Thủ tục làm lại bản sao giấy khai sinh

Giấy khai sinh được coi là giấy tờ tùy thân bắt buộc đầu tiên đối với mọi công dân Việt Nam. Tuy nhiên, bản chính giấy khai sinh thường được sử dụng để lưu trữ, do đó, bản sao giấy khai sinh sẽ được sử dụng trong nhiều trường hợp, chẳng hạn như khi bạn đi học, khi bạn thi đậu bằng lái xe, trong hồ sơ xin việc … Đây là lý do tại sao bạn nên chuẩn bị một bản sao giấy khai sinh của bạn để sử dụng ngay lập tức nếu cần. Bài viết dưới đây của ACC sẽ hướng dẫn cho bạn Thủ tục làm lại bản sao giấy khai sinh.

1. Bản sao giấy khai sinh là gì?

Bản sao theo quy định pháp luật bản copy từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác nội dung từ bản gốc. Như vậy bản sao giấy khai sinh trên thực tế sẽ tồn tại hai loại đó là:

Bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc, loại bản sao này trong thực tế có thể phân biệt với bản chính thông qua cụm từ bản sao thường được viết dưới cụm từ “Giấy khai sinh” có chữ bá ản sao ở dưới. Do cơ quan đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao, có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Bản sao giấy khai sinh được photo nhưng được chứng thực tại văn phòng công chứng, hay tại ủy ban nhân dân xã phường/phường nơi người khai sinh được cấp giấy khai sinh.

2. Bản sao giấy khai sinh có thay thế cho bản chính được không?

Đồng thời tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định bản sao giấy khai sinh có giá trị pháp lý như sau:

"Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch."

Theo đó, từ quy định trên thì có thể hiểu bản sao Giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

3. Bản sao giấy khai sinh có thời hạn bao lâu?

Luật Công chứng năm 2014 không quy định thời hạn có hiệu lực của văn bản công chứng, chứng thực, không có lý do gì để yêu cầu bản sao Giấy khai sinh phải trong thời hạn 6 tháng.

Khác với các loại giấy tờ có thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đều có thời hạn 6 tháng thì Giấy khai sinh là loại giấy tờ nhiều năm không thay đổi cũng không có thời hạn sử dụng. Do đó, bản sao Giấy khai sinh đương nhiên không có thời hạn.

4. Những cá nhân, tổ chức nào được quyền yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh?

Tại Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì cá nhân tổ chức được yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc bao gồm:

"Điều 16. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

1. Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết."

5. Thủ tục làm bản sao giấy khai sinh

Căn cứ Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 quy định thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch:

“1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.”Thứ nhất, hồ sơ tiến hành thủ tục làm giấy khai sinh bản sao:

Căn cứ Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm:

– Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu

– Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);

– Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục);

– Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Thứ hai, trình tự, thủ tục làm giấy khai sinh bản sao:

– Ngay sau khi nhận được yêu cầu cấp trích lục bản sao Giấy khai sinh, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

– Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì công chức hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

– Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.

Trên đây là  tư vấn của chúng tôi về chủ đề: Thủ tục làm lại bản sao giấy khai sinh. Nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi liên quan đến chủ đề này có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được câu trả lời nhanh chóng, chính xác nhất. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý nhiều kinh nghiệm, giỏi chuyên môn, chúng tôi tự tin cam kết cho Quý khách hàng dịch vụ pháp lý tốt nhất, nhanh nhất, giá cả hợp lý nhất.