Soạn thảo hợp đồng tổ chức hội chợ, triển lãm 2021

Soạn thảo hợp đồng tổ chức hội chợ, triển lãm
Soạn thảo hợp đồng tổ chức hội chợ, triển lãm

Hội chợ, triển lãm thương mại là hoạt động mà nhiều doanh nghiệp xem đây là cơ hội để hiện hữu và quảng bá nhiều sản phẩm, dịch vụ của mình. Đồng thời quan đây, nhiều doanh nghiệp cũng gặp gỡ và học hỏi được những ưu việt từ những doanh nghiệp khác, từ đó rút ngắn được thời gian, có thêm nhiều kinh nghiệm để kinh doanh hiệu quả. Vậy Hợp đồng tổ chức hội chợ, triển lãm được soạn thảo như thế nào? Và Pháp luật có quy định gì về hội chợ, triển lãm thương mại?

1. Hội chợ, triển lãm thương mại là gì?

Căn cứ vào Điều 129 Luật thương mại 2005 thì: Hội chợ, triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại được thực hiện tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định để thương nhân trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng dịch vụ;

2. Cách thức tham gia hội chợ, triễn lãm thương mại?

Thương nhân có thể trực tiếp tổ chức hội chợ, tiễn lãm hoặc thông qua hợp đồng dịch vụ tổ chức, triễn lãm thương mại.

  • Đối với những Hội chợ, triển lãm được tổ chức ở Việt Nam phải được đăng kí, xác nhận bằng văn bản của cơ quan quản lý nhà nước về thương mại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức sự kiện.
  • Đối với những Hội chợ, triển lãm được tổ chức ở nước ngoài phải đăng ký với Bộ Công Thương khi thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại tổ chức cho thương nhân khác tham gia sự kiện.

3. Cách thức soạn thảo và những nội dung cần có của Hợp đồng tổ chức hội chợ, triển lãm

Hình thức hợp đồng

  • Khoản 2 Điều 130 Luật Thương mại 2005 quy định: Hợp đồng dịch vụ tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại phải được lập thành văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương.
  • Theo đó, để đảm bảo tính pháp lý của Hợp đồng đăng ký hội chợ, triển lãm thì Hợp đồng phải được lập thành văn bản theo quy định của pháp luật; hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương bao gồm như: điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu, …

Nội dung của Hợp đồng gồm những nội dung cơ bản sau đây

Những thông tin cơ bản về chủ thể ký kết hợp đồng

  • Hợp đồng tổ chức hội chợ, triển lãm thường được ký kết giữ đơn vị tổ chức (bên cung ứng dịch vụ) với Đơn vị đăng ký thuê gian hàng.
  • Nội dung này gồm những thông tin như: Tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, Email, số tài khoản, Người đại diện, người liên hệ, …

Quy định về sản phẩm đăng ký hội chợ, triễn lãm

  • Sản phẩm đăng ký và trưng bày tại hội chợ phải là sản phẩm hợp pháp, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, không mang hàng giả, hàng nhái vào hội chợ, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và chất lượng theo quy định của pháp luật Việt Nam. Với những hàng hóa không đảm bảo những yêu cầu, Ban tổ chức có quyền đình chỉ và Bên trưng bày có nghĩa vụ ngưng trưng bày tại hội chợ.
  • Hàng hoá, dịch vụ không được phép tham gia hội chợ, triển lãm thương mại bao gồm:
    • Hàng hóa, dịch vụ thuộc diện cấm kinh doanh, hạn chế kinh doanh, chưa được phép lưu thông theo quy định của pháp luật;
    • Hàng hóa, dịch vụ do thương nhân ở nước ngoài cung ứng thuộc diện cấm nhập khẩu theo quy định của pháp luật;
    • Hàng giả, hành vi vi phạm quyền sở hữu trí tuyệ, trường hợp trưng bày, giới thiệu để so sanh với hàng thật.
  • Ngoài việc tuân thủ các quy định về hội chợ, triển lãm thương mại của Luật này, hàng hóa, dịch vụ thuộc diện quản lý chuyên ngành phải tuân thủ các quy định về quản lý chuyên ngành đối với hàng hoá, dịch vụ đó.
  • Hàng hóa tạm nhập khẩu để tham gia hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam phải được tái xuất khẩu trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày kết thúc hội chợ, triển lãm thương mại.

Điều khoản quy định về loại hình thuê, vị trí, số lượng, giá cả

  • Tùy vào tính chất, vị trí, số lượng của gian hàng và mục đích mà các bên có thể thỏa thuận đơn giá khác nhau.

Quy định về phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán

  • Các bên có thể thỏa thuận về phương thức thanh toán bằng tiền mặc hoặc chuyển khoản; có thể thanh toán một đợt hay nhiều đợt, số tiền thanh toán mỗi đợt, thời hạn thanh toán cụ thể là ngày tháng năm nào.

