Mất giấy khai sinh gốc còn bản sao phải làm sao?

Mất Giấy khai sinh bản gốc thì phải làm sao? là một thách thức đối mặt nhiều người khi họ phải khắc phục tình huống khẩn cấp này. Giấy khai sinh không chỉ là một văn bản chứng minh về sự ra đời mà còn đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh của cuộc sống. Trong tình huống mất mát giấy tờ này, người đối diện không chỉ phải đối mặt với vấn đề về danh tính mà còn là các quyền lợi và trách nhiệm pháp lý. Hướng dẫn chi tiết về cách xử lý và làm sao để thay thế giấy khai sinh bản gốc có thể giúp đỡ người dùng trong quá trình này, từ việc báo cáo mất mát đến thủ tục làm lại với cơ quan quản lý dân sự. Hãy cùng tìm hiểu về các bước cụ thể và quy trình để khôi phục giấy khai sinh, giữ vững tính chính xác và pháp lý của văn bản này.

Mất giấy khai sinh gốc còn bản sao phải làm sao?

Khi mất giấy khai sinh bản gốc, có hai cách mà người có nhu cầu có thể thực hiện như sau:

Cách 1: Yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh

Để có được bản sao trích lục hộ tịch, cá nhân cần thực hiện theo các bước và thủ tục quy định tại Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

1. Điền và nộp Tờ khai

Cá nhân phải điền và nộp mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch, theo mẫu quy định tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020. Mẫu này cần được nộp tại cơ quan hoặc tổ chức đang quản lý sổ hộ tịch gốc.

2. Xuất trình giấy tờ

Cá nhân cần xuất trình một trong các giấy tờ sau: bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy CMND hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

3. Xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc thuộc các đối tượng sau, cần xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ:

a) Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân.

b) Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

4. Thủ tục gửi qua bưu điện

Trường hợp cá nhân có yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện, cần thực hiện thêm các bước sau:

• Gửi kèm bản sao có chứng thực các giấy tờ cần xuất trình theo quy định.
• Đính kèm 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên và địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

5. Cấp bản sao

Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu. Nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trong trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Mất giấy khai sinh gốc còn bản sao phải làm sao?

Cách 2: Đăng ký lại khai sinh

Cá nhân có đủ điều kiện có thể nộp hồ sơ thực hiện đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Khoản 1 Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

1. Điền và nộp Tờ khai đăng ký lại khai sinh

Cá nhân cần điền và nộp Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu quy định tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, trong đó có cam đoan về việc đã đăng ký khai sinh nhưng không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh cho Ủy ban nhân dân cấp xã.

2. Xuất trình giấy tờ và bản sao hồ sơ

Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh gồm:

• Xuất trình bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Xuất trình bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

3. Giấy tờ xác định nội dung đăng ký lại khai sinh

Nếu không có giấy tờ quy định, giấy tờ sau đây sẽ là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:

• Giấy CMND, Thẻ CCCD hoặc Hộ chiếu.
• Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú.
• Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập.
• Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

4. Kiểm tra và xác minh hồ sơ

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu đúng theo quy định, công chức thực hiện đăng ký lại khai sinh.

Lưu ý đặc biệt

• Cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc trong lực lượng vũ trang cần có văn bản xác nhận về nội dung đăng ký khai sinh (Họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.)
• Nếu giấy tờ không có thông tin chứng minh quan hệ, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ đề nghị cơ quan công an xác minh.

FAQ câu hỏi thường gặp

Q1: Làm thế nào để yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh?

A1: Để yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh, bạn cần điền và nộp mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch tại cơ quan quản lý sổ hộ tịch. Sau đó, xuất trình giấy tờ như CMND hoặc hộ chiếu và, đối với một số đối tượng, cần xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ.

Q2: Tôi có thể gửi yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh qua bưu điện được không?

A2: Có, bạn có thể gửi yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc qua bưu điện. Nhớ kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ và đính kèm 01 phong bì dán tem ghi rõ thông tin người nhận. Cơ quan, tổ chức sẽ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.

Q3: Làm thế nào để đăng ký lại khai sinh nếu tôi đã mất bản chính Giấy khai sinh?

A3: Bạn cần điền và nộp Tờ khai đăng ký lại khai sinh tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Xuất trình bản sao Giấy khai sinh cấp mới và giấy tờ thay thế nếu bản chính đã mất. Công chức sẽ kiểm tra và xác minh hồ sơ trong thời hạn 05 ngày làm việc.

Q4: Tôi là cán bộ lực lượng vũ trang, có điều gì đặc biệt khi đăng ký lại khai sinh?

A4: Nếu bạn là cán bộ, công chức, viên chức, hoặc làm việc trong lực lượng vũ trang, bạn cần có văn bản xác nhận từ Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về các nội dung khai sinh. Trong trường hợp giấy tờ không có thông tin chứng minh quan hệ, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ đề nghị cơ quan công an xác minh.