Lợi ích của phần mềm kế toán kết hợp hóa đơn điện tử (Cập nhật 2024)

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng của việc sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử đối với lợi ích của doanh nghiệp nói riêng và quá trình chuyển đổi công nghệ nói chung.

Hàng tháng, các doanh nghiệp đều phải phát hành rất nhiều hóa đơn cho các giao dịch mua/bán hàng hóa, dịch vụ. Việc phát hành hóa đơn giấy truyền thống tiêu tốn không ít tiền bạc, thời gian, kèm theo nhiều rủi ro trong quá trình lưu trữ và quản lý hóa đơn. Vì vậy, hóa đơn điện tử đã ra đời và dần thay thế hóa đơn giấy là, phù hợp với xu hướng giao dịch điện tử ngày càng phát triển.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử độc lập khiến không ít nhân viên kế toán mệt mỏi vì mất quá nhiều thời gian, công sức nhập liệu và gặp khó khăn trong việc đối chiếu sau này. Hãy cùng ACC tìm hiểu lợi ích của phần mềm kế toán kết hợp hóa đơn điện tử qua bài viết dưới đây nhé!

1. Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử trong thời đại ngày nay

Hiện nay việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy không chỉ mang lại lợi ích trực tiếp về chi phí cũng như thời gian cho các doanh nghiệp, mà còn bởi sự tiện dụng cho khách hàng của doanh nghiệp. Với mục tiêu đến năm 2020, thực hiện hóa đơn điện tử sẽ được ứng dụng trên khoảng 90% số doanh nghiệp hoặc 90% lượng hàng hóa được mua bán (lưu thông), việc sử dụng hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu. Hàng nghìn doanh nghiệp đang sử dụng hình thức thanh toán bằng hóa đơn điện tử được kết nối trực tiếp với phần mềm góp phần giảm thời gian nhập dữ liệu giảm tỉ lệ sai sót thông tin khách hàng gia tăng, gây tốn kém và ảnh hưởng năng suất công việc của kế toán.

• Theo báo cáo của Tổng cục Thuế, năm 2017, cả nước đã có 2.939 doanh nghiệp (trên tổng số 560.000 doanh nghiệp) sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế. Tổng số lượng hóa đơn điện tử đã sử dụng là hơn 1,6 tỷ hóa đơn.
• Theo đó, áp dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy sẽ giúp giảm thời gian làm thủ tục hành chính thuế, giảm chi phí cho doanh nghiệp như chi phí giấy, mực in, vận chuyển và đặc biệt là chi phí lưu trữ hóa đơn. Đồng thời việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý kinh doanh, hạch toán, kế toán sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, chất lượng dịch vụ và tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Ngoài ra, sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn.
• Trước đây, sử dụng phần mềm excel là giải pháp quản lý tài chính, kế toán được áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp. Nhưng theo thời gian, với sự phát triển vũ bão của nền kinh tế thị trường đi cùng với những yêu cầu về sự đơn giản, nhanh chóng cùng bảo mật đã khiến execl dần mất đi vị thế của mình và không còn phù hợp nữa. Các doanh nghiệp đều nhận ra rằng hình thức sử dụng execl rất mất thời gian để thực hiện và xảy ra nhiều sai sót. Việc lưu trữ, vận chuyển, quản lý của doanh nghiệp cũng gặp phải nhiều hạn chế và bất cập không đáng có. Và đã đến lúc, doanh nghiệp cần phải thay đổi bằng cách ứng dụng phần mềm kế toán vào hoạt động quản trị tài chính.
• Bên cạnh đó, mới đây nhất, Thông tư 68/2019/TT-BTC chính thức quy định hạn cuối áp dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020, riêng thành phố Hà Nội, Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải cơ bản hoàn thành trong năm 2019.
• Hơn nữa, khi sử dụng hóa đơn giấy là thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn phức tạp và mất thời gian, tốn kém chi phí in ấn. Việc quản lý hóa đơn cũng phải thật cẩn trọng để không làm thất lạc và hàng tháng nhân viên kế toán sẽ phải thống kê hóa đơn đã sử dụng, chưa sử dụng và bị hỏng là bao nhiều để cơ quan thuế kiểm soát.
• Ngoài ra, việc lập hóa đơn giấy bằng giấy than hoặc giấy cacbon và viết tay các thông tin rất dễ xảy ra sai sót. Tuy nhiên những bất cập trên chưa quá nghiêm trọng nếu như không xảy ra tình trạng hóa đơn bị làm giả tràn lan trên thị trường. Trong khi đó mức phạt quy định dành cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trái phép lên đến 20 – 50 triệu đồng, thậm chí nghiêm trọng có thể sẽ bị xử lý hình sự.

