Những lưu ý cần biết khi thành lập công ty

Thành lập công ty là một quá trình quan trọng và phức tạp. Việc tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố quyết định cho sự thành công của việc thành lập công ty. Hãy cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu bài viết: Những lưu ý cần biết khi thành lập công ty.

Những lưu ý cần biết khi thành lập công ty

1. Một số điểm cần lưu ý khi thành lập Doanh nghiệp

Để thành lập Doanh nghiệp, ngoài các kinh nghiệm về lĩnh vực kinh doanh của mình các nhà sáng lập cần chuẩn bị cho mình những kiến thức nhất định về Doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều nguồn tham khảo khác nhau, việc tham khảo nhiều nguồn dẫn tới các nhà sáng lập có thể bị phân tâm, mặt khác một số nguồn thông tin có thể chưa cập nhập đầy đủ và chính xác. Nhằm giúp cho các cá nhân, doanh nghiệp có cái nhìn rõ nhất về các điểm cần lưu ý khi thành lập Doanh nghiệp, tránh các sai sót không đáng có, bài viết dưới đây đưa ra một số điểm cần lưu ý khi thành lập Doanh nghiệp như sau:

1.1. Lựa chọn tên doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên giúp khách hàng nhận biết và ghi nhớ một doanh nghiệp. Về việc đặt tên cho doanh nghiệp, các nhà sáng lập được tự do lựa chọn tên cho doanh nghiệp mình theo quy định tại Điều 37, 39 và cần lưu ý tên đó không được thuộc các trường hợp Pháp luật cấm theo quy định tại Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020.

1.2. Trụ sở chính doanh nghiệp

Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về Trụ sở chính của doanh nghiệp như sau:
“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Như vậy, khi lựa chọn trụ sở chính, các nhà sáng lập cần lưu ý trụ sở phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

1.3. Chọn ngành nghề định kinh doanh

Doanh nghiệp được tự do lựa chọn ngành nghề để kinh doanh theo quy định của pháp luật, không được kinh doanh các ngành nghề bị cấm. Đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, tuỳ từng lĩnh vực hoạt động mà doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện trước khi đăng ký và/hoặc sau khi đăng ký kinh doanh. Các sáng lập viên nên lựa chọn ngành nghề phù hợp với yêu cầu kinh doanh của mình vì ngành nghề còn liên quan đến việc xuất hóa đơn GTGT của doanh nghiệp sau này.

1.4. Vốn điều lệ Công ty

Các nhà sáng lập lưu ý nên lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp với quy mô kinh doanh của Doanh nghiệp. Không nên lựa chọn mức vốn điều lệ quá cao hoặc quá thấp so với tiềm lực kinh tế của mình bởi điều này sẽ khiến Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh lại vốn gây mất thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Việc để mức vốn điều lệ hợp lý sẽ đảm bảo tính đối ứng của Doanh nghiệp với các đơn vị hợp tác kinh doanh, thuận tiện cho việc kinh doanh và phát triển doanh nghiệp. Hơn nữa đây sẽ là căn cứ để áp mức thuế môn bài cho doanh nghiệp.

1.5. Loại hình doanh nghiệp

Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp trước khi bắt đầu công việc kinh doanh là rất quan trọng, ảnh hưởng không nhỏ tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, các nhà sáng lập viên có nhiều lựa chọn cho Doanh nghiệp của mình. Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau và phù hợp với hình thức kinh doanh của từng loại ngành nghề. Phổ biến nhất hiện nay là loại hình Công ty TNHH và Công ty cổ phần. Việc lựa chọn loại hình công ty TNHH sẽ giúp các nhà sáng lập quản lý và vận hành doanh nghiệp thuận tiện hơn và khi quyết định một vấn đề của doanh nghiệp sẽ nhanh chóng hơn bởi loại hình TNHH hạn chế số thành viên góp vốn. Cũng bởi loại hình này hạn chế số lượng thành viên góp vốn nên việc mở rộng quy mô sẽ bị “bó hẹp” hơn. Bên cạnh đó, loại hình công ty cổ phần thì không hạn chế số lượng cổ đông góp vốn nên sẽ thuận tiện hơn cho việc mở rộng và phát triển quy mô Doanh nghiệp, dễ dàng tiếp nhận các nguồn vốn đầu tư vào công ty. Tuy vậy, khi công ty cổ phần có số lượng cổ đông quá lớn thì việc tổ chức, quản lý sẽ phức tạp hơn công ty TNHH.
Do vậy, tùy vào định hướng phát triển của mình, các nhà sáng lập lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp.

