Kế toán dịch vụ nhà hàng khách sạn là một lĩnh vực trong ngành kế toán tập trung vào việc quản lý và ghi nhận thông tin tài chính của các hoạt động kinh doanh trong ngành dịch vụ nhà hàng và khách sạn. Kế toán dịch vụ nhà hàng khách sạn yêu cầu kiến thức về quy định về lập báo cáo tài chính, quản lý thu chi, tính giá thành, quản lý lương bổng, thuế và các yêu cầu hợp đồng liên quan đến hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực này.
1. Kế toán dịch vụ nhà hàng khách sạn là gì?
Kế toán dịch vụ nhà hàng khách sạn là công việc ghi chép, thu nhận và xử lý các thông thông tin về tình hình tài chính của một doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh khách sạn. Bộ phận kế toán thuộc lĩnh vực quản lý kinh tế, đảm nhận tất cả những công việc liên quan đến tài chính của khách sạn. Kế toán nhà hàng khách sạn được xếp vào loại kế toán doanh nghiệp.
2. Đặc điểm công ty dịch vụ nhà hàng khách sạn mà kế toán cần nắm
2.1. Kế toán tại khách sạn nhà nghỉ
Khách sạn nhà nghỉ là một lĩnh vực không phức tạp như kế toán nhà hàng nhưng kế toán cũng cần chuẩn bị các kiến thức sau:
+ Hóa đơn bán ra nó đơn thuần là ghi nhận doanh thu dịch vụ
+ Hóa đơn mua vào nó đơn thuần là chi phí quản lý doanh nghiệp như: Chi phí tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm, tiền điện thoại, tiền internet…
+ Với kế toán khách sạn nhà nghỉ thì việc theo dõi và phân bổ CCDC là rất quan trọng và cần sự cẩn thận bởi vì nhà hàng khách sạn khi mới thành lập có rất nhiều công cụ dụng cụ cần phân bổ tính vào chi phí mã ngành xuất nhập khẩu
+ Việc theo dõi và tính khấu hao TSCĐ cũng là một trong những công việc mà kế toán phải quan tâm
Với lĩnh vực này chỉ cần theo dõi được những yếu tố trên là bạn đã lập được báo cáo chính xác.
2.2. Kế toán tại nhà hàng
+ Các chi phí chung như chi phí điện nước, Gas cần được phân bổ chung
+ Khi xuất hóa đơn luôn phải có kèm bảng kê chi tiết từng món ăn vậy cần phải xây dựng được giá thành của các món ăn để khi xuất hóa đơn làm thế nào cho lợi nhuận phù hợp.
+ Xây dựng bảng lương theo ca vì thông thường tại nhà hàng nhân viên thường làm theo ca như vậy nó sẽ hợp lý hơn và thực tế hơn. lớp đào tạo kỹ năng mềm
+ Từ việc tập hợp được chi phí trên tính và kết chuyển chi phí và lập báo cáo tài chính
3. Cách tổ chức và quản lý kế toán hiệu quả cho nhà hàng khách sạn?
Quy trình kế toán sau đây phù hợp với mô hình kinh doanh nhà hàng khách sạn:
Thứ nhất. Quản lý về dòng tiền
Quản lý dòng tiền là công việc quan trọng giúp nhà hàng tránh khỏi các vấn đề tài chính không đáng có. Do vậy cần xây dựng quy trình quản lý dòng tiền thu và chi hợp lý.
Thứ hai. Quản lý mua hàng
Nhà hàng cần xây dựng quy trình mua hàng chi tiết từ khi làm việc với nhà cung cấp đến thời điểm giao nhận hàng hóa và kiểm tra chất lượng sản phẩm, cụ thể như sau:
- Theo dõi giá mua, kiểm soát việc tăng giảm, tính chính xác của giá mua với giá thị trường.
- Tập hợp nhu cầu hàng hóa của các điểm để đặt hàng nhà cung cấp.
- Kết hợp với bộ phận Bếp/bar xây dựng tiêu chuẩn đầu vào hàng hóa, để bộ phận liên quan thực hiện nhận hàng, kiểm tra chất lượng hàng ngày.
