Mã xác thực hóa đơn điện tử là gì?

Mã xác thực hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng Luật ACC tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết sau nhé!

1. Hoá đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

2. Mã xác thực hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn được cấp mã xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Đối với loại hóa đơn này, khi sử dụng, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn để được cơ quan thuế cung cấp số hóa đơn xác thực và mã xác thực.Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp không cần lập báo cáo mà cơ quan thuế sẽ thay doanh nghiệp lưu trữ và bảo quản dữ liệu. Khách hàng và cơ quan thuế đều có thể tra cứu khi cần.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Là loại hóa đơn được Tổng cục thuế cung cấp một mã xác thực riêng biệt do hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục cung cấp dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp. Phân biệt hoá đơn điện tử (HĐĐT) và hoá đơn có mã xác thực (HĐĐTXT):

• Về đối tượng áp dụng:
  • HĐĐT: Doanh nghiệp có đầy đủ điều kiện lập và sử dụng hóa đơn.
  • HĐĐTXT: Doanh nghiệp có rủi ro về thuế, doanh nghiệp chưa đủ điều kiện lập hóa đơn.
• Về điều kiện sử dụng:
  • HĐĐT: Doanh nghiệp đang hoạt động, thường giao dịch với ngân hàng và cơ quan thuế, chữ ký số có hiệu lực, có điều kiện lập hóa đơn và chịu trách nhiệm về hoạt động của mình.
  • HĐĐTXT: Doanh nghiệp đang hoạt động, có mã số thuế, có sử dụng mạng internet.
• Về cách đăng ký :
  • HĐĐT: Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và doanh nghiệp tự lập để sử dụng.
  • HĐĐTXT: Đăng ký với cơ quan thuế và sử dụng hóa đơn được cấp bởi cơ quan thuế.
• Về cách sử dụng :
  • HĐĐT: Doanh nghiệp tự lập, tự lưu trữ và sẽ có trách nhiệm báo cáo với cơ quan thuế theo hạn định.
  • HĐĐTXT: Đăng ký với cơ quan thuế, lấy mã xác thực và tiến hành giao dịch, hệ thống giao dịch sẽ cung cấp mã cho giao dịch của khách hàng.
• Phần mềm sử dụng:
  • HĐĐT: Phần mềm tự xây dựng hoặc sẽ mua của bên cung cấp dịch vụ.
  • HĐĐTXT: Sử dụng phần mềm chính thống của cơ quan thuế.

3. Hóa đơn điện tử và hoá đơn điện tử có mã xác thực có gì khác nhau?

Điểm khác nhau cơ bản nhất của HĐĐT và HĐĐTXT là về hình thức và cách sử dụng:

Hình thức: HĐĐT sẽ không có mã QR, không có mã xác thực và số xác thực, còn HĐĐTXT sẽ có.

Sử dụng: Doanh nghiệp không cần lưu trữ hay bảo quản hóa đơn nếu sử dụng HĐĐTXT nhưng vẫn đảm bảo tiện lợi trong tra cứu và sử dụng.