Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP phân hệ quản lý kho

Ngày nay, rất nhiều ứng dụng công nghệ đã được đưa vào nhằm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp. Trong đó phải kể đến phần mềm SAP quản lý kho. Đây là công cụ quản lý kho giúp người dùng hoạch định quá trình, lưu thông và tối ưu các loại hàng hóa, bán thành phẩm. Sau đây sẽ là Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP quản lý kho.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP phân hệ quản lý kho

1. Phần mềm quản lý kho SAP là gì?

Trước khi làm rõ phần mềm SAP quản lý kho, bạn cần hiểu tổng quan về SAP. Phần mềm SAP (SAP ERP) là một phần mềm quản trị doanh nghiệp. Nó mang đến một loạt kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp ERP nhằm hỗ trợ kinh doanh. Trong đó phục vụ các mục đích quản lý:

• Nhân sự.
• Quan hệ khách hàng.
• Dòng sản phẩm.
• Quản lý kho.
• Tài chính, kế toán.

Sử dụng phần mềm quản lý SAP sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí xử lý đơn hàng, chi phí vận chuyển, phân phối hàng hóa, tiết kiệm thời gian báo giá và thanh toán. Đồng thời, với công cụ này, các thông tin được cung cấp nhanh chóng và chính xác. Nhờ đó, doanh nghiệp được tối ưu nguồn vốn, nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Hệ thống SAP bao gồm các module khác nhau, tương tự như như phần mềm quản lý khách hàng, quản lý nhân sự hay quản lý công việc… Tùy vào nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp mà khai thác hợp lý. Tuy nhiên, module quản trị tài chính kế toán là bắt buộc áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp.

Về phần mềm quản lý kho, nhiệm vụ của nó là giúp hoạch định các quá trình thực hiện lưu thông và tối ưu từ hàng hóa, nguyên vật liệu đến thành phẩm và bán thành phẩm.

2. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho SAP?

Để lý giải nguyên nhân nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phần mềm SAP quản lý kho cho doanh nghiệp, chúng ta cần hiểu công việc của một người quản lý kho là gì? Quản lý kho có rất nhiều nhiệm vụ quan trọng liên quan đến lưu trữ, bảo quản, xuất và nhập khẩu hàng hóa. Cụ thể như sau:

• Phân loại và sắp xếp hàng hóa theo đúng yêu cầu của quản lý, nhà sản xuất.
• Sắp xếp các mặt hàng theo trật tự nhất định để mọi người có thể nhận biết các loại hàng hóa, vật tư và nguyên liệu đang có trong kho.
• Phân loại và sắp xếp hàng hóa theo các tiêu chuẩn nhất định.
• Lên chính sách bảo quản, triển khai xuất nhập khẩu hàng hóa phù hợp.
• Làm thủ tục đặt hàng, nhập hàng.
• Đề xuất lập phiếu yêu cầu mua hàng khi số lượng hàng hóa trong kho không đủ đáp ứng.
• Kiểm kê các kệ hàng định kỳ, tránh các rủi ro do tồn kho, thiếu hàng.
• Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ theo quy định.
• Ghi phiếu nhập, xuất kho, theo dõi hàng hóa xuất nhập hàng ngày và đối chiếu điều chỉnh chênh lệch.

Đây vốn là khối lượng công việc khổng lồ của người quản lý kho. Nếu không có phần mềm hỗ trợ, họ sẽ phải làm thủ công mỗi ngày. Khi đó, có nhiều rủi ro, nhầm lẫn rất dễ xảy ra. Chẳng hạn như mất hàng, sắp xếp hàng hóa sai vị trí, tìm kiếm hàng mất nhiều thời gian, bất cập trong xuất nhập khẩu và đặt hàng dẫn đến giảm doanh thu…

Trong khi đó, SAP quản lý kho cho thấy rõ những ưu điểm của nó, rất giống lợi ích phần mềm quản lý rủi ro mang lại khi khắc phục được các yếu điểm của việc làm thủ công, tránh hiện tượng thất thoát hàng hóa hoặc sai sót ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Giải pháp quản lý kho bằng phần mềm SAP giúp doanh nghiệp biến mọi việc trở nên dễ dàng, khoa học và chính xác, đầy đủ thông tin, tiết kiệm thời gian hơn bao giờ hết. Thêm vào đó, nó còn hỗ trợ tính toán và lưu trữ, xuất file ngay khi cần thiết.

3. Ưu điểm của phần mềm SAP quản lý kho

Tìm hiểu về ưu điểm phần mềm SAP quản lý kho, trước hết bạn phải hiểu các công việc liên quan đến quản lý và phân luồng di chuyển của hàng hóa. Nó bao gồm:

• Việc đóng gói, vận chuyển.
• Lưu kho hàng hóa.
• Bảo quản hàng trong kho cho tới khi sản phẩm được giao đến người tiêu dùng cuối cùng.
• Lợi ích của phần mềm SAP quản lý kho.