Điều khoản về Quyền và nghĩa vụ của hai bên

  • Về nội dung này, hai bên có thể thỏa thuận về các nội dung sau đây:
  • Trách nhiệm bố trị dàn dựng và tháo dỡ gian hàng cho các doanh nghiệp thuê gian hàng, chuẩn bị mặt bằng thuộc về bên nào;
  • Trách nhiệm về chất lượng tính pháp lý của hàng hóa và các chương trình giảm giá, khuyến mãi;
  • Trách nhiệm giữ gìn tài sản thuê của Ban tổ chức, điều khoản và trách nhiệm về bồi thường xảy ra nếu có;
  • Nghĩa vụ thanh toán các chi phí, giá cả theo đúng thời hạn;

Phạt vi phạm

  • Hai bên có thể thỏa thuận về nội dung về mức phạt vi phạm về các hành vi như:
  • Trưng bày và kinh doanh không đúng mặt hàng đã đăng ký với ban tổ chức
  • Không sử dụng đúng diện tích, có hành vi lấn chiếm
  • Tự ý mắc thêm các thiết bị điện, dẫn đến có nguy cơ cháy nỗ, …

Các quy định về sửa đổi nội dung hợp đồng, phụ lục hợp đồng

  • Trong trường hợp sau khi ký Hợp đồng mà một trong hai bên muốn sửa đổi, bổ sung thì có thể sửa đổi, bổ sung bằng một phụ lục hợp đồng (Lưu ý: Trong phụ lục hợp đồng phải có điều khoản: “Phụ lục hợp đồng có giá trị pháp lý như hợp đồng và không thể tách rời hợp đồng”.

Một số những điều khoản, quy định có liên quan khác …

3. Mẫu Hợp đồng đăng ký hội chợ – triển lãm thương mại

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

———————–

HỢP ĐỒNG KINH TẾ

HỘI CHỢ – TRIỂN LÃM TÔN VINH HÀNG VIỆT 2017

Số: ……../TVHV 2017

– Căn cứ vào luật thương mại và các qui định hiện hành của Nước CHXHCN Việt Nam.

– Căn cứ vào khả năng, nhu cầu và sự thỏa thuận của hai bên.

Hôm nay, ngày …… tháng ……. năm 2017, chúng tôi gồm có:

BÊN A- ĐƠN VỊ TỔ CHỨC:

Tên đơn vị                 : ………………………………………………………………………….

Địa chỉ                       : ………………………………………………………………………….

Điện thoại                  : ………………………………………………………………………….

Email                          : ………………………………………………………………………….

Số TK (VND)            : ………………………………………………………………………….

Người đại diện          : ………………………………………………………………………….

Người liên hệ            : ………………………………………………………………………….

BÊN B- ĐƠN VỊ ĐĂNG KÝ THUÊ GIAN HÀNG:

Tên đơn vị                 : ………………………………………………………………………….

Địa chỉ                       : ………………………………………………………………………….

Điện thoại                  : ………………………………………………………………………….

Email                          : ………………………………………………………………………….

Số TK (VND)            : ………………………………………………………………………….

Người đại diện          : ………………………………………………………………………….

Người liên hệ            : ………………………………………………………………………….

Sản phẩm chính trưng bày tại hội chợ: …………………………………………………………………………..

Lưu ý: Sản phẩm trưng bày tại hội chợ phải là sản phẩm hợp pháp, có xuất xứ Việt Nam, không mang hàng giả, hàng nháy vào Hội chợ, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và chất lượng theo qui định của pháp luật Việt Nam. Với những hàng hóa không đảm bảo những yêu cầu, BTC có quyền đình chỉ trưng bày tại hội chợ.

Điều 1: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG:

– Bên A tổ chức và thực hiện chương trình Hội Chợ – Triển Lãm “…………………” năm: ….. tại địa chỉ: ………………………………………………………………từ ngày …/…/… đến ngày …/…/…

– Bên B đồng ý tham gia Hội Chợ – Triển Lãm “……………” năm: …. với nội dung như sau:

STT Loại hình thuê Vị trí Số lượng Đơn giá Thành tiền
I Thuê gian hàng tiêu chuẩn
1 Trong nhà
2 Ngoài trời
II. Thuê đất trống
1 Trong nhà
2 Ngoài trời
III Thuê quảng cáo
1 Pano hàng rào
2 Kinh khí cầu
Tổng cộng:

Cộng : …………………………………………………………………..

Thuế VAT 10% : …………………………………………………………………..

Tổng số tiền thanh toán : …………………………………………………………………….

(Ghi bằng chữ: …………………………………………………………………………………………………..)

– Một gian hàng tiêu chuẩn 9m2 (ngang 3m, sâu 3m và cao 2.4m), bao gồm: khung nhôm+ vách + bảng tên phía trước; 01 bàn+ 02 ghế; 02 đèn huỳnh quang 1.2m + 01 ổ cắm điện 5A/220V; 01 giỏ rác; thảm trải sàn.

– Đất trống tự dựng không bao gồm: bàn + ghế; đèn + ổ cắm điện; giỏ rác; thảm trải sàn.

