Hướng dẫn ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số chi tiết

1. Tổng quan về hủy hóa đơn

1.1. Hủy hóa đơn là gì?

Khoản 10, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:

Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng

_{Nguồn: Khoản 10, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP Thư viện pháp luật}

1.2. Hủy hóa đơn khác tiêu hủy hóa đơn thế nào?

Nhiều người hiện nay đang nhầm lẫn giữa 2 khái niệm: hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn. Cần phải hiểu rằng tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó biến mất hoàn toàn, không còn tồn tại trên hệ thống thông tin và không thể truy cập hay tham chiếu thông tin của hóa đơn đó nữa.

Còn hủy hóa đơn là hóa đơn đó vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể rà soát, tra cứu được, chỉ là hóa đơn điện tử này không còn giá trị nữa.

Việc tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán. Trái lại, việc hủy hóa đơn điện tử có thể được diễn ra nhiều lần.

2. Khi nào thì người bán cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?

Thực tế, biên bản hủy hóa đơn điện tử là một biên bản ghi nhận các sai sót đã phát sinh trong toàn bộ quá trình phát hành hóa đơn.

Căn cứ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, một khi thông tin trong hóa đơn GTGT bị viết nhầm hoặc hợp đồng giữa hai bên mua và bán không được thực hiện nữa thì cần phải lập biên bản hủy hóa đơn để xóa bỏ HĐĐT ấy.

Cụ thể, các trường hợp cần phải hủy hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính quy định trong Thông tư bao gồm:

– Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

– Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

– Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

– Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo theo Thông tư 39/2014/TT-BTC thì các trường hợp hủy hóa đơn cũng được áp dụng tương tự như trên. Ngoài ra, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ có quy định: HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì cần phải lập biên bản hủy hóa đơn.

Người mua cần chú ý những trường hợp trên để việc lập biên bản hủy HĐĐT được thực hiện đúng theo quy định pháp luật.

3. Hướng dẫn ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số chi tiết

Bước 1: Sau khi nhận email thông báo biên bản hủy hóa đơn từ người bán, người mua mở email -> Nhấn Xem chi tiết biên bản.

Bước 2: Người mua kiểm tra kỹ các thông tin tại biên bản hủy do bên bán lập. Ở mục Đại diện bên B, người mua nhấn Ký điện tử để ký điện tử lên biên bản hủy.

4. Nghĩa vụ và trách nhiệm của các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp/cá nhân đang sử dụng hóa đơn điện tử mẫu cũ (Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP) nhưng thuộc 6 tỉnh thành đang triển khai áp dụng hóa đơn điện tử Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC giai đoạn 1 theo kế hoạch của Bộ Tài Chính (gồm: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định) thì cần nhanh chóng liên hệ với đơn vị cung cấp giải pháp/phần mềm mềm hóa đơn điện tử của mình để được hướng dẫn thủ tục, quy trình ngưng sử dụng hóa đơn điện tử phát hành theo quy định cũ trước đây và chuyển HĐĐT theo nghị định mới.

Lưu ý: Sau khi đã chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu mới tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp/cá nhân không được phát hành hóa đơn điện tử mẫu cũ.

Trách nhiệm và vai trò của các đơn vị cung cấp dịch vụ kết nối, truyền nhận lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử như sau:

• Cập nhật, nâng cấp và hoàn thiện phần mềm để đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/202 l/TT-BTC do Tổng cục Thuế ban hành tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 về việc kết nối, nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ.
• Thông báo lộ trình và hướng dẫn doanh nghiệp/cá nhân chuyển đổi hóa đơn điện tử theo nghị định mới trên phần mềm đạt chuẩn theo quy định.
• Cung cấp đầy đủ các thông tin, lưu ý trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định mới, như: mẫu hóa đơn được khuyến nghị, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử còn tồn từ quy định cũ…

Trên đây là các nội dung giải đáp của chúng tôi về Hướng dẫn ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số chi tiết. Trong quá trình tìm hiểu, nếu như các bạn cần Công ty Luật ACC hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.