩn theo quy định như thế nào?. Mời các bạn đọc bài viết sau đây để biết thêm thông tin nhé. 

1. Về hình thức và thông tin hiển thị của chữ ký số trên văn bản điện tử

1.1. Đối với doanh nghiệp

– Hình ảnh chữ ký số: Hình ảnh đại diện cho chữ ký số doanh nghiệp phải là mẫu con dấu màu đỏ của doanh nghiệp. Dù là hình ảnh nhưng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với con dấu, nên kích thước hình ảnh đại diện phải bằng với kích thước thật của con dấu ở ngoài đời và được lưu dưới định dạng đuôi .png (Portable Network Graphics).

– Thông tin chữ ký số: Chữ ký số hợp lệ phải hiển thị đầy đủ tên doanh nghiệp/tổ chức/cơ quan, thời gian ký (ghi cụ thể ngày tháng năm, giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601).

1.2. Đối với cá nhân

– Hình ảnh chữ ký số: Hình ảnh đại diện cho chữ ký số của mỗi cá nhân là chữ ký tay của người ký, có màu xanh, được lưu và hiển thị dưới định dạng đuôi .png.

– Thông tin chữ ký số: Chữ ký số cá nhân không yêu cầu thông tin của người ký nên chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ là có thể sử dụng được.

2.Quy định về chữ ký điện tử trong hợp đồng

Theo Điều 23 Luật giao dịch điện tử 2005, nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử trong hợp đồng như sau:

• Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:
  • Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;
  • Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;
  • Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

• Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Vậy, dựa trên các đặc điểm trên, chúng ta có thể thấy rằng 2 bên tham gia giao kết hợp đồng được tự do thỏa thuận dùng chữ ký điện tử. Hay nói cách khác, tuỳ theo thỏa thuận giao kết của các bên mà hợp đồng điện tử có hoặc không cần có chữ ký điện tử của người mua mà quy định tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

3.Mẫu chữ ký điện tử

3.1.Về hình thức và thông tin hiển thị

Đối với doanh nghiệp

• Hình ảnh: Thường thì con dấu đỏ sẽ làm hình ảnh đại diện cho chữ ký điện tử của doanh nghiệp. Hơn nữa, mặc dù là hình ảnh nhưng chính hình ảnh này sẽ có giá trị pháp lý tương đương với con dấu, nên kích thước hình ảnh đại diện phải bằng với kích thước thật của con dấu ở ngoài đời và được lưu dưới định dạng đuôi .png.
• Thông tin: Chữ ký điện tử hợp lệ phải hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết như tên tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan cùng với thời gian ký theo tiêu chuẩn ISO 8601 (ghi cụ thể ngày tháng năm, giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam).

Đối với cá nhân

• Hình ảnh: Đối với cá nhân, hình ảnh chữ ký tay của người ký sẽ đại diện cho chữ ký số của mỗi cá nhân. Chữ ký bắt buộc phải có màu xanh, được lưu và hiển thị dưới định dạng đuôi .png.
• Thông tin: Chữ ký số cá nhân không yêu cầu thông tin của người ký nên chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ là được.

3.2.Về vị trí trên văn bản điện tử

Đối với cá nhân, việc ký điện tử sẽ tương tự như khi ký trên văn bản giấy. Người dùng có trách nhiệm đặt chữ ký tại vị trí được yêu cầu ký bằng thẩm quyền của mình.

Còn đối với các doanh nghiệp, vị trí của chữ ký điện tử cần tuân thủ theo các nguyên tắc như sau:

• Đối với văn bản nhận dưới dạng điện tử đã được ký bởi bên phát hành thì các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan sẽ không cần phải ký điện tử.
• Đối với văn bản nhận là dạng giấy đã điện tử hóa thì chữ ký sẽ được đặt tại góc trên bên phải tại trang đầu tiên của văn bản.
• Đối với văn bản gửi có đầy đủ chữ ký của cá nhân lãnh đạo lẫn chữ ký doanh nghiệp/cơ quan: chữ ký điện tử cho doanh nghiệp/cơ quan sẽ được ký đè lên 1 khoảng có tỷ lệ bằng 1/3 chữ ký cá nhân lãnh đạo về phía bên trái.
• Đối với văn bản gửi được điện tử hóa từ văn bản giấy đã có chữ ký tay của lãnh đạo và con dấu của cơ quan: chữ ký điện tử doanh nghiệp/cơ quan sẽ được ký ở góc trên cùng bên tay phải của trang đầu tiên trong văn bản.

4.Vai trò của chữ ký điện tử trong hợp đồng

Việc sử dụng chữ ký điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến, cụ thể như:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình giao dịch điện tử.
• Linh hoạt trong cách thức ký kết các văn bản hợp đồng, buôn bán,…có thể diễn ra ở bất kỳ nơi đâu, ở bất kỳ thời gian nào.
• Đơn giản hóa quy trình chuyển, gửi tài liệu, hồ sơ cho đối tác khách hàng, cơ quan tổ chức.
• Bảo mật danh tính của cá nhân, doanh nghiệp an toàn.
• Thuận lợi trong việc nộp hồ sơ thuế, kê khai thuế cho doanh nghiệp khi chỉ cần sử dụng chữ ký điện tử thực hiện các giao dịch điện tử là có thể hoàn thành xong các quá trình đó.