Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, Kế toán khó tránh khỏi những sai sót, bất cẩn trong quá trình phát hành hóa đơn cho Khách hàng như: Ghi sai thông tin, Sai địa chỉ,.. Với những trường hợp như vậy, kế toán cần nắm rõ các thao tác xóa hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử thay thế. Theo quy định tại điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi đã lập hóa đơn, gửi cho người bán, nếu phát hiện sai sót, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế, sau đó tiền hành thông báo với người mua và với Cơ quan Thuế. Vậy Khi nào cần lập hóa đơn thay thế? Hãy cùng ACC tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
1. Khi nào cần lập hóa đơn thay thế theo quy định tại Thông tư 78, Nghị định 123
Theo quy định tại Thông tư 78, đối với hóa đơn điện tử đã xuất, đã gửi Cơ quan Thuế và người mua, không căn cứ vào việc đã kê khai thuế hay chưa, khi phát hiện sai sót, người bán có thể điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế.
Theo quy định tại điều 19, nghị định 123, đối với các hóa đơn đã gửi cơ quan Thuế, không phân biệt có mã hay không có mã:
- Nếu sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế hay nội dung nào khác: điều chỉnh nội dung sai sót, gửi thông báo cho cơ quan Thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, nghị định 123, không cần lập lại hóa đơn mới.
- Nếu sai mã số thuế/sai thông tin số tiền/sai về thuế/ thuế suất hoặc sai thông tin về quy cách, chất lượng hàng hóa thì có thể:
+ Lập hóa đơn điều chỉnh
+ Lập hóa đơn thay thế
Sau đó: Nếu sử dụng hóa đơn có mã của CQT thì người bán cần gửi thông báo và hóa đơn mới cho Cơ quan Thuế (CQT) để CQT cấp mã mới cho hóa đơn điện tử. Sau đó gửi cho người mua. Nếu sử dụng hóa đơn không có mã của CQT thì gửi thẳng cho người mua.
2. Lưu ý trước khi sửa hóa đơn sai sót
Trước khi xử lý hóa đơn sai sót, bạn cần xác định mình thuộc trường hợp nào để có cách xử lý đúng.
Đối với hóa đơn điện tử, khi tạo lập và lưu bản nháp hóa đơn nhưng chưa duyệt ký thì có thể gửi thông tin cho khách hàng xem, kiểm tra và chỉnh sửa lại thông tin.
Trường hợp đã ký duyệt hóa đơn bằng chữ ký số và phát hiện hóa đơn có sai sót thì không chỉnh sửa được trên tờ hóa đơn đó nữa, lúc này cần tạo một hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho tờ hóa đơn điện tử sai sót.
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua, khi phát hiện có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT v/v hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Đồng thời lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế cấp mã thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót và gửi cho người mua;
- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện sai sót thì có thể xử lý như sau:
- Đối với trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai về mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán tiến hành thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót. Đồng thời, thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế);
- Còn với trường hợp có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng với quy cách, chất lượng… Người mua và người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót. Trường hợp này không phải lập thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT gửi tới cơ quan thuế.
3. Hướng dẫn cách lập hóa đơn thay thế
- Trong trường hợp người bán và người mua thỏa thuận với nhau về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, thì người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận trong đó ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót;
- Trên tờ hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế… cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”;
- Hóa đơn điện tử mới sẽ thay thế cho hóa đơn sai sót, khi ký phát hành hóa đơn thay thế thì đồng thời số hóa đơn sai sót sẽ bị xóa bỏ;
- Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (hóa đơn số 1), sau đó lập hóa đơn thay thế (hóa đơn số 2) và phát hiện hóa đơn vẫn bị sai thì doanh nghiệp lập hóa đơn số 3 thay thế cho hóa đơn số 2 (khi đó, hóa đơn số 1 đã bị thay thế bởi hóa đơn số 2).
Ví dụ:
Ngày 20/08/2022, công ty A xuất bán hàng cho công ty B 2 máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV. Đến ngày 12/09/2022 phát hiện hóa đơn bị sai đơn giá dẫn đến sai số tiền (thực tế giá bán là 5.500.000 đồng nhưng trên hóa đơn xuất giá 6.000.000 đồng).
Hai bên đã phát hiện và thống nhất lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn viết sai đó như sau:
4. Phân biệt khi nào lập hóa đơn thay thế và khi nào lập hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn Thay thế
Lập biên bản thay thế/thu hồi hóa đơn.
+ Khi hóa đơn đã lập + ký số, nếu hóa đơn xuất sai và người bán và người mua chưa kê khai thuế, người dùng tiến hành lập hóa đơn thay thế.
+ Hóa đơn bị thay thế sẽ bị hủy.
+ Hóa đơn thay thế sẽ có dòng trạng thái “Hóa đơn thay thế cho hóa đơn số …, ký hiệu …, mẫu số …, ngày …”.
Hóa đơn điều chỉnh
Lập biên bản điều chỉnh
+ Khi hóa đơn đã lập + ký số, nếu hóa đơn xuất sai và người bán hoặc người mua đã kê khai thuế, người dùng tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh.
+ Hóa đơn bị điều chỉnh vẫn còn nguyên giá trị.
+ Hóa đơn điều chỉnh:
- Trường hợp điều chỉnh thông tin: hóa đơn cũ giữ nguyên, lập biên bản điều chỉnh đính kèm để điều chỉnh cho hóa đơn cũ. ( không sinh ra hóa đơn mới)
- Trường hợp điều chỉnh tăng giảm: hóa đơn cũ giữ nguyên, hóa đơn mới sinh ra sẽ có dòng trạng thái “Hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn số …, ký hiệu…, mẫu số …, ngày …”, thể hiện phần chênh lệch tăng/giảm của hóa đơn cũ.
Trên đây là Thời điểm cần lập hóa đơn thay thế mà ACC muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng bài viết sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!
Nội dung bài viết:
Bình luận