Hoạt động của chuỗi quản lý kho hàng được chia làm 3 mảng là quản lý chuỗi cung ứng, quản lý vận chuyển và quản lý kiểm kê, lưu kho hàng hóa. Trong tất cả các mảng này, người dùng đều có thể sử dụng phần mềm SAP để đơn giản hóa mọi thao tác và khiến cho việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn.

4. Tính năng hữu ích của SAP đối với doanh nghiệp

SAP có rất nhiều ưu điểm so với quản lý kho thủ công. Vậy sử dụng phần mềm SAP quản lý kho mang đến những tính năng hữu ích như:

• Giúp doanh nghiệp đảm bảo không có hàng tồn hoặc số lượng hàng lưu kho luôn ít nhất.
• Cải thiện hiệu quả kinh doanh và rút ngắn thời gian quản lý kho.
• Doanh nghiệp được nhận yêu cầu bổ sung hàng tự động khi kho hết hàng.
• Giúp người dùng dự đoán chính xác lượng hàng bán ra và dự kiến nhập hàng phù hợp.
• Tính năng đặc biệt của SAP trong quản lý kho.
• SAP giúp bạn cải thiện hiệu quả làm việc, tối ưu hóa các tiến trình.
• Công việc quản lý xuất, nhập, tồn kho được xử lý nhanh chóng bằng mã vạch. Bạn có thể hủy trả hàng chính xác và xem lượng hàng tồn ngay trên điện thoại di động.
• SAP liên kết trực tiếp các khối công việc giúp bạn dễ dàng kiểm soát kho hơn là quy trình quản lý thủ công.
• Chuỗi cung ứng hàng hóa bằng SAP đem lại hiệu quả rõ ràng.
• Mọi thông tin về hàng hóa trong kho đều được cập nhật đầy đủ, chi tiết, rất dễ tìm kiếm.
• Bạn có thể quản lý từ thông tin chung của hàng hóa cho đến các đơn hàng chi tiết và hóa đơn chứng từ kèm theo.
• SAP giúp bạn phân nhóm, phân loại hàng hóa theo ý muốn.
• Bằng phần mềm SAP, bạn dễ dàng quy đổi đơn vị tính, đo đếm hàng hóa một cách nhanh chóng, chính xác.
• Mọi thông tin về xuất, nhập hàng hóa đều được lưu trữ.

Có thể thấy phần mềm SAP quản lý kho rất hữu ích trong việc kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp đến nhà kho. Nó bao quát mọi thông tin về khách hàng cuối cùng và xử lý trả hàng. Mặc dù không phải phần mềm quản lý kho miễn phí, bạn phải trả một khoản tiền nhất định cho việc cài đặt và sử dụng, tuy nhiên việc đầu tư này vô cùng xứng đáng vì doanh nghiệp của bạn nhận được rất nhiều lợi ích và khắc phục được những khó khăn nhờ công nghệ này.

Sử dụng công cụ quản lý kho SAP, bạn có thể thiết lập kế hoạch và kiểm soát mọi thứ theo đúng quy trình của mình. Mọi quy trình thực hiện đều rõ ràng hơn, từ đó giúp hoạt động trao đổi thông tin, mua bán của cả chuỗi cung ứng luôn được đảm bảo.

Để phát huy tối đa hiệu quả của phần mềm, bạn nên đọc kỹ hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP quản lý kho và thực hiện cho đúng.

Phần mềm quản lý kho SAP là giải pháp công nghệ cần thiết cho các doanh nghiệp sản xuất. Hiện nay, khách hàng có thể lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí để tiết kiệm chi phí.

5. Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP quản lý kho hiệu quả

Hệ thống SAP Business One được biết đến như là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nổi tiếng trên thế giới. Trong đó SAP Business One có phân hệ quản lý kho được đóng gói sẵn trong phần mềm quản trị, song hành cùng các phân hệ như kế toán tài chính, mua hàng, bán hàng, quản lý sản xuất,…

Quản lý đa nhiệm chính là yêu cầu hàng đầu của doanh nghiệp hiện nay. Các doanh nghiệp có nhu cầu quản trị một cách toàn diện nhiều phòng ban nên cân nhắc và lựa chọn đầu tư giải pháp phần mềm quản lý kho SAP Business One để đem lại hiệu quả toàn diện về mọi mặt.

Hệ thống phần mềm SAP Business One là một trong những hệ thống quản lý doanh nghiệp được phát triển và tin dùng hàng đầu trên thế giới. Nguyên nhân khiến SAP trở nên phổ biến rộng rãi là phần mềm có khả năng tích hợp gần như toàn bộ quy trình nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp, trong đó có phân hệ quản lý kho bãi. Một số chức năng tiêu biểu mà phần mềm SAP quản lý kho có thể thực hiện hiệu quả, bao gồm:

• Lưu thông và tối ưu các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm.
• Sắp xếp và phân loại hàng hóa trong kho.
• Thực hiện các thủ tục điều chuyển.
• Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu.