- Xây dựng bộ chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ nhận hàng hóa (hóa đơn, phiếu nhập, chứng từ liên quan khác,…).
- Ghi nhận số liệu vào phần mềm: Kế toán thực hiện nhập số liệu vào Phần mềm kế toán để theo dõi số liệu và phục vụ mục đích lên báo cáo, sổ sách.
- Lưu trữ chứng từ liên quan phục vụ mục đích kiểm tra đối chiếu.
Thứ ba. Quản lý doanh thu
Để theo dõi tình hình doanh thu nhanh chóng và chính xác, nhà hàng cần xây dựng quy trình làm việc khép kín giữa các bộ phận bếp/bar, thu ngân và kế toán:
- Hàng ngày thu ngân tập hợp hóa đơn bán hàng và chốt ca nộp lại cho bộ phận kế toán.
- Kế toán căn cứ vào hóa đơn ghi nhận sổ sách để đảm bảo tính chính xác và khách quan. Nhà hàng nên sử dụng hệ thống phần mềm kế toán được tích hợp với phần mềm bán hàng để hệ thống ghi nhận tự động, giảm thiểu thời gian nhập liệu.
- Xuất hóa đơn VAT: Kế toán thực hiện xuất hóa đơn VAT cho khách hàng. Có thể sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử có kết nối với phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán để việc xuất hóa đơn được thuận tiện, chính xác
- Thực hiện đối soát doanh thu: Với thu ngân và bên thứ 3 (Grab, ShopeeFood, Gojek, Baemin…)
- Lưu trữ chứng từ liên quan phục vụ mục đích kiểm tra đối chiếu
Thứ tư. Quản lý kho
Kế toán nhà hàng cần kết hợp với Quản lý các bộ phận xây dựng, Quy trình quản lý kho của nhà hàng:
- Xây dựng bộ mã quy chuẩn, chuẩn hóa Dữ liệu về nguyên liệu, hàng hóa, món ăn
- Kết hợp với Bếp/bar hoặc chủ nhà hàng xây dựng bộ định mức món ăn chuẩn, có thời gian áp dụng rõ ràng giữa các bộ phận. Khi có sự thay đổi, cần thống nhất thông tin giữa các bộ phận để đưa ra được báo cáo, số liệu chuẩn xác
- Xây dựng bộ quy trình chuẩn về các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh trong kho nhà hàng như:
- Luân chuyển kho giữa các bộ phận, điểm nhà hàng
- Quy trình sản xuất bán thành phẩm
- Quy trình hủy nguyên liệu (hạn chế hàng hỏng, gọi đồ nhiều, bảo quản không chuẩn…)
- Xây dựng kế hoạch kiểm kê nguyên liệu định kỳ phù hợp với tính chất nguyên liệu chính, phụ, nhiên liệu,…
4. Kế toán chi phí trong hoạt động của nhà hàng khách sạn
- Tiếp nhận những hóa đơn xuất nhập từ bộ phận kho
- Nhập liệu các loại chứng từ vào trong phần mềm kế toán hàng ngày
- Đốc thúc các bộ phận nhanh chóng chuyển giao chứng từ đúng hạn để tổng hợp
- Kiểm tra, phân tích các chứng từ xem tính chính xác ra sao
- Thu thập và quản lý các dữ liệu hóa đơn xuất nhập cẩn thận, đảm bảo tính bảo mật
- Lập tức báo cáo những sai phạm khi phát hiện ra trong những chứng từ
- Quy trình hạch toán kế toán nhà hàng khách sạn
- Hạch toán tiền phòng nhà hàng khách sạn
5. Phương pháp tính giá thành trong kế toán nhà hàng khách sạn
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là các chi phí chi ra cho khách tiêu dùng nhưng không phải trả tiền, phát sinh tại phòng ngủ như: Bàn chải răng, kem đánh răng, sữa tắm, dầu gội đầu, giấy vệ sinh, tăm bông… và các chi phí nước uống, cà phê, trà, bánh kẹo, trái cây hoặc báo phục vụ tại phòng miễn phí cho khách.
Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phục vụ phòng, dọn phòng.
