Kỹ năng đàm phán là gì? Những điều cần biết

Mọi khía cạnh trong cuộc sống, mỗi người đều mong muốn tối ưu lợi ích của chính mình. Tuy nhiên, để giao dịch hợp tác thành công, sự dung hòa quyền lợi các bên cần được thực hiện. Và để làm được điều này không thể thiếu kỹ năng đàm phán. Để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của kỹ năng này, bạn đọc tham khảo bài viết của Công ty Luật ACC với chủ đề Kỹ năng đàm phán là gì? Những điều cần biết.

1. Kỹ năng đàm phán là gì? 

Kỹ năng đàm phán là tập hợp của những kỹ năng mềm như: thương lượng, lập kế hoạch, hợp tác, giao tiếp. Trong cuộc sống, con người luôn phải giao tiếp với nhau. Việc xảy ra xung đột, mâu thuẫn quyền lợi khi giao tiếp là điều hết sức bình thường.

Trong công việc, những ý kiến bất đồng khi hoạt động kinh doanh có thể dẫn đến những tranh chấp. Lúc này, người có kỹ năng đàm phán có thể giải quyết tình huống và đưa ra những thỏa hiệp khiến cả hai bên đều cảm thấy hài lòng. 

Đây là một kỹ năng cực kỳ quan trọng, kể cả trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Bạn có thể nhận được những hợp đồng phát triển, thực thi phần mềm hấp dẫn nếu biết cách đàm phán với khách hàng.

Trong những đợt ký kết hợp đồng hoặc thực hiện các giao dịch kinh doanh, bên nào có kỹ năng thuyết phục thương lượng tốt có thể nhận nhiều dự án kinh doanh hấp dẫn. Từ đó có thể tăng doanh thu và lợi nhuận kinh doanh. Càng giữ những vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, bạn càng phải trau dồi khả năng thương lượng, đàm phán của mình.

2. Phân loại đàm phán

- Đàm phán có nguyên tắc: Là loại thương lượng sử dụng các nguyên tắc và lợi ích của các bên nhằm đạt được thỏa thuận, chủ yếu tập trung vào giải quyết xung đột. Đây là loại đàm phán phục vụ lợi ích của cả hai bên. Có bốn yếu tố đối với đàm phán có nguyên tắc bao gồm đôi bên cùng có lợi, tập trung vào lợi ích, tách biệt cảm xúc với các vấn đề, tính khách quan. 

- Đàm phán nhóm: Là loại đàm phán thường xảy ra trong các giao dịch kinh doanh, nhiều người thỏa thuận để đạt được mục tiêu của từng bên. Trong đàm phán nhóm có một số vai trò phổ biến thường thấy như người lãnh đạo, người quan sát, relater, máy ghi âm, nhà phê bình, người xây dựng. 

- Đàm phán nhiều bên: Đây là loại thương thượng có nhiều hơn 2 bên cùng với mong muốn đạt được một thỏa thuận. Ví dụ như ban lãnh đạo các bộ phận của một công ty lớn họp với nhau gọi là đàm phán nhiều bên. Tuy nhiên, việc đàm phán nhiều bên rất dễ xảy ra việc một số bên thành lập liên minh và các liên minh này làm tăng thêm sự phức tạp khi đàm phán.

- Đàm phán đối đầu: Là một cách tiếp cận mang tính phân phối, có một bên đạt được thỏa thuận mong muốn. Một vài ví dụ chiến lược trong đàm phán đối đầu như thương lượng cứng rắn một bên từ chối thỏa thuận, chiến thuật hứa hẹn lợi ích trong tương lai để đổi lấy sự nhượng bộ hiện tại, hay chiến thuật mấy hứng thú giả vờ không còn hào hứng theo đuổi thoả thuận.

3. Những điều cần phải nhớ trước khi đàm phán

Đàm phán là hoạt động tự nguyện: Không ai có thể bắt ép, hay ép buộc một người đàm phán với mình. Đàm phán chỉ được diễn ra khi cả hai bên đều đồng ý đàm phán.

- Không ai cho không ai một cái gì: Mục tiêu khi đàm phán là cả hai bên đạt được thứ mình muốn sau cuộc đàm phán. Chính vì vậy, không nên có suy nghĩ mình chịu thiệt để cho không thứ người ta muốn. Như vậy ở cuộc đàm phán sau, bạn vẫn sẽ tiếp tục chịu thiệt.

