Mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng

Quản lý dự án có vai trò rất quan trọng trong ngành xây dựng. Công việc này ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và tiến độ thực hiện dự án, một số vai trò cơ bản của quản lý dự án: Kiểm tra, giám sát tiến độ các công việc và lên kế hoạch phù hợp với mốc thời gian đã duyệt. Quản lý dự án xây dựng là một quá trình phức tạp, không có sự lặp lại. Chúng được diễn ra theo các quy tắc chặt chẽ và được xác định rõ theo từng công việc cụ thể.

Mục đích của quản lý dự án xây dựng là để kiểm soát thời gian của một dự án, chi phí và chất lượng. Quản lý dự án xây dựng tương thích với tất cả các hệ thống phân phối dự án, bao gồm thiết kế - nhà thầu xây dựng, thiết kế xây dựng, quản lý độ an toàn và rủi ro và đối với các quan hệ đối tác.

Công tác chính của quản lý dự án xây dựng: Quản lý tiến độ, quản lý an toàn lao động và môi trường xây dựng, quản lý kế hoạch (tổng thể) dự án, quản lý chi phí và nguồn lực, quản lý thời gian và tiến độ, quản lý hợp đồng, quản lý thi công xây lắp, quản lý rủi ro của dự án, quản lý vận hành dự án,…

1. Giá trị của một mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng hoàn hảo

Một dự án dù được lên kế hoạch kỹ lưỡng đến đâu, chắc chắn vẫn xảy ra những phát sinh không lường trước. Một bản báo cáo dự án hoàn hảo giúp ghi lại những thay đổi này, và giúp định hướng cho các chiến lược trong các giai đoạn sau của dự án. Nếu không thường xuyên lập và hoàn thành báo cáo, ban quản lý dự án và các bên liên quan có thể sẽ bỏ lỡ rất nhiều thông tin có giá trị.

Báo cáo hiện trạng là một ví dụ về loại báo cáo tác động trực tiếp đến dự án, trong cả ngắn và dài hạn. Các báo cáo hàng tuần thì phác thảo nhiều chi tiết về một dự án, và việc sử dụng mẫu báo cáo này có thể giúp tránh để sót những lỗ hổng thông tin…

Sử dụng mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng hoàn hảo sẽ giúp đảm bảo chủ đầu tư và nhà thầu khai thác tối đa dữ liệu và trình bày nó cho các bên liên quan theo đúng cách. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình làm việc và cải thiện rất nhiều chất lượng của dự án.

2. Những nội dung cần thể hiện trong báo cáo quản lý dự án

• Danh sách công việc: liệt kê tất cả đầu việc cần thực hiện trong dự án, mức độ quan trọng và cấp thiết của mỗi đầu việc
• Quản lý thời gian: thể hiện thời gian làm việc tương ứng cho mỗi đầu việc & thời hạn hoàn thành, lộ trình thực hiện công việc (công việc nào thực hiện trước, thực hiện sau)
• Quản lý chi phí: Thể hiện chi phí cho mỗi dự án, có thể đính kèm bản dự toán chi phí & bảng chi phí thực tế
• Quản lý nguồn nhân lực: số lượng nhân viên tham gia dự án, vai trò, phân quyền. Có thống kê số lượng đầu việc cho từng người
• Quản lý chất lượng công việc: Đánh giá của nhà quản lý trên mỗi đầu việc thông qua xếp hạng, chấm điểm, phê duyệt
• Quản lý tài nguyên: tài liệu hướng dẫn, file đính kèm, hồ sơ, bản vẽ…
• Quản lý tương tác, trao đổi: những trao đổi, chỉ dẫn, tương tác giữa các thành viên trong dự án nên được quản lý cùng hệ thống với những nội dung khác để giảm thiểu tình trạng bỏ sót thông tin
• Báo cáo đầu ra: hệ thống báo cáo này mang tính tổng hợp và chuyên sâu hơn chứ không đơn thuần là quản lý tiến độ từng từng công việc

Mẫu báo cáo này bao gồm các chi tiết chính như tóm tắt quy trình, các mốc quan trọng của dự án, các vấn đề, rủi ro, các dự báo trong quá khứ, tương lai… và trình bày thông tin một cách logic. 

3. Mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng hiện trạng theo tuần 

Báo cáo hiện trạng dự án hàng tuần được tạo ra trong suốt vòng đời của một dự án để minh họa mọi thay đổi, phát sinh dù là nhỏ nhất. Báo cáo hiện trạng hàng tuần là bước đầu tiên để hiểu liệu một dự án có diễn ra suôn sẻ hay không.

Mẫu báo cáo này bao gồm các chi tiết chính như tóm tắt quy trình, các mốc quan trọng của dự án, các vấn đề, rủi ro, các dự báo trong quá khứ, tương lai… và trình bày thông tin một cách logic.

4. Mẫu bảng điều khiển dự án (Dashboard)

Bảng điều khiển dự án (dashboard) là một trong những mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng được sử dụng rộng rãi. Đây là công cụ trực quan để xem trạng thái hiện tại, “sức khỏe”, lịch trình của dự án và hơn thế nữa. Tuy nhiên, dashboard lại có thể gây “hiệu quả ngược” tới năng suất nếu chúng quá phức tạp và khó điều hướng.

Hầu hết mọi người thường có xu hướng đưa tối đa có thể các thông tin vào đây, tuy nhiên điều này đang làm giảm vai trò thực sự của dashboard. Trang tổng quan của dashboard nên bao gồm các nhiệm vụ, độ dài nhiệm vụ, chi phí và khối lượng công việc chung.