Chi phí sản xuất chung:
- Chi phí tiền lương: Lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý khách sạn, nhân viên vệ sinh chung, nhân viên bảo vệ…
- Chi phí vật liệu: Mua báo, hoa tươi, nước uống chung tại phòng tiếp khách hay phòng chờ.
- Chi phí công cụ, dụng cụ: Phân bổ chi phí Drap, gối, mền, khăn tắm, khăn mặt, tranh treo tại phòng, bàn ghế, giường tủ, máy lạnh, máy nước nóng, máy sấy tóc, tivi…
- Chi phí khấu hao: Khấu hao nhà, dàn lạnh và các thiết bị khác trong khách sạn…
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, điện thoại…
- Chi phí bằng tiền khác: Vệ sinh, phòng cháy nổ…
- Các chi phí trên được tập hợp với Tài khoản tính giá thành (TK 154 theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc TK 631 nếu theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Không có chi phí dịch vụ dở dang cuối kỳ…
6. Thủ tục kế toán thuế và giấy tờ liên quan đến hoạt động của nhà hàng khách sạn
Kế toán thuế cần thực hiện những công việc cụ thể sau:
1. Theo dõi hàng hoá xuất nhập
- Nhận các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua hàng.
- Kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ xuất nhập theo quy định của Cty.
- Hàng ngày nhập các chứng từ vào phần mềm .
- Có kế hoạch đôn đốc các bộ phận liên quan chuyển giao chứng từ đúng hạn để phục vụ cho việc lập kế hoạch và lên các báo cáo.
- Tổ chức lưu trữ các chứng từ xuất/nhập.
- Báo cáo kịp thời khi phát hiện các sai phạm trong quá trình xuất nhập không đúng theo nguyên tắc kế toán.
2. Kiểm soát giá cả hàng hoá mua vào
- Thu thập báo giá của nhà cung cấp.
- Theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp.
- Định kỳ hàng tháng kiểm tra giá cả trên thị trường và so sánh với giá của nhà cung cấp.
- Kiểm tra tính chính xác về giá, nhà cung cấp với hàng hoá mua ngoài.
3. Quản lý định mức tồn kho, đặt hàng
- Xem xét số lượng xuất hàng hàng ngày so với định mức tồn kho quy định của Nhà hàng.
- Xem xét số lượng đặt hàng yêu cầu so với số lượng đặt hàng đã quy định.
- Báo cáo và có hướng xử lý với Trưởng bộ phận về các trường hợp không thực hiện đúng định mức tồn kho và số lượng đặt hàng, hoặc có những biến động đột xuất
4. Kiểm soát hàng tồn kho, xuất nhập tồn
- Định kỳ kiểm tra số lượng xuất nhập tồn và số lượng hàng hoá thực tế trong kho.
- Hàng tháng, kết hợp cùng thủ kho kiểm kê số lượng hàng hoá tồn thực tế trong kho, bếp, bar và báo cáo Giám đốc.
- Những mặt hàng tươi sống cần có kế hoạch tồn kho, mua hàng phù hợp
5. Phối hợp với kế toán làm các thanh toán cho nhà cung cấp
- Hỗ trợ kế toán thanh toán trong việc xem xét các số liệu nhập hàng để thanh toán cho nhà cung cấp.
- Lập các kế hoạch thu mua hàng hóa để kế toán thanh toán lên kế hoạch tài chính cho phù hợp tránh các tình trạng thiếu hàng và thiếu tiền.
6. Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ
- Theo dõi số lượng tài sản, công cụ mua về và xuất dùng
- Hỗ trợ kế toán thanh toán trong việc thanh toán cho nhà cung cấp.
- Theo dõi số lượng tài sản tăng giảm định kỳ hàng tháng.
- Đánh giá tình trạng công cụ hư hỏng hàng tháng có kế hoạch mua mới thay thế.
- Tổ chức việc quản lý tài sản cố định, các máy móc, công cụ quan trọng như dán nhãn, theo dõi chi phí .Tổ chức kiểm kê thực tế tài sản, máy móc, công cụ hàng tháng.
7. Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu
- Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng món
- Tính định mức tiêu hao với nhiều loại nguyên vật liệu thay thế
- Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu với từng nhóm khác, hoặc từng thời gian
- Kiếm tra việc tiêu hao vật tư từ bếp, bar… hoặc từ món ăn của khách
- Từ nguyên liệu tiêu hao và món từ bar, bếp… báo lên để tính doanh thu trong ngày
8. Thanh toán, doanh thu
- Kiểm tra thanh toán ngay
- Quản lý thanh toán chậm
- Từ thông báo thanh toán để quy ngược lại món ăn, vật tư tiêu hao, doanh thu
- Xuất hóa đơn trong ngày
9. Tính giá thành
- Tính giá thành theo món
- Tính giá thành theo từng đoàn khách,
- Tính giá thành cho từng ngày, xem có phù hợp với doanh thu không
10. Chế độ báo cáo
- Thực hiện các công việc làm báo cáo theo vụ việc hoặc báo cáo theo định kỳ cho Kế toán trưởng hoặc trưởng bộ phận phụ trách.
- Báo cáo về chi phí,
- Báo cáo về hàng hóa,
- Báo cáo về CCDC, TSCD,
- Các báo cáo đặc thù khác…
11. Hạch toán( Theo Quyết định 48)
Khi mua hàng về, căn cứ vào hóa đơn hoặc Bảng kê mua hàng hóa tài sản 01/TNDN, hạch toán:
Nếu nhập kho :
- Nợ TK 152/ Có TK 111,112
Nếu mang vào bếp, bar luôn :
- Nợ TK 154/ Có YK 111,112
Tiền lương trực tiếp của nhân viên bar, bếp :
- Nợ TK 154/ Có TK 334
Chi phí SXC:
- Nợ TK154 / Có TK 111,112,131
Cuối ngày căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư, kết chuyển giá vốn
- Nợ TK 632/ Có TK 154
Hạch toán doanh thu :
- Nợ TK 111,131 / Có TK 511, 3331
7. Hướng dẫn thực hiện kế toán quản lý doanh thu trong nhà hàng khách sạn
- Ghi chép sổ sách
Đây là một trong những cách quản lý phổ biến của các mô hình vừa, nhỏ. Đặc biệt là với các mô hình kinh doanh quán ăn. Không thể phủ nhận việc ghi chép được hình thành từ xưa đến nay trong quá trình học tập và giờ là hoạt động kinh doanh. Phương pháp quản lý này sẽ phù hợp với những mô hình kinh doanh khoảng 5 – 6 bàn, số lượng khách hàng và đơn hàng không quá nhiều.
- Sử dụng Excel
Excel được ví như một công cụ ghi chép hữu ích để thực hiện tính toán, giúp số liệu chuẩn chỉnh.
Công cụ miễn phí này cũng được ưa chuộng, tuy nhiên đòi hỏi người sử dụng cần biết các công thức tính toán cơ bản, cũng như đảm bảo việc nhập thông tin đầu vào cần chính xác để đưa ra được kết quả chính xác.
- Sử dụng phần mềm
Phương pháp áp dụng công nghệ trong hoạt động quản lý doanh thu đang trở nên phổ biến hơn. Một số cách quản lý truyền thống dần lộ rõ yếu điểm khi thất thoát, kiểm soát doanh thu kém thì các phần mềm quản lý doanh thu nhà hàng đang thực hiện vai trò bao quát và giám sát hoạt động vận hành khá tốt. Với tư duy nhạy bén, các mô hình cũng đang dần chuyển đổi sang việc sử dụng phần mềm để hạn chế từ đầu những sai phạm không đáng có.
8. Cách quản lý kế toán công nợ và thanh toán trong nhà hàng khách sạn
Xây dựng một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Việc xây dựng một quy trình quản lý công nợ một cách khoa học, chỉn chu là điều vô cùng cần thiết. Trong đó, quy trình cần phải xác định được trách nhiệm của từng cá nhân làm việc với khách hàng và nhà cung cấp, quy định cụ thể cách thức nhắc nhở khách hàng trả nợ (qua email, điện thoại, tin nhắn hay văn bản cụ thể), cũng như thời gian nhắc nhở.
