Kiểm đếm là gì?
1. Kiểm đếm là gì?
Dịch vụ kiểm đếm đóng vai trò quan trọng trong việc xác định số lượng thực tế của hàng hóa trong quá trình giao nhận. Đơn giản, nó là quá trình kiểm tra và phân loại hàng hóa, bao gồm việc đếm và ghi nhận số lượng hàng chi tiết khi hàng được giao và nhận. Quá trình này thường được thực hiện theo yêu cầu của bên gửi hàng, bên vận chuyển hoặc bên nhận hàng, với mục tiêu cung cấp báo cáo khách quan về tình trạng hàng hóa sau khi giao nhận.
Mục đích chính của việc kiểm đếm là để tạo niềm tin cho khách hàng rằng hàng hóa đã được giao đúng như thỏa thuận ban đầu. Đây cũng là cơ sở để chứng minh sự sai lệch về chất lượng hoặc thiếu sót về số lượng nếu có. Bằng cách này, việc kiểm đếm giúp đảm bảo rằng không có sự gian lận thương mại xảy ra, từ đó bảo vệ hiệu quả kinh doanh và uy tín của các nhà cung cấp và đối tác.
2. Khi nào cần kiểm đếm hàng hóa?
Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa được thực hiện vào 2 thời điểm khác nhau:
- Tại thời điểm giao hàng:
Kiểm đếm hàng hóa khi giao hàng nhằm xác định chính xác số lượng hàng hoá tại điểm bán hàng để đảm bảo việc giao đến tay người mua là đúng và đầy đủ. Đây cũng là bước quan trọng để tạo ra biên nhận cho người mua hàng, giúp họ biết được tổng số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp.
- Tại thời điểm nhận hàng:
Trái ngược với việc kiểm đếm hàng tại thời điểm giao hàng, mục đích ở đây là xác định số lượng hàng hoá thực sự đã được giao đến điểm nhận hàng của người mua. Thông tin này sẽ được sử dụng để lưu trữ các đơn hàng của người mua, cũng như để chuẩn bị cho việc tính toán tổng số tiền cần thanh toán hoặc để gửi khiếu nại trong trường hợp có sự mất mát hoặc hỏng hóc hàng hóa.
3. Lợi ích sử dụng dịch vụ kiểm đếm hàng hóa
Lợi ích của dịch vụ kiểm đếm đối với các bên liên quan, bao gồm người bán, người mua và đơn vị vận chuyển, là rất lớn. Dưới đây là một số điểm cụ thể:
- Giảm thiểu nguy cơ liên quan đến vấn đề thiếu hàng, hàng hỏng hoặc hàng bị lỗi từ nhà sản xuất.
- Đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Cung cấp bằng chứng mạnh mẽ trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan đến hàng hóa.
4. Quy trình kiểm đếm hàng hoá
Quy trình kiểm đếm hàng hóa là một quá trình mà luôn cần phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt, nhằm giảm thiểu tối đa mọi sai sót có thể xảy ra. Dưới đây là các bước cụ thể của quy trình này:
Bước 1: Các tổ chức hoặc bộ phận có kinh nghiệm được giao nhiệm vụ kiểm đếm hàng hóa cần thực hiện kiểm tra quá trình xếp, dỡ hàng. Mục tiêu là đảm bảo rằng số lượng hàng được giao và nhận là chính xác.
Bước 2: Tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng các bao bì đóng gói và nhãn dán của hàng hóa. Phải đảm bảo rằng số lượng cụ thể của từng loại hàng được kiểm tra.
Bước 3: Thực hiện kiểm tra và giám sát quy cách đóng gói cũng như vật liệu đóng gói. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng quy cách đóng gói này phù hợp với các thông tin trong Packing list, các thỏa thuận và hợp đồng mua bán giữa người mua và người bán. Cần đảm bảo rằng cách đóng gói này cũng phù hợp cho việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển hoặc bất kỳ phương tiện vận chuyển nào khác.
Bước 4: Xác nhận nội dung của nhãn dán được ghi trên bao bì. Thông tin này có thể bao gồm số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, tên hàng hóa, ký hiệu vận tải và các thông tin khác liên quan.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!