1. Tại sao phải lưu giữ hồ sơ xây dựng?
Trong hoạt động của các công ty nói chung và công ty xây dựng nói riêng có rất nhiều loại hồ sơ phải lưu trữ để phục vụ cho quá trình làm việc. Một số tài liệu đặc biệt quan trọng và không thể thiếu có thể kể đến như giấy tờ, bản vẽ hoàn công công trình, hồ sơ thiết kế, bản duyệt đã ký, dự án xây dựng. báo cáo kinh tế, chi phí, các tài liệu liên quan đến thẩm định, thiết kế,... Ngoài ra, còn có các tài liệu, hồ sơ được thể hiện dưới các hình thức khác nhau như bản ghi âm, băng ghi âm để có thể ghi lại những thông tin quan trọng về toàn bộ quá trình xây dựng.
Thật vậy, cho dù dự án bạn đang thực hiện có hoàn thành hay không thì tài liệu về toàn bộ quá trình là rất quan trọng. Bạn sẽ không lường trước được những tình huống sẽ phải làm thủ tục giấy tờ cần thiết. Nếu không được cất giữ cẩn thận và an toàn thì rất có thể những trường hợp đó sẽ gây hại cho quá trình làm việc của bạn. Vậy hồ sơ xây dựng sẽ được lưu trữ như thế nào?
2. Quy định và lưu trữ hồ sơ thi công
2.1 Quy định về lưu trữ hồ sơ công trình
Căn cứ thông tư của Bộ Nội vụ về bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thì việc lưu trữ tài liệu lưu trữ của công ty xây dựng sẽ đảm bảo kịp thời một số quy định. Một số hồ sơ xây dựng có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là các văn bản chế độ, quy định, hướng dẫn xây dựng cơ bản của các cơ quan, ngành; hồ sơ công trình xây dựng cơ bản,… Ngoài ra còn có các loại hồ sơ có thời hạn lưu trữ ngắn hơn (10 năm, 15 năm,…). Khi các doanh nghiệp tìm hiểu về lưu trữ thích hợp.
2.2 Cách lưu trữ hồ sơ bản dựng
a) Thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ
Đối với hồ sơ xây dựng công trình, điều đầu tiên các công ty nên làm là có một quy trình lưu trữ bài bản. Quá trình này sẽ tạo và xác định các yếu tố như phương pháp lưu trữ, cách cập nhật, phân loại và lưu giữ tài liệu. Thông báo, phổ biến cũng như hướng dẫn quy trình lưu trữ cho nhân viên hoặc người quản lý trực tiếp thực hiện. Cuối cùng, theo dõi và cập nhật thường xuyên để hoàn thiện và xác minh thông tin hồ sơ thi công.
b) Phân loại hồ sơ công trình để lưu trữ
Như đã đề cập ở trên, có rất nhiều loại tài liệu mà công ty xây dựng cần lưu trữ. Trước khi thực hiện công việc này, doanh nghiệp phải phân loại rõ ràng, cụ thể từng hồ sơ để lưu trữ một cách khoa học.
Bạn có thể phân chia hồ sơ xây dựng theo nhiều yếu tố đặc trưng và tính chất của hồ sơ. Có thể kể đến một số căn cứ phân loại như sau:
Phân loại tài liệu theo dự án: Việc phân chia tài liệu theo chi tiết dự án có thể theo lĩnh vực, thời gian hoặc đối tác.
Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề: các bài viết cùng chủ đề hoặc các đối tác hoạt động trong lĩnh vực tương tự nhau, bạn có thể xếp chúng vào cùng một lĩnh vực.
Phân loại bản ghi theo thời gian: theo thời gian của dự án hoặc thời gian lưu trữ để phân loại. Sau khi đã phân loại và phân loại từng loại cụ thể, bạn cần sắp xếp chúng vào các bìa phù hợp. Ghi chú rõ ràng bên ngoài hồ sơ để dễ tìm kiếm hơn. Sắp xếp hồ sơ trong hộp, thùng có nắp đậy hoặc đặt trên tủ, kệ một cách hợp lý.
Đối với những tài liệu thường xuyên cần đến trong quá trình hoạt động, bạn có thể để bên ngoài để tiện lấy. Còn những giấy tờ cần cất giữ lâu ngày, ít sử dụng thì bạn nên cất trong nhà và sắp xếp vào chỗ cũ. c) Lựa chọn địa điểm và phương thức lưu trữ hồ sơ xây dựng
Vị trí cũng là một yếu tố quan trọng trong cách duy trì hồ sơ xây dựng một cách hiệu quả. Bạn có thể lựa chọn những chiếc bàn làm việc tách rời để đựng đồ và sử dụng tủ hồ sơ với nhiều ngăn khác nhau. Khi sắp xếp cũng cần chú ý sao cho khoa học và hiệu quả nhất. Trong trường hợp không có đủ không gian cho việc thu dọn và cất giữ, bạn có thể sử dụng những dụng cụ khác như kệ treo tường, tủ, kệ nhỏ,... để tiết kiệm diện tích. Khi lưu trữ hồ sơ thi công, người vận hành cũng nên tạo danh mục hồ sơ với các danh mục cụ thể để thuận tiện cho quá trình tra cứu sau này. Tạo bản sao lưu trên máy tính của bạn để tránh mất tài liệu không cần thiết.
3. Một số lưu ý về cách lưu trữ file build
Lưu trữ hồ sơ là công việc quan trọng và không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng nói riêng. Trong quá trình này, người thực hiện cần lưu ý một số vấn đề để có thể thực hiện hiệu quả. Đầu tiên, bạn cần thêm số thứ tự và ghi chú đầy đủ vào tài liệu để đánh dấu nó trong quá trình tìm kiếm. Đối với các công ty có số lượng dự án lớn, họ cũng nên có các phương pháp hoàn tác thư mục bản dựng riêng để tránh tình trạng lưu trữ bị quá tải.
Mặc dù việc lưu trữ thủ công này là quen thuộc, nhưng nó gây ra những lo ngại không cần thiết về mức độ bảo vệ an ninh bản ghi. Để giải quyết vấn đề này, các công ty nên sử dụng phần mềm quản lý xây dựng trong quá trình lưu trữ và kiểm soát hồ sơ xây dựng.
Nội dung bài viết:
Bình luận