- Không tìm cách áp đảo đối tác/khách hàng: Ai cũng mong muốn đạt được mục đích khi đàm phán, thế nhưng bạn không nên tìm cách áp đảo đối tác hay khách hàng của mình. Bởi vì, khi khách hàng cảm thấy không thoải mái trong quá trình đàm phán thì họ sẵn sàng từ chối những lần đàm phán sau với bạn.

- Không đàm phán dựa vào trực giác: Để một cuộc đàm phán được diễn ra thành công bạn nên dựa vào những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm thực tế chứ không đàm phán dựa vào trực giác của bản thân.

- Nhìn mình từ quan điểm của phía đối tác: Đàm phán được diễn ra khi nhiều bên đồng ý, chính vì vậy bạn nên đặt bản thân vào đối tác và nhìn từ quan điểm của họ. Khi đã hiểu đối tác muốn gì, có suy nghĩ như thế nào thì việc đàm phán của bạn cũng trở nên đơn giản hơn.

- Nhìn đối tác từ quan điểm của chính họ: Khi đối tác muốn là một người khó thuyết phục trong đàm phán thì bạn có thể nhấn mạnh vào điều đó. Đồng thời, nâng cao vị thế của mình trong buổi đàm phán, như vậy gây được ấn tượng với đối tác và bạn dễ đạt được mục đích đàm phán hơn.

- Không đạt được thỏa thuận chung chưa chắc đã là kết quả xấu: Việc không đạt được thỏa thuận chung có thể là may mắn của bạn. Cũng như không phải cuộc đàm phán nào cũng đem đến kết quả hài lòng cho cả hai bên.

- Thời gian ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình và kết quả đàm phán: Có một số thời điểm vàng trong cuộc đàm phán, vì vậy khi thời gian ảnh hưởng ít nhiều đến kết quả. Tuỳ vào nội dung, tính chất, phương pháp và loại đàm phán mà đem thời gian của buổi đàm phán sẽ khác nhau.

- Kết quả đàm phán có thể bị ảnh hưởng bởi người đại diện của các bên: Người đại diện trong buổi đàm phán rất quan trọng. Không chỉ riêng kỹ năng, chuyên môn của họ, mà bạn còn cần lưu ý xem người đại diện của mình đã từng khiến đối tác phật lòng hay chưa. Ngược lại nếu như người đại diện là người thân quen, có mối quan hệ tích cực với đối tác thì có thể kết quả của buổi đàm phán sẽ vượt qua khỏi sự mong đợi của bạn.

4. Quy trình đàm phán cơ bản

Để nâng cao kỹ năng đàm phán, bạn cần nắm rõ một quy trình của nó bao gồm những giai đoạn nào. 

Chuẩn bị: Để đảm bảo buổi đàm phán diễn ra thuận lợi, bạn phải chuẩn bị kỹ. Hãy xác định thành phần tham dự buổi đàm phán gồm những ai, mục đích của buổi đàm phán là gì. 

Tranh luận: Những thành viên tham dự buổi đàm phán sẽ nêu ra quan điểm của mình. Lúc này, mỗi bên cần chuẩn bị những bài thuyết trình, luận điểm, luận cứ để lập luận sao cho thuyết phục. Cả hai bên sẽ đưa ra những quan điểm và ý kiến của mình, có thể là đồng ý cũng có thể là bác bỏ. 

Chỉ rõ mục tiêu: Cả hai bên cùng thống nhất mục tiêu chung và đâu là yếu tố có lợi, công bằng nhất. Giai đoạn này sẽ xóa bỏ những hiểu lầm để đi đến thỏa thuận.

Thỏa thuận: Đôi bên cùng chốt phương án cuối cùng. Sẽ có những buổi đàm phán không thể đưa đến thỏa thuận do hai bên mâu thuẫn hoặc xung đột về lợi ích. Cả hai bên cùng phải ngồi lại để thống nhất phương án phù hợp nhất. 

Thực thi: Sau khi đã đưa ra thỏa thuận cụ thể, chiến dịch sẽ được đưa vào phát triển dựa theo những kế hoạch đã đặt ra.

Trên đây là  tư vấn của chúng tôi về chủ đề: Kỹ năng đàm phán là gì? Những điều cần biết. Nếu quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi liên quan đến chủ đề này có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được câu trả lời nhanh chóng, chính xác nhất. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý nhiều kinh nghiệm, giỏi chuyên môn, chúng tôi tự tin cam kết cho Quý khách hàng dịch vụ pháp lý tốt nhất, nhanh nhất, giá cả hợp lý nhất.