Hướng dẫn in chứng từ trên phần mềm FAST

Khi thực hiện in hóa đơn theo nghị định 51, nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức đặt in thì hóa đơn có thể viết tay hoặc in ra từ phần mềm, việc quản lý hóa đơn chủ yếu thực hiện trên việc quản lý số lượng hóa đơn đã đặt in. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in thì yêu cầu của phần mềm in hóa đơn phải đáp ứng những yêu cầu về quản lý hóa đơn theo đúng quy định. Bên cạnh phần mềm chuyên dụng cho in hóa đơn Fast Invoice, các phiên bản mới của phần mềm Fast đều đã bổ sung tính năng in hóa đơn theo nghị định 51. Dưới đây là hướng dẫn in hóa đơn trên phần mềm Fast Accounting 10.2.

1. Phân quyền khi in hóa đơn

Để được in hóa đơn, người sử dụng phải có các quyền sau:
1. Quyền truy cập chức năng (màn hình) cập nhật hóa đơn.
2. Quyền được sử dụng quyển hóa đơn đang sử dụng
3. Quyền được in hóa đơn.

1.1 Phân quyền sử dụng màn hình nhập hóa đơn

Menu thực hiện: 

Hệ thống/ Quản lý người sử dụng/ Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập

Chức năng:

Dành cho người quản lý (đăng nhập vào chương trình Dùng khai báo, phân quyền người sử dụng chương trình.

Khai báo một số quyền người sử dụng: Quyền vào các phân hệ, màn hình cập nhật và các báo cáo

1.2 Phân quyền quyển chứng từ

Chương trình cho phép phân quyền truy cập của từng người sử dụng đến từng quyển hóa đơn (quyển chứng từ).
Để cho thuận tiện thì khi tạo mới 1 quyển hóa đơn thì mọi người được phân quyền sử dụng. Người quản lý có thể hạn chế quyền truy cập này cho những ai không có quyền.
Menu thực hiện
Hệ thống/ Phân quyền quyển chứng từ
Chức năng
Dùng phân quyền người sử dụng quyển chứng từ

Kích chọn quyển chứng từ, dùng phân quyền cho các user truy cập vào chương trình.

1.3 Phân quyền khi in chứng từ
Menu thực hiện: Hệ thống/ Quản lý người sử dụng/ Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập
Phân quyền chi tiết: Chọn phân quyền sử dụng in chứng từ

2 In hóa đơn từ phần mềm

2.1 Mẫu hóa đơn

Trong phần mềm đã có sẵn một số các mẫu hóa đơn để có thể tự tin trực tiếp từ phần mềm:
- Hóa đơn GTGT (mẫu tự in - tiền hạch toán)
- Hóa đơn GTGT (mẫu tự in - tiền ngoại tệ)
- Hóa đơn bán hàng (mẫu tự in - tiền hạch toán)
- Hóa đơn bán hàng (mẫu tự in - tiền ngoại tệ)
Và một số mẫu để in trên mẫu hóa đơn đặt in.
- Hóa đơn GTGT (mẫu in sẵn - tiền hạch toán)
- Hóa đơn GTGT (mẫu in sẵn - tiền ngoại tệ)
- Hóa đơn bán hàng (mẫu in sẵn - tiền hạch toán)
- Hóa đơn bán hàng (mẫu in sẵn - tiền ngoại tệ)
Chương trình cho phép người sử dụng tự căn chỉnh, chèn logo… để có mẫu in theo yêu cầu.

2.2 Các bước thực hiện

• Đối với hóa đơn nhập mới

1. Nhập hóa đơn mới và lưu
2. Nhấn nút ‘In c.từ’ hoặc bấm Ctrl + I
Chọn mẫu báo các cần in

• Đối với hóa đơn đã nhập trước đó

1. Nhấn nút ‘Tìm’ để tìm hóa đơn đã nhập trước đó.
2. Sau khi đã tìm được hóa đơn cần thiết thì nhấn nút ‘In c.từ’ hoặc bấm Ctrl + I
3. Chọn mẫu báo cáo cần in

2.3 Trạng thái in của hóa đơn

Khi nhấn nút in trong màn hình “In chứng từ” (chỉ đối với một trong các mẫu hóa đơn trên) thì chương trình sẽ cập nhật lại “Trạng thái in” (= 1 nếu kích in lần đầu, = 2 nếu kích in lần 2,...).
Trạng thái sẽ thể hiện trên màn hình nhập liệu: Diễn giải “Trạng thái in” (0/1/2/.../n) thuộc ô dưới cùng màn hình (cùng ô với diễn giải trạng thái). Hóa đơn chưa được in thì hiện = 0.

3 Một số xử lý khi in hóa đơn

3.1 Sửa hóa đơn

Hóa đơn đã được in rồi thì khi nhấn “Sửa” chứng từ yêu cầu cảnh báo “Hóa đơn đã được in, có muốn sửa lại chứng từ hay không?”

3.2 Xóa hóa đơn

Hóa đơn đã được in rồi thì chương trình sẽ không cho phép “Xóa” chứng từ.

3.3 Hủy hóa đơn

- Vấn đề hủy hóa đơn: Tại trường “Xử lý” trên màn hình nhập liệu thêm một xử lý là “Hủy hóa đơn”. Khi lưu chứng từ thì chuyển thành trạng thái “Hóa đơn hủy”; Điều kiện hủy: chỉ những chứng từ đã in hóa đơn rồi thì mới được phép hủy.
- Khi chọn xử lý “Hủy hóa đơn” thì chương trình chỉ lưu duy nhất vào tệp thuế đầu ra để báo cáo, các thông tin về mã số thuế, mặt hàng, doanh số, thuế để trắng và gán = 0, cột tên người mua và ghi chú gán vào chữ “Hóa đơn hủy”;

- Chứng từ ở trạng thái “Hóa đơn hủy” thì chương trình sẽ không cho phép sửa, xóa;

3.4 In lại hóa đơn

Khi in chứng từ lần thứ 2 trở đi, chọn in tiếp, chương trình sẽ ra thông báo:

Chọn Có, yêu cầu xác nhận lại mật khẩu đăng nhập vào chương trình của user hiện hành

3.5 Tra cứu lịch sử in hoá đơn

Tiện ích “Xem thông tin in hóa đơn” tại biểu tượng góc dưới cùng bên phải màn hình để thể hiện thông tin các lần in. Các thông tin thể hiện bao gồm: Lần in, người in, thời gian in, tên máy tính in.

4. Một số mẫu hóa đơn tự in của khách hàng được in trực tiếp từ phần mềm FAST

Khi in lần thứ 2 trở đi, chương trình sẽ bổ sung chữ ‘Bản sao’ ngay trên hóa đơn

5. Phần mềm kế toán uy tín nhất hiện nay

• Phần mềm kế toán ACC
• Phần mềm BRAVO
• Phần mềm 3S ERP
• Phần mềm kế toán MISA
• Phần mềm Smart Pro
• Phần mềm ABS

Trên đây là toàn bộ giải đáp của chúng tôi về hướng dẫn cách in chứng từ trong phần mềm kế toán FAST. Trong quá trình tìm hiểu, nếu có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.