Nó không nhất thiết phải minh họa tất cả những chi tiết vụn vặt. Sau trang tổng quan, hãy tạo các trang chức năng khác trên cùng một dashboard và chi tiết hóa ở các trang chức năng tương ứng.

5. Mẫu dự báo rủi ro

Trong tiến trình thực hiện dự án xây dựng, các rủi ro phát sinh sẽ tăng lên. Thậm chí trong giai đoạn lập kế hoạch dự án cũng khó có cách để lường trước mọi rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra sau này.

Vì vậy cần phải báo cáo ngay tức thì về các vấn đề mới khi chúng xuất hiện. Bằng cách này, các vấn đề được xác định, xử lý một cách kịp thời và chúng ta có thể hiểu rõ hơn về những điều cần chú ý trong các dự án tương lai.

Mẫu dự báo cáo quản lý dự án xây dựng về rủi ro cần thể hiện rõ từng rủi ro tiềm ẩn và tác động của nó đến dự án như thế nào, nguyên nhân do đâu. Đồng thời, nó cần phân loại và mô tả những bước đã được thực hiện để phòng tránh cho tương lai.

6. Mẫu nhật ký thay đổi 

Một nhật ký thay đổi có chức năng tương tự như mẫu dự báo rủi ro. Tuy nhiên, mẫu dự báo rủi ro đề cập đến rủi ro tiềm ẩn, còn trong nhật ký thay đổi là những thay đổi thực tế đã diễn ra. Mẫu này nhằm lưu lại toàn bộ những thay đổi lớn trong dự án, những hành động nào đã được thực hiện để giải quyết chúng, vấn đề đã được giải quyết khi nào, các chi tiết liên quan khác.

Tại sao không thêm thông tin này vào báo cáo trạng thái hàng tuần? Vì đây là những trường hợp cụ thể, bất thường trong suốt vòng đời của dự án cần ở một địa điểm cụ thể, nên được theo dõi riêng.

Mẫu nhật ký thay đổi sắp xếp thông tin về các thay đổi và các bước đã được thực hiện để giải quyết chúng trong một danh sách theo trình tự thời gian. Cần nhớ rằng, một báo cáo dự án xây dựng được coi là điểm tham chiếu cho các nhà quản lý dự án khi gặp phải những thay đổi trong các dự án trong tương lai, nó thực sự rất quan trọng.

7. Mẫu kết thúc dự án 

Khi kết thúc dự án cũng là lúc các bên liên quan nhận được mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng. Báo cáo này là bước chạy nước rút cuối cùng của “cuộc đua marathon” trong việc hoàn thành một dự án thành công.

Một báo cáo đóng dự án phải chứa đầy đủ tài liệu về mọi thứ cần thiết để hoàn thành dự án, cũng như tất cả các chi tiết đang treo chưa hoàn thành. Bản báo cáo này sẽ tổng hợp mục tiêu, bao gồm các mục tiêu đã hoàn thành, thành công, thất bại và bài học rút ra. Nó cũng nên cung cấp thông tin về thời gian sử dụng, ngân sách, phạm vi và thời gian biểu.

Việc liệt kê tất cả các mục đích lớn nhỏ từ dự án nghe có vẻ khó khăn, những mẫu báo cáo đóng dự án miễn phí dưới đây khiến mọi thứ đơn giản như làm theo dạng một checklist.

8. Phần mềm ACC

Phần mềm ACC, mẫu báo cáo quản lý dự án xây dựng. Phương pháp mà phần mềm ACC mang lại là cách tiếp cận hiệu quả để quản lý dự án xây dựng. Trong đó, các nhiệm vụ và giai đoạn được hoàn thành một cách tuyến tính và tuần tự, và mỗi giai đoạn của dự án phải được hoàn thành trước khi giai đoạn tiếp theo bắt đầu.

Trong công việc khi quản lý dự án lớn hay nhỏ chắc hẳn bạn thường phải đối mặt với không ít những xung đột, khó khăn và bất đồng quan điểm với đồng nghiệp. Để tạo một dự án hoàn thiện, không chỉ cần có sự hỗ trợ của cố vấn, các cộng sự mà còn cần đến sự trợ giúp của bộ công cụ quản lý thông minh, hiệu quả. Do đó, việc tìm được phần mềm quản lý dự án tốt nhất, phần mềm ACC chính là giải pháp tối ưu dành cho mọi doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số. 

Mẫu báo cáo quản lý xây dựng hoàn hảo giúp đảm bảo chủ đầu tư, nhà thầu và các bên liên quan của dự án khai thác tối đa dữ liệu của dự án ở quá khứ và hiện tại, nhằm đơn giản hóa quy trình làm việc và cải thiện chất lượng dự án.

Những báo cáo này sẽ phát huy vai trò hơn nữa nếu chúng thay vì lập thủ công mà được trích xuất và tạo tự động trên phần mềm quản lý dự án. Như vậy, nhà quản lý hoàn toàn “rảnh tay” bởi tất cả các báo cáo được tạo nhanh chóng, tự động và linh hoạt tùy theo các nhu cầu lấy dữ liệu khác nhau.

Báo cáo được lưu trữ đầy đủ, khoa học, bảo mật và có thể phục vụ cho việc quản lý dự án dài hạn hơn là so với các mẫu báo cáo thủ công. Báo cáo dự án được lập tự động trên phần mềm ACC theo rất nhiều phân hệ khác nhau, nhằm phục vụ mục đích quản lý linh hoạt của nhà quản lý dự án.