Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý dự án Jira

• Roles: Xác lập các người đảm nhận về vai trò đối với của dự án. Mục này sẽ xác nhận ai tham gia vào dự án, những người được thêm vào role thì mới tạo được Resource Allocation và Project team của hoạt động sau này.
• Issue: Là các tasks, bugs, features hay bất kì các type khác của project work.
• Project: Chức năng này được thiết lập để phân quyền quản trị cho các thành viên của dự án.
• Component: Đây sẽ là nơi để bạn nhập tất cả các sản phẩm của dự án lấy từ file kế hoạch dân số vào đây. .
• Workflow: Đem đến cái nhìn toàn diện và các bước cơ bản cho từng phần công việc của bạn.
• Priority: Biểu hiệu mức độ ưu tiên của các lỗi.
• Status: Đại diện cho các vị trí của vấn đề ở trong workflow.

• Bước 1: Chọn Create trên Top bar.
• Bước 2: Nhập thông tin dữ liệu liên quan đến dự án bao gồm tên dự án, loại issue, nội dung tóm tắt, độ ưu tiên, thời gian hoàn thành…
• Bước 3: Chọn cấu hình issue Thực hiện chọn Configure Fields > Chọn Custom. Sau đó, bạn hãy chọn trường thông tin mong muốn ẩn/ hiện hoặc chọn all để hiển thị tất cả.

4.2. Các thao tác với Issue

Bạn có thể thao tác với Issue theo nội dung hướng dẫn dưới đây:

• Sao chép issue: Mở Issue cần sao chép rồi chọn More và Clone.
• Chuyển đổi sub-task/issue và ngược lại: Bạn hãy chọn Sub-task/issue cần chuyển. Sau đó, bạn hãy chọn More > Convert to Issue hoặc Convert to Sub-Task.
• Theo dõi và phân loại, tìm kiếm issue thông qua nhãn dán: Bạn hãy chọn Issue cần thao tác rồi chọn More > Labels để thực hiện thêm và xóa nhãn.

4.3. Tìm kiếm Issue

Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn các mẹo tìm kiếm Issue bằng các thao tác đơn giản nhất qua nội dung dưới đây:

• Nếu bạn muốn tìm kiếm nhanh thì chỉ cần thực hiện nhập từ khóa vào Quick Search và Enter.
• Đối với tìm kiếm cơ bản, bạn hãy vào menu Issues trên Header bar rồi chọn Search for issue.
• Ở mức tìm kiếm nâng cao, bạn hãy vào menu Issues trên Header bar và chọn Search for issue > Advanced.
• Thao tác với kết quả
  • Tùy chỉnh giao diện hiển thị: Listview/ Detail view.
  • Thay đổi thứ tự sắp xếp trên từng cột: Nhấn vào tên cột.
  • Ẩn/hiện cột: Nhấp vào Columns rồi chọn các cột cần ẩn/ hiện.
  • Xem chi tiết các Issue: Chọn vào từ khóa hoặc tên Issue.

4.4. Tạo bộ lọc tìm kiếm

Hệ thống Jira gồm 2 loại bộ lọc chính:

• Bộ lọc hệ thống (System filter): là các bộ lọc có sẵn trong hệ thống .
• Bộ lọc yêu thích (Favorite filter): là các bộ lọc do người dùng tạo ra.

Để tạo bộ lọc trong phần mềm quản lý Jira, bạn hãy chọn Issues > Search for Issues để xác định tìm kiếm. Cuối cùng, bạn hãy nhấp vào Save as và chọn tên cho một bộ lọc mới của bạn. Bạn cũng có thể xem bộ lọc vừa tạo bằng cách nhấp vào Isseus. Ngoài ra, bạn còn có thể thực hiện một số thao tác sau khi đã tạo bộ lọc như cập nhật bộ lọc, xóa bộ lọc, tạo thêm bộ lọc ẩn danh, chia sẻ bộ lọc…

4.5. Lập báo cáo

Điểm nổi bật khi sử dụng Jira là có thể đem đến cái nhìn tổng quan qua việc cung cấp kết quả với hơn chục loại báo cáo khác nhau. Những loại báo cáo tiêu biểu là:

• Thống kê số lượng issue theo thời gian.
• Hiển thị số lượng issue đã được tạo và và số lượng issue đã giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định do bạn lựa chọn.
• Hiển thị các báo cáo thống kê theo sự lựa chọn của bạn.
• Báo cáo số lượng Issue đã được tạo lập trong một khoảng thời gian nhất định do bạn lựa chọn.

• Bạn có thể phân quyền trong dự án chung và từng nhiệm vụ cụ thể. Nhờ đó, bạn sẽ có thể bảo vệ thông tin độc quyền của mình.
• Có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống khác.
• Cho phép bạn có thể tùy biến trong việc mở rộng và tích hợp Jira vào trong hệ thống quản trị đang dùng.
• Phần mềm đã được thử nghiệm sử dụng với tất cả các trình duyệt phổ biến hiện nay.
• Jira hoạt động trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.
• Có thể luân chuyển bản cứng một cách thuận tiện.
• Nhiều tính năng sẽ được nâng cao hơn khi kết hợp trực tiếp với code trên môi trường phát triển.

5.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên, phần mềm Jira cũng có nhiều khuyết điểm người dùng cần xem xét như sau:

• Chi phí sử dụng phần mềm Jira khá cao, chỉ được dùng thử 7 ngày đầu.
• Mất nhiều thời gian để thiết lập nên chỉ phát huy tối ưu với dự án lớn.
• Sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh với nhiều thuật ngữ khó hiểu.
• Quy trình phức tạp.