Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì? Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH

Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực BHXH và quản lý hàng hóa. Nhưng bạn đã biết chính xác nó là gì và tại sao nó lại cần thiết? Hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu về khái niệm mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì và vai trò của nó trong hệ thống quản lý kinh doanh hiện đại.

1. Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì?

Mã đơn vị bảo hiểm xã hội (BHXH) là một chuỗi số đặc biệt được cấp cho từng tổ chức, doanh nghiệp tham gia hệ thống bảo hiểm xã hội. Chức năng chính của mã này là để quản lý việc nộp và chi tiền đóng BHXH giữa các đơn vị và cơ quan BHXH. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, mỗi doanh nghiệp được gán một mã số duy nhất, được gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này cũng đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia BHXH của doanh nghiệp đó.

2. Thời gian nộp hồ sơ cấp mã đơn vị BHXH

Quy trình cấp mã đơn vị BHXH (quy trình đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp) tuân thủ theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội 2014. Theo Điều 99, Khoản 1, Điểm a của Luật này:

"1. Quy trình giải quyết đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:

1. a) Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ theo quy định tại khoản 1 của Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội".

Theo quy định trên, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong vòng 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc để được cấp mã đơn vị BHXH.

Sau khi được cấp mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp mới có thể thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH và thực hiện các giao dịch với cơ quan BHXH

3. Hướng dẫn tra cứu mã đơn vị BHXH trực tuyến

Trường hợp doanh nghiệp không nhớ mã đơn vị (mã BHXH) của mình, có thể thực hiện tra cứu theo hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam qua đường link: baohiemxahoi.gov.vn
• Bước 2: Tại trang chủ của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, lựa chọn mục Tra cứu trực tuyến.

 

• Bước 3: Trong danh sách tra cứu trực tuyến, chọn mục Tra cứu đơn vị tham gia Bảo hiểm Xã hội.

• Bước 4: Sau đó, điền thông tin liên quan đến đơn vị cần tra cứu và chọn "Tôi không phải là người máy" trước khi nhấn nút Tra cứu để nhận kết quả.

Lưu ý: Chỉ cần nhập các thông tin như Tỉnh thành, Cơ quan Bảo hiểm Xã hội và Mã số thuế của đơn vị để thực hiện tra cứu mã đơn vị.

Ngoài cách tra cứu trực tuyến như đã hướng dẫn, người dân cũng có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan Bảo hiểm Xã hội tại quận, huyện nơi đơn vị hoạt động để yêu cầu tra cứu mã đơn vị Bảo hiểm Xã hội. Đối với việc này, người dân cần mang theo giấy tờ chứng minh nhân thân hoặc giấy ủy quyền của người có thẩm quyền.

4. Hướng dẫn cách đăng ký mã đơn vị BHXH

4.1. Đăng ký mã đơn vị BHXH trực tiếp:

• Doanh nghiệp cần chuẩn bị tờ khai TK3-TS, điền đầy đủ thông tin và nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội tại địa phương muốn đăng ký tham gia. Trong vòng 07 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo yêu cầu, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ giải quyết hồ sơ và thông báo kết quả qua email.
• Sau khi nhận được mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo về tăng/giảm lao động. Mã số này sẽ được sử dụng trong toàn bộ quá trình liên lạc với cơ quan Bảo hiểm xã hội.

4.2. Đăng ký mã đơn vị BHXH qua mạng:

• Để giảm bớt thủ tục và giấy tờ, cơ quan Bảo hiểm xã hội đã cung cấp phương thức đăng ký mã số đơn vị BHXH trực tuyến. Thủ tục này có thể được thực hiện qua Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua dịch vụ I-VAN thông qua phần mềm eBH.
• Sau khi hoàn tất, hồ sơ đăng ký trực tuyến sẽ được xử lý và giải quyết. Kết quả sẽ được thông báo qua email của người đăng ký trong vòng 03 đến 05 ngày.

5. Mỗi doanh nghiệp được cấp tối đa bao nhiêu mã số doanh nghiệp?

Mỗi doanh nghiệp chỉ được cấp duy nhất một mã số doanh nghiệp, theo quy định tại Khoản 1, 2 và 3 của Điều 8 trong Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp sẽ được duy trì trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không được cấp lại cho tổ chức hay cá nhân khác. Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, mã số doanh nghiệp sẽ ngưng hiệu lực.

Lưu ý:

• Trong trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện bị chấm dứt mã số thuế do vi phạm pháp luật về thuế, mã số thuế đó sẽ không được sử dụng trong các giao dịch kinh tế kể từ ngày Cơ quan thuế thông báo công khai về việc chấm dứt hiệu lực.
• Đối với các doanh nghiệp đã được thành lập và hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư, hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương, mã số doanh nghiệp là mã số thuế do Cơ quan thuế đã cấp.

6. Mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được quy định thế nào?

• Theo quy định tại Khoản 5 của Điều 8 trong Nghị định 01/2021/NĐ-CP, mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được cấp cho chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Mã số này đồng thời cũng là mã số thuế của chi nhánh và văn phòng đại diện tương ứng.
• Điều này có nghĩa là, mã số đơn vị phụ thuộc được gán cho các chi nhánh và văn phòng đại diện để xác định danh tính thuế và quản lý hoạt động kinh doanh.
•  Lưu ý rằng, đối với các chi nhánh và văn phòng đại diện đã thành lập trước ngày 01 tháng 11 năm 2015 nhưng chưa có mã số đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được cấp mã số thuế 13 số. Sau đó, họ sẽ thực hiện các thủ tục cần thiết để điều chỉnh thông tin đăng ký hoạt động tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.

Hy vọng bạn hiểu rõ hơn về mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì và hãy đảm bảo tuân thủ quy trình và luật pháp để tránh các vấn đề phát sinh. Để biết thêm thông tin chi tiết liên hệ đến Công ty Luật ACC nhé!