Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Giấy đăng ký kinh doanh (2024)

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là một loại giấy tờ cần thiết cho doanh nghiệp đối với các hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật. Đối với trường hợp muốn sử dụng giấy đăng ký kinh doanh được cấp ở quốc gia khác tại Việt Nam hoặc ngược lại thì phải thực hiện một thủ tục có tên là hợp pháp hóa lãnh sự Giấy đăng ký kinh doanh. Để giúp các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này, ACC xin gửi đến bạn bài viết sau.

1. Thời gian thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Giấy đăng ký kinh doanh

Khi bạn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Giấy đăng ký kinh doanh, bạn sẽ trải qua giai đoạn dịch thuật, công chứng Giấy đăng ký kinh doanh, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự. Do đó, tổng thời gian hợp pháp hóa lãnh sự Giấy đăng ký kinh doanh bao gồm:

• Thời gian dịch thuật, công chứng: tùy từng nơi thực hiện sẽ có thời gian khác nhau.
• Thời gian chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài sẽ tuỳ vào quy định của quốc gia đó, nhưng thông thường sẽ là 1-2 ngày nếu nộp trực tiếp.
• Thời gian chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam là: 1 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ hoặc kéo dài không quá 05 ngày làm việc tùy vào số lượng giấy tờ.

2. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự Giấy đăng ký kinh doanh

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam bao gồm:

• Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (Hà Nội)

Địa chỉ: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội

Điện thoại: 024 3799 3125

• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh

Địa chỉ: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 3822 4224

• Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự của nước ngoài thường bao gồm: cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài (Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán nước ngoài tại Việt Nam).

3. Một số lưu ý đối với Giấy đăng ký kinh doanh cần hợp pháp hóa lãnh sự

• Giấy đăng ký kinh doanh phải rõ ràng, sạch sẽ, không rách, không nhàu nát.
• Giấy đăng ký kinh doanh không bị sửa chữa, tẩy xoá mà không đính chính đúng quy định.
• Giấy đăng ký kinh doanh không có chi tiết mâu thuẫn.
• Giấy đăng ký kinh doanh không bị giả mạo hoặc không được cấp sai thẩm quyền.
• Giấy đăng ký kinh doanh phải có chữ ký, con dấu gốc. Trường hợp, chữ ký, con dấu chưa được đăng ký trên hệ thống thông tin quốc gia thì thời gian thẩm định có thể kéo dài.

4. Quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Giấy đăng ký kinh doanh

4.1. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh được cấp ở nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Dịch thuật sang tiếng việt và công chứng giấy đăng ký kinh doanh tại văn phòng công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với hồ sơ bao gồm:

• Bản gốc giấy đăng ký kinh doanh;
• Bản chụp giấy tờ tùy thân
• Bản uỷ quyền (nếu nhờ nộp hộ).

Sau khi nhận được chứng nhận lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh thì bạn thực hiện bước tiếp theo.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam với hồ sơ bao gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• Trường hợp nộp trực tiếp: người đề nghị sẽ xuất trình giấy tờ tùy thân (bản chính). Trường hợp nộp qua bưu điện: 01 bản chụp giấy tờ tùy thân.
• Giấy tờ, tài liệu đã được cơ quan có thẩm quyền nước ngoài chứng nhận;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Nếu đã sử dụng loại tiếng này thì không cần bản dịch.
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận và 01 bản chụp bản dịch (nếu có);
• Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của tài liệu thì thêm 01 bản gốc + 01 bản sao giấy tờ, tài liệu có liên quan

Khi nhận được kết quả giấy chứng nhận được hợp pháp hóa lãnh sự thì bạn đã có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

4.2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh được cấp ở Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

Bước 1: Dịch thuật sang tiếng nước bạn muốn sử dụng và công chứng giấy đăng ký kinh doanh tại văn phòng công chứng hoặc cơ quan ban hành.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam với hồ sơ bao gồm:

• 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu;
• 01 bản gốc + 01 bản chụp giấy đăng ký kinh doanh;
• Xuất trình giấy tờ tuỳ thân khi nộp trực tiếp. Hoặc 01 bản chụp khi nộp bưu điện.

Sau khi nhận được chứng nhận lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh thì bạn thực hiện bước tiếp theo.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với hồ sơ theo yêu cầu.

Khi nhận được kết quả giấy chứng nhận được hợp pháp hóa lãnh sự thì bạn đã có thể sử dụng hợp pháp tại nước ngoài. 

5. Mức lệ phí chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự Giấy đăng ký kinh doanh

Lệ phí bạn cần phải nộp tại cơ quan hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam (theo Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC):

• Đối với chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 đồng/bản.
• Đối với việc cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 đồng/bản.

Đây chỉ là lệ phí bạn phải nộp cho cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Ngoài ra, bạn còn cần phải nộp thêm lệ phí chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài tùy thuộc vào quy định tại nước đó.

Trên đây là một số thông tin về hợp pháp hóa lãnh sự Giấy đăng ký kinh doanh. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay nhu cầu pháp lý nào cần chúng tôi hỗ trợ tư vấn và thực hiện thì hãy liên hệ với Công ty Luật ACC, chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn.

• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 3330
• Zalo: 084 696 7979