Thường xuyên xem lại khoản phải thu, phải trả định kỳ
Người chịu trách nhiệm quản lý công nợ (ở đây chủ yếu là kế toán nhà hàng) cần phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu, phải trả của các khoản nợ từ đơn hàng của khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Kế toán có thể phân loại từng đối tượng khách hàng, chủ nợ dựa theo thời gian để giúp doanh nghiệp quản lý công nợ dễ dàng hơn, chính xác hơn.
Gửi hóa đơn, chứng từ đến cho khách hàng
Gửi hóa đơn cho khách hàng là một yêu cầu bắt buộc để khách hàng nắm được những khoản mình phải trả, cũng như có bằng chứng đối chiếu về sau. Doanh nghiệp cần theo dõi quá trình gửi hóa đơn đến với khách hàng để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời hạn, thanh toán đúng thời hạn, tránh để tình trạng chậm trễ thanh toán do thất lạc không nhận được hóa đơn.
Kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng email đến khách hàng trước và sau khi gửi hóa đơn.
Nhắc nhở thời hạn trả nợ cho khách hàng qua điện thoại
Để đảm bảo khách hàng không bị quên thời hạn thanh toán, kế toán nên liên hệ với khách hàng trước qua email hoặc điện thoại để thông báo về khoản nợ đang cần trả. Việc này nên được tiến hành trước thời hạn thanh toán từ 10 – 15 ngày và lặp lại khi thời hạn đến gần hơn để khách hàng nhớ khoản nợ, cũng như sắp xếp tiền bạc để thanh toán cho doanh nghiệp.
9. Báo cáo tài chính và phân tích kết quả kinh doanh của nhà hàng khách sạn qua dịch vụ kế toán
Theo quy định tại Điều 97, Thông tư 200/2014/TT-BTC, báo cáo tài chính là bản báo cáo dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kinh doanh và các luồng tiền ra vào của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính phục vụ nhu cầu của chủ doanh nghiệp, Cơ quan nhà nước và tổ chức, cá nhân liên quan để đưa ra quyết định kinh tế.
Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, bản báo cáo tài chính bao gồm những nội dung sau:
- Bảng cân đối kế toán:
+ Bảng cân đối kế toán có nhiệm vụ tóm tắt và phản ánh tổng quát tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm nhất định thông qua các số liệu về giá trị tài sản. Những số liệu này thể hiện quyền quản lý, sử dụng của doanh nghiệp với tài sản cũng như trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp trước Nhà nước, cổ đông và các nhà đầu tư.
+ Bảng cân đối kế toán được lập theo chuẩn mực kế toán số 21, quy định về trình bày báo cáo tài chính. Kế toán viên lưu ý để đảm bảo trình bày theo đúng quy chuẩn.
- Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
+ Nội dung trong bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện doanh thu, chi phí phát sinh, thu nhập ròng, lãi lỗ trong kỳ. Ngoài ra, bảng báo cáo còn thể hiện định hướng hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai thông qua hoạt động phân chia cổ tức (Tỷ lệ lợi nhuận giữ lại cao thay vì chia cho các cổ đông tức là doanh nghiệp đang muốn mở rộng, phát triển).
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện lãi/lỗ trong kỳ: Doanh thu, thuế tiêu thụ đặc biệt, khoản giảm giá, chiết khấu, giá vốn hàng bán, chi phí lưu thông, quản lý…
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước: Các khoản thuế, BHXH, BHYT, phí công đoàn…
10. Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để quản lý kế toán nhà hàng khách sạn hiệu quả?
Để quản lý kế toán nhà hàng khách sạn hiệu quả, cần lập báo cáo thu chi đầy đủ, chính xác, theo dõi công nợ khách hàng, quản lý thuế, tính giá thành và lợi nhuận.
Tại sao dịch vụ kế toán nhà hàng khách sạn lại quan trọng?
Dịch vụ kế toán nhà hàng khách sạn quan trọng vì giúp quản lý thu chi, theo dõi doanh thu, tính giá thành và lợi nhuận chính xác, hỗ trợ quản lý thuế và tài chính hiệu quả.
Kế toán dịch vụ nhà hàng khách sạn có những công việc gì?
Kế toán dịch vụ nhà hàng khách sạn thường phụ trách các công việc liên quan đến tài chính, thu chi, lương bổng, thuế và quản lý ngân sách.
Nội dung bài viết:
Bình luận