1.6. Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp

Người đại diện theo Pháp luật của doanh nghiệp phải là cá nhâ, đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Công ty TNHH và Công ty Cổ phần có thể một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

2. Những lưu ý quan trọng khi làm việc với cơ quan nhà nước

2.1. Thẩm quyền cấp phép kinh doanh

• Cơ quan sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.
• Công an địa phương.
• Cơ quan thuế có thẩm quyền nơi công ty đặt trụ sở đăng ký
• Ngân hàng đã mở tài khoản cho doanh nghiệp.
• Thời gian giải quyết thủ tục hồ sơ là từ 3 đến 5 ngày làm việc, không kể ngày nghỉ, ngày lễ và các ngày nghỉ cuối năm, Tết.

2.2. Giấy tờ tùy thân

Giấy CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực (bản chứng thực) của nhà đầu tư, thành viên góp vốn, cổ đông và người đại diện theo pháp luật.

2.3. Cần chuẩn bị những gì để đề nghị đăng ký thành lập công ty?

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Dự thảo Điều lệ công ty để đăng ký công ty.
• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên là danh sách cổ đông sáng lập; đối với công ty cổ phần là danh sách cổ đông sáng lập.

Các tài liệu sau đây phải được đính kèm vào danh sách:

• Đối với cá nhân tham gia đăng ký doanh nghiệp: Bản sao CMND hoặc hộ chiếu hoặc thẻ CCCD còn hiệu lực của cổ đông góp vốn đăng ký thành lập công ty không quá 03 tháng.
• Trường hợp tổ chức thực hiện đầu tư: quyết định của tổ chức liên quan đến việc thành lập công ty, biên bản cử người đại diện phần vốn của tổ chức, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bản sao CMND của người đại diện phần vốn được tặng.
• Đối với người nước ngoài hoặc theo nhóm: các giấy tờ liên quan phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật sang tiếng Việt và công chứng.
• Quyết định cử người đại diện pháp luật.
• Nếu bạn có hợp đồng lao động.
• Trường hợp có hợp đồng thuê trụ sở.
• Các tài liệu khác

2.4. Hồ sơ đăng ký

• Đơn đăng ký kinh doanh
• Điều lệ Công ty
• Danh sách thành viên/cổ đông (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, cổ phần)
• Ngoài ra còn một số giấy tờ khác dành cho trường hợp đặc biệt

2.5. Cập nhật mới nhất về thủ tục, quy trình và thời gian

• Thông tin do khách hàng cung cấp và chuẩn bị hồ sơ trong vòng 30 phút
• Nộp hồ sơ và nhận kết quả thành lập công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh: 3-5 ngày làm việc.
• Xin khắc dấu và cung cấp mẫu dấu cho công ty: 2 ngày làm việc.
• Thực hiện thủ tục khai thuế: 10 đến 20 ngày làm việc.

3. Những câu hỏi thường gặp

3.1. Tại sao cần quan tâm đến những lưu ý khi thành lập công ty?

• Đảm bảo thủ tục thành lập công ty được thực hiện đúng quy định của pháp luật.
• Bảo vệ quyền lợi của các thành viên/cổ đông sáng lập.
• Tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh sau này.

3.2. Một số sai lầm thường gặp khi thành lập công ty?

• Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không đầy đủ.
• Lựa chọn loại hình công ty không phù hợp.
• Không tuân thủ các quy định của pháp luật. 

3.3. Một số rủi ro có thể gặp phải khi thành lập công ty?

• Thủ tục thành lập công ty bị kéo dài.
• Công ty không được cấp phép hoạt động.
• Công ty bị phạt tiền do vi phạm pháp luật.