Xem chi tiết Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP quản lý kho tại đây:

5.1. Kiểm tra tồn kho trong phần mềm SAP Business One

Để kiểm tra số lượng hàng tồn kho trong phần mềm SAP B1, người dùng vào Main Menu -> Inventory -> Item Master Data

Tại trường Item No. người dùng nhấn Tab và chọn mặt hàng cần kiểm tra trong danh sách List of Items, ở đây tôi chọn mã P0001 có tên là “Product 1”
Chọn sang tab Inventory Data để kiểm tra tồn kho của mặt hàng.

• In Stock: số lượng tồn kho tại thời điểm hiện tại: 1,
• Committed: số lượng đặt hàng chưa giao: 2000,
• Ordered: số lượng đặt mua nhưng chưa nhận: 3000,
• Available: lượng hàng khả dụng: 1001

5.2. Nghiệp vụ điều chỉnh tăng kho (Good Receipt)

Vào Main Menu -> Inventory -> Inventory Transactions -> Goods Receipt

Nhấn Tab tại trường Item No. của cửa sổ Goods Receipt, chọn mặt hàng cần điều chỉnh tăng và nhấn Choose

Người dùng điền các thông tin cần thiết như số lượng tôi nhập thêm 110, nhập đơn giá tại trường Unit Price và chọn tài khoản đối ứng tăng bằng cách trỏ chuột ở ô Inventory Offset – Increase Account và nhấn Tab

Và chọn tài khoản

Sau đó chúng ta kiểm tra lại sự thay đổi của mặt hàng trong kho bằng cách vào Main Menu -> Inventory -> Item Master Data, chọn tab Inventory Data của mặt hàng cần kiểm tra.

Ta thấy ở đây có 2 sự thay đổi là Instock đã tăng từ 1 thành 111 và Available tăng từ 1001 lên 1111

5.3. Nghiệp vụ điều chỉnh giảm kho (Good Issue)

Tương tự như nghiệp vụ điều chỉnh tăng kho trong phần mềm SAP Business One, để thực hiện điều chỉnh giảm kho, người dùng vào Main Menu -> Inventory -> Inventory Transactions -> Goods Issue và chọn mã hàng cần giảm, ở đây tôi chọn tiếp mã P0001.

Điền các thông tin tương tự như nghiệp vụ tăng kho, ở đây tôi điều chỉnh số lượng giảm là 50

Vào Item Master Data để kiểm tra ta thấy số lượng In Stock đã giảm còn 61 và Available cũng giảm còn 1061

5.4. Nghiệp vụ điều chỉnh chuyển kho (Inventory Transfer)

Người dùng vào Main Menu -> Inventory -> Inventory Transactions -> Inventory Transfer

Ở ví dụ này tôi tiếp tục sử dụng mã P0001

Ví dụ này thực hiện nghiệp vụ chuyển kho nội bộ nên sẽ không điền thông tin Business Partner.

• 1 – Nếu chuyển từ kho 1 sang kho 2 thì người dùng chỉ cần điền thông tin 1 lần
• 2- Nếu chuyển từ kho 1 sang kho 2 và kho 4 thì người dùng có thể gọi 2 dòng Item No. cho 1 thành phẩm.

Ví dụ thực hiện nghiệp vụ chuyển kho nội bộ với sản phẩm “Product 1” từ kho 1 sang kho 2 số lượng 20 đơn vị và chuyển sang kho 4 số lượng 10 đơn vị.

Trong đó:

• Item No.: Mã hàng hóa
• Item Description: Tên hàng hóa
• To Warehouse: Kho đến
• From Warehouse: Kho đi
• Quantity: Số lượng

Vào Item Master Data để kiểm tra thông tin của mã hàng người dùng có thể thấy:

• Kho 1: In Stock giảm từ 61 còn 31
• Kho 2: In Stock tăng từ 0 thành 20
• Kho 4: In Stock tăng từ 0 thành 10

Kết luận các nghiệp vụ đã thực hiện trong bài hướng dẫn với mã hàng hóa là P0001 – Product 1, tồn kho thực tế ban đầu (In Stock) tại kho 1 (Warehouse 1) = 1

Nghiệp vụ điều chỉnh tăng kho số lượng 110 đơn vị:

• Warehouse 1: In Stock = 1 + 110 = 111

Nghiệp vụ điều chỉnh giảm kho số lượng 50 đơn vị:

• Warehouse 1: In Stock = 111 – 50 = 61

Nghiệp vụ điều chỉnh chuyển kho:

Kho đi: số lượng 30 đơn vị

• Warehouse 1: In Stock = 61 – 30 = 31

Kho đến: số lượng 30 đơn vị

• Warehouse 2: In Stock = 0 + 20 = 20
• Warehouse 4: In Stock = 0 + 10 = 10

6. Phần mềm kế toán tại Luật ACC

Nắm bắt được những vấn đề mà cả kế toán và chủ doanh nghiệp gặp phải, liên tục cải tiến từng ngày nhằm đem lại phần mềm kế toán ưu việt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tận dụng những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm nêu trên, hiện nay Công ty Luật ACC sắp phát hành phần mềm kế toán với các ưu điểm: