Hướng dẫn trích yếu văn bản và nội dung trong văn bản [2024]

Theo như quy định pháp luật hiện hành thì tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản là một trong những thành phần thể thức bắt buộc khi trình bày văn bản quy phạm pháp luật. Theo đó để hiểu rõ hơn về  việc trình bày tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản, mời quý khách theo dõi bài viết dưới đây của Luật ACC chúng tôi về hướng dẫn trích yêu văn bản và nội dung trong văn bản.

Hướng dẫn trích yêu văn bản và nội dung trong văn bản

1. Trích yếu văn bản là gì

Để trả lời câu hỏi trích yếu văn bản là gì?, chúng tôi xin đưa ra ý kiến như sau:

Trích yếu văn bản là hoạt động lấy thông tin, nội dung từ một văn bản này vào văn bản khác để tránh dài dòng khi soạn thảo văn bản và dẫn thẳng đến nguồn mà tác giả muốn nói tới.

Với tên loại và quy định trích yếu nội dung văn bản trong pháp luật

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm.

Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

2. Viện dẫn văn bản

Như vậy phần bên trên chúng tôi đã có câu trả lời cho câu hỏi trích yếu văn bản là gì?. Tiếp theo sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ một số vấn đề pháp lí liên quan đến hoạt động này. Trong pháp luật khi viện dẫn văn bản cũng có thể coi là trích yếu văn bản:

Tại phần nội dung văn bản hành chính:

+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh);

Ví dụ: ….. được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

+ Trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

- Cách viết khi viện dẫn

Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

Ví dụ:

- Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự.

- Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14.

3. Viện dẫn Phần, Chương

Trường hợp viện dẫn đến chương nằm trong phần, mục nằm trong chương, tiểu mục nằm trong mục thì phải nêu đầy đủ tiểu mục, mục, chương, phần của văn bản đó.

Ví dụ: Chương I Phần thứ nhất Bộ luật Lao động 2019

4. Viện dẫn Điều luật

Trường hợp viện dẫn đến điều, khoản, điểm thì không phải xác định rõ phần, chương, mục, tiểu mục có chứa điều, khoản, điểm đó.

Trường hợp viện dẫn đến khoản, điểm thì phải xác định rõ khoản, điểm thuộc điều cần viện dẫn của văn bản đó.

Trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm.

Ví dụ: Căn cứ Điểm a Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QHQ12

Lưu ý thêm: Trường hợp viện dẫn đến phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản thì phải viện dẫn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn và tên của văn bản; nếu viện dẫn đến khoản, điểm khác trong cùng một điều hoặc từ mục, tiểu mục, điều này đến mục, tiểu mục, điều khác trong cùng một chương của cùng một văn bản thì không phải xác định tên của văn bản nhưng phải viện dẫn cụ thể.

5. Viện dẫn văn bản trong trường hợp sửa đổi, bổ sung

Hiện tại chưa có quy đinh cụ thể cho trường hợp này, tuy nhiên để thuận tiện cho việc tra cứu thì các bạn nên thực hiện theo hướng dẫn sau đây:

Ví dụ: Đối với hành vi “sử dụng hàng hóa trong hạn ngạch thuế quan không đúng quy định” trước đây được quy định tại Điểm d, Khoản 2, Điều 8 Nghị định 127/2013/NĐ-CP; tại Nghị định 45/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 127/2013/NĐ-CP thì hành vi nêu trên được quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 8 được sửa đổi tại Khoản 5, Điều 1 Nghị định 45/2016/NĐ-CP.

Theo đó, khi viện dẫn văn bản sẽ ghi: “Hành vi: “Sử dụng hàng hóa trong hạn ngạch thuế quan không đúng quy định” được quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 8 Nghị định 127/2013/NĐ-CP ngày 15/10/2013, đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 5, Điều 1 Nghị định 45/2016/NĐ-CP ngày 26/5/2016”..

6. Những câu hỏi thường gặp.

6.1. Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản không?

Thông tư 01 loại trừ một số trường hợp không ghi cơ quan chủ quản thì nay quy định mới đã bãi bỏ các trường hợp loại trừ này.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.

Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.

Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.

6.2. Chữ ký của người có thẩm quyền?

Nghị định mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền.

Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

6.3. Thay đổi cách đánh số trang văn bản như thế nào?

Trước đây số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) thì nay số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.

7. Dịch vụ tại Luật ACC

Luật ACC xin gửi lời chào tới quý khách!

Tại ACC, quý khách có thể nhận được dịch vụ tư vấn và làm thủ tục trọn gói vô cùng nhanh chóng. Chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu: Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn về quy trình, thủ tục thực hiện; hồ sơ cần chuẩn bị; hướng dẫn quý khách ký và hoàn thiện theo quy định; Tư vấn, hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan 24/7.

Trên đây là một số chia sẻ về hướng dẫn trích yêu văn bản và nội dung trong văn bản. Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất theo:

Email: [email protected]

Hotline: 1900 3330

Zalo: 084 696 7979