Hiện nay, chữ ký nháy có thể là chữ ký tắt hoặc chữ ký đầy đủ, tùy theo quy định của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, chữ ký nháy phải rõ ràng, dễ nhận biết. Các bạn yên tâm vì thông tin đã được ACC GROUP tổng hợp chi tiết, mới nhất.
Ký nháy là gì?
1. Ký nháy là gì?
Ký nháy là chữ ký của người có trách nhiệm để xác định văn bản trước khi được trình cho người ký chính thức. Chữ ký nháy thường được sử dụng trong các văn bản hành chính, văn bản pháp luật, văn bản nội bộ,...
Thông thường, chữ ký nháy sẽ được đặt ở cuối văn bản, ở vị trí ngay trước chữ ký chính thức. Chữ ký nháy có thể là chữ ký tắt hoặc chữ ký đầy đủ, tùy theo quy định của cơ quan, tổ chức.
Ký nháy là một thủ tục quan trọng trong công tác văn thư, giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu lực của văn bản.
2. Trách nhiệm của người ký nháy?
Người ký nháy có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Cụ thể như sau:
-
Về nội dung:
- Kiểm tra tính chính xác của các thông tin, số liệu, căn cứ pháp lý,... được sử dụng trong văn bản.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nội dung văn bản.
- Kiểm tra tính phù hợp của văn bản với các quy định của pháp luật hiện hành.
-
Về thể thức:
- Kiểm tra tính đầy đủ, rõ ràng, chính xác của các thành phần thể thức văn bản.
- Kiểm tra tính thống nhất về thể thức giữa các văn bản trong cùng một cơ quan, tổ chức.
-
Về kỹ thuật trình bày:
- Kiểm tra tính rõ ràng, dễ đọc của văn bản.
- Kiểm tra tính chính xác của các lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, lỗi dấu câu,...
-
Về thủ tục ban hành:
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của các thủ tục ban hành văn bản.
- Kiểm tra tính phù hợp của văn bản với các quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục ban hành văn bản.
Nếu phát hiện có sai sót trong các nội dung trên, người ký nháy có trách nhiệm báo cáo cho người ký chính thức để kịp thời chỉnh sửa.
Người ký nháy có trách nhiệm chịu trách nhiệm trước người ký chính thức về những sai sót của văn bản do mình ký nháy. Trong trường hợp văn bản có sai sót, người ký nháy có thể bị xử lý kỷ luật, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu sai sót đó gây thiệt hại nghiêm trọng.
Do đó, người ký nháy cần thực hiện nghiêm túc trách nhiệm của mình, đảm bảo tính chính xác và hiệu lực của văn bản.
3. Các loại chữ ký nháy
Có hai loại ký nháy phổ biến hiện nay, đó là:
- Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản: Đây là loại ký nháy thường được sử dụng trong các văn bản có nội dung dài, phức tạp. Chữ ký nháy được đặt ở cuối dòng nội dung cuối cùng của văn bản, thể hiện sự xác nhận của người ký nháy về nội dung của văn bản.
- Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản: Đây là loại ký nháy thường được sử dụng trong các văn bản có nội dung ngắn gọn, đơn giản. Chữ ký nháy được đặt ở cuối mỗi trang văn bản, thể hiện sự xác nhận của người ký nháy về nội dung của mỗi trang văn bản.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, người ký nháy có thể được yêu cầu ký nháy ở vị trí khác trong văn bản, tùy theo quy định của cơ quan, tổ chức.
Về hình thức, chữ ký nháy có thể là chữ ký tắt hoặc chữ ký đầy đủ, tùy theo quy định của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, chữ ký nháy phải rõ ràng, dễ nhận biết.
4. Quy định về chữ ký nháy hiện nay
Hiện nay, quy định về chữ ký nháy vẫn chưa được quy định cụ thể tại bất kỳ một văn bản pháp luật nào. Tuy nhiên, theo quy định chung về công tác văn thư, chữ ký nháy là chữ ký của người có trách nhiệm để xác định văn bản trước khi được trình cho người ký chính thức.
Theo đó, người ký nháy có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Nếu phát hiện có sai sót, người ký nháy có trách nhiệm báo cáo cho người ký chính thức để kịp thời chỉnh sửa.
Về hình thức, chữ ký nháy có thể là chữ ký tắt hoặc chữ ký đầy đủ, tùy theo quy định của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, chữ ký nháy phải rõ ràng, dễ nhận biết.
Một số quy định cụ thể về chữ ký nháy trong các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, như sau:
-
Theo Thông tư 01/2020/TT-BNV:
- Tại mục 1.1.3, Thông tư quy định: "Chữ ký nháy của người soạn thảo và rà soát văn bản được đặt ở cuối dòng nội dung cuối cùng của văn bản, thể hiện sự xác nhận của người soạn thảo và rà soát về nội dung của văn bản."
- Tại mục 1.1.4, Thông tư quy định: "Chữ ký nháy của người trình văn bản được đặt ở cuối dòng nội dung cuối cùng của văn bản, thể hiện sự xác nhận của người trình về nội dung của văn bản và tính hợp lệ của thủ tục ban hành văn bản."
-
Theo Thông tư 21/2018/TT-BTTT:
- Tại mục 2.5.2, Thông tư quy định: "Chữ ký nháy của người soạn thảo văn bản được đặt ở cuối dòng nội dung cuối cùng của văn bản, thể hiện sự xác nhận của người soạn thảo về nội dung của văn bản."
- Tại mục 2.5.3, Thông tư quy định: "Chữ ký nháy của người trình văn bản được đặt ở cuối dòng nội dung cuối cùng của văn bản, thể hiện sự xác nhận của người trình về nội dung của văn bản và tính hợp lệ của thủ tục ban hành văn bản."
Như vậy, có thể thấy rằng, quy định về chữ ký nháy hiện nay vẫn còn chung chung, chưa cụ thể. Do đó, trong quá trình thực hiện công tác văn thư, các cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào các quy định chung về công tác văn thư và các văn bản hướng dẫn cụ thể để thực hiện việc ký nháy văn bản một cách đúng đắn và hiệu quả.
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Ai là người có trách nhiệm ký nháy văn bản?
Theo quy định chung về công tác văn thư, người có trách nhiệm ký nháy văn bản bao gồm:
- Người soạn thảo văn bản
- Người rà soát văn bản
- Người trình văn bản
5.2 Chữ ký nháy được đặt ở vị trí nào trong văn bản?
Chữ ký nháy thường được đặt ở cuối dòng nội dung cuối cùng của văn bản, thể hiện sự xác nhận của người ký nháy về nội dung của văn bản. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người ký nháy có thể được yêu cầu ký nháy ở vị trí khác trong văn bản, tùy theo quy định của cơ quan, tổ chức.
5.3 Chữ ký nháy có thể là chữ ký tắt hay chữ ký đầy đủ?
Chữ ký nháy có thể là chữ ký tắt hoặc chữ ký đầy đủ, tùy theo quy định của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, chữ ký nháy phải rõ ràng, dễ nhận biết.
Nội dung bài viết:
Bình luận