Đây không chỉ là quy định bắt buộc của pháp luật, sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện cũng như chi phí đi kèm so với cách dùng hóa đơn giấy.

Vậy nên việc sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp và là xu thế tất yếu trong thời kỳ công nghệ 4.0 hiện nay.

2. Những lợi ích của phần mềm kế toán kết hợp hóa đơn điện tử

Hiện nay có nhiều phầm mềm kế toán kết hợp hóa đơn điện tử nổi tiếng, được người dùng tin tưởng như: Phần mềm melnvoice.vn của MISA; Phần mềm ERP của ITG; Phần mềm BRAVO.

• Không chỉ giải quyết bài toán quản lý tài chính, tiết kiệm thời gian và chi phí, với khả năng tích hợp hóa đơn điện tử, nhiều phần mềm kế toán hiện nay còn tạo ra một hệ sinh thái đồng bộ, khép kín và xuyên suốt quá trình sản xuất, kinh doanh và giúp doanh nghiệp:
• Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm kế toán:
  • Ngay sau khi lập chứng từ bán hàng ghi nhận doanh thu thì lập tức sau đó, kế toán có thể phát hành hóa đơn điện tử để gửi cho người mua ngay trên phần mềm kế toán. Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử thông qua email, tra cứu hóa đơn dễ dàng chỉ với 1 cú click chuột.
  • Xuất hóa đơn điện tử và tự động hạch toán doanh thu vào sổ sách;
  • Hỗ trợ nhập liệu chứng từ bằng cách nhận các hóa đơn điện tử mua hàng từ khách hàng để hạch toán tự động chi phí;
  • Xem báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm kế toán;
  • Phần mềm kế toán này cho phép lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo tháng/quý, để in và nộp cho cơ quan thuế.
  • Giúp các nhà quản lý doanh nghiệp giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn;
  • Tiết kiệm lên đến hơn 80% chi phí cho mỗi hóa đơn, tránh nhiều sai sót trong việc làm giả hóa đơn và các hình thức khác;
  • Khi nhập dữ liệu vào trong phần mềm, thì dữ liệu sẽ được tự động đẩy lên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử, lưu trữ lại cho ra được các Báo cáo quản trị doanh nghiệp là một hệ thống tổng thể mà không cần phải lưu trữ ở nhiều nơi.
• Giảm được rất nhiều chi phí như: chi phí về mặt lưu trữ, in ấn (giấy in); vận chuyển hóa đơn: Khi sử dụng phần mềm có tích hợp hóa đơn điện tử thì thời gian xuất và lưu giữ hóa đơn, thời gian giải quyết hóa đơn cho khách hàng được rút ngắn, khách hàng không còn phải chờ đợi doanh nghiệp khai báo lên cơ quan thuế. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tối đa các chi phí như nhân sự quản lý, vận chuyển, bảo quản hóa đơn…Mọi công tác quản lý tài chính, doanh thu hàng ngày đều được thực hiện minh bạch, rõ ràng, dễ tra cứu và sao lưu.

Trên đây là những tư vấn của ACC về lợi ích của phần mềm kế toán kết hợp hóa đơn điện tử. Nếu các bạn còn điều gì thắc mắc thì hãy liên hệ với chúng tôi, ACC cam kết mang lại cho bạn chất lượng dịch vụ tốt nhất!

Chúc các bạn kinh doanh thuận lợi!