Hướng dẫn thể thức văn bản chuẩn theo thông tư 01

Soạn thảo văn bản là công việc quen thuộc của không ít dân văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày văn bản đúng chuẩn Thông tư 01. Trong bài viết dưới đây của Luật ACC, chúng tôi xin chia sẻ một số thông tin quan trọng về hướng dẫn thể thức văn bản chuẩn theo thông tư 01. Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

Hướng dẫn thể thức văn bản chuẩn theo thông tư 01

1. Khổ giấy

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

Theo đó kiểu trình bày theo thông tư 01 về văn bản thì:

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục.

2 Chọn phông chữ và cỡ chữ

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Theo thông tư 01 bộ nội vụ thể thức văn bản thì riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.

Ví dụ:

– Phần Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ:

Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline),

Theo đó, dòng chữ thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cỡ chữ từ 12 – 13; dòng chữ thứ hai “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” cỡ chữ từ 13 – 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14).

– Phần địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản thì cỡ chữ từ 13 đến 14.

3. Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản

Thực tế có rất nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều cơ quan, tổ chức ban hành. Theo thông tư về thể thức văn bản thì cách ghi tên cơ quan ban hành như sau:

– Không ghi cơ quan chủ quản với:

+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

+ Văn phòng Quốc hội;

+ Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;

+ Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

+ Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91.

– Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản với các đơn vị còn lại.

Theo thông tư 01 văn bản hành chính thì tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt đúng chuẩn (viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân – UBND, Hội đồng nhân dân – HĐND,…).

Đối với các văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp thì tên cơ quan phải viết bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu (từ 12 đến 13), kiểu chữ đứng; nếu tên dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.

Nếu cả tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản dài đều có thể trình bày thành nhiều dòng. Các dòng chữ cách nhau dòng đơn (giãn dòng 1.0).

4. Số, ký hiệu văn bản

* Số của văn bản

Khi đọc các thông báo, quyết định của Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân chắc hẳn ai cũng sẽ có lúc tự hỏi tại sao văn bản lại có số này mà không phải là số kia.

Ý nghĩa của số văn bản như sau:

Thông tư 01 quy định thể thức văn bản  quy định số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số này được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Trên văn bản, từ “Số” được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau từ “Số” có dấu hai chấm. Với những văn bản có số nhỏ hơn 10 thì phải có chữ số “0” phía trước.

* Ký hiệu của văn bản

Tương tự như các thành phần khác, ký hiệu văn bản cũng phải tuân theo tiêu chuẩn chung, không phụ thuộc vào ý muốn của người soạn thảo.

Theo đó, ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Riêng ký hiệu công văn sẽ bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo (nếu có).

Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

Ví dụ:

Nghị định do Chính phủ ban hành: Số:…/NĐ-CP

Quyết định do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Số:…/QĐ-TTg

Công văn của Bộ Tài chính do Vụ Chính sách thuế soạn thảo: Số:…/BTC-CST

…

5. Quy ước viết tắt tên loại văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Theo quy định tại thông tư 01 thể thức trình bày văn bản thì tất cả các văn bản khi ban hành đều phải ghi tên loại trừ công văn.

Văn bản hành chính gồm có tất cả 32 thể loại, trong đó điển hình có một số loại thường gặp như:

Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường…

Khi trình bày văn bản hành chính, người soạn thảo cần phải “nằm lòng” quy ước viết tắt tên loại văn bản theo Phụ lục I được ban hành kèm theo Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ, cụ thể:

6. Trình bày nội dung ngắn gọn, chính xác

Theo Điều 11 Thông tư 01, nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản, chính vì vậy cần chú ý các yêu cầu sau:

– Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

– Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

– Dùng từ ngữ phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết), thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

– Lưu ý viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng…

Ngoài ra còn một số thông tin chi tiết quy định về thể thức văn bản đã được chỉ rõ ra trong thông tư 01 hướng dẫn thể thức văn bản

Mời quý khách tham khảo tại đây: Thông tư 01/2011/tt-bnv hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Trên đây là một số chia sẻ về hướng dẫn thể thức văn bản chuẩn theo thông tư 01. Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất theo:

Email: [email protected]

Hotline: 1900 3330

Zalo: 084 696 7979