Điều 2: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN VÀ THỜI HẠN THANH TOÁN:

Bên B thanh toán cho bên A bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt như sau:

– Đợt 1: thanh toán 50% giá trị hợp đồng trong vòng … ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng.

– Đợt 2: thanh toán 50% giá trị hợp đồng còn lại trước ngày …/…/… (… ngày trước ngày khai mạc Hội chợ Triển lãm).

* Tiền mặt: Bên B thanh toán trực tiếp cho bên A tại ……………………………Chứng từ bên A cung cấp cho bên B khi nhận thanh toán tiền mặt là phiếu thu có dấu mộc của ……………………… Mọi thanh toán tiền mặt nếu không có phiếu thu của bên A đều không có giá trị.

* Chuyển khoản:

– Tên tài khoản thụ hưởng   : ……………………………………………………………

– Số tài khoản (VNĐ)           : ……………………………………………………………

– Ngân hàng                           : ……………………………………………………………

– Nội dung chuyển khoản   : ……………………………………………………………

Điều 3: TRÁCH NHIỆM HAI BÊN:

1) Trách nhiệm bên A:

– Bên A có trách nhiệm bố trí dàn dựng và tháo dỡ gian hàng cho các doanh nghiệp thuê gian hàng tiêu chuẩn và chuẩn bị mặt bằng cho các doanh nghiệp thuê đất trống tự dựng theo đúng quy định.

2) Trách nhiệm bên B:

– Doanh nghiệp trưng bày và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng yêu cầu về chất lượng hàng hóa, dịch vụ theo tiêu chuẩn Việt Nam, tự chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hàng hóa và các chương chương trình giảm giá, khuyến mãi,…

– Trưng bày và kinh doanh đúng mặt hàng đã đăng ký với ban tổ chức và đúng diện tích sử dụng (không trưng bày hàng hóa ra ngoài phạm vi diện tích gian hàng đã đăng ký).

– Giữ gìn tài sản thuê của Ban Tổ chức, không được khoan, đục, bấm ghim, đóng đinh, dán các loại keo làm hỏng mặt vách, thanh nhôm,… nếu hư hỏng phải bồi thường theo thực tế.

– Không được tự ý câu mắc điện để đảm bảo an toàn về điện, phòng cháy chữa cháy. Nếu vi phạm, bên B hoàn toàn chịu trách nhiệm về các thiệt hại xảy ra.

– Tuân thủ đúng quy định tham gia hội chợ do Bên A soạn thảo và ban hành.

– Thanh toán đầy đủ chi phí theo hợp đồng và đúng thời hạn. Nếu trễ hạn so với thời hạn nêu trong điều 2, Bên A có quyền không cung cấp gian hàng cho bên B khi Hội chợ diễn ra và bên B không được hoàn lại bất kỳ chi phí nào.

Điều 4: ĐIỀU KHOẢN CHUNG:

– Sơ đồ do Ban Tổ chức cung cấp trong tài liệu giới thiệu Hội chợ là quy mô dự kiến của Hội chợ, Ban Tổ chức được quyền sắp xếp lại phù hợp với quy mô thực tế trước ngày khai mạc.

– Khi bên B thanh toán trễ quá thời hạn thanh toán 05 ngày theo quy định (bao gồm cả đợt 1 và đợt 2) thì xem như Bên B vi phạm hợp đồng và Bên A sẽ được toàn quyền bố trí mặt bằng cho đơn vị khác để đảm bảo quy mô và mỹ quan của Hội chợ, đồng thời Bên B không được hoàn lại số tiền đã thanh toán (nếu có).

– Bên A không chịu trách nhiệm về các trường hợp bất khả kháng: chiến tranh, diễn biến hòa bình, bạo loạn, thiên tai, bão lụt, giông lốc, cúp điện lưới Quốc gia, ngập nước vì hệ thống thoát nước của Thành phố không thoát kịp…

– Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản nêu trên; trường hợp có phát sinh ảnh hưởng tới việc thực hiện hợp đồng hai bên cùng bàn bạc để tìm cách giải quyết. Trong trường hợp có tranh chấp không giải quyết được, hai bên đồng ý đưa vấn đề ra Toà án tại Thành phố Hồ Chí Minh và phán quyết của Toà án Thành phố Hồ Chí Minh sẽ là phán quyết cuối cùng buộc hai bên phải tuân theo. Mọi chi phí liên quan sẽ do bên thua chịu.

– Hợp đồng này có hiệu lực khi bên B thanh toán 50% giá trị hợp đồng. Sau khi hội chợ kết thúc và

các bên đã hoàn thành trách nhiệm lẫn nhau thì hợp đồng này xem như đã được thanh lý.

– Hợp đồng sẽ được đính kèm Quy định tham gia Hội chợ (do Bên A soạn thảo và ban hành) và là một

phần không tách rời của bản hợp đồng này.

– Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau

  ĐẠI DIỆN BÊN A                                                                                                   ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký và ghi rõ họ tên)                                                                                              (ký và ghi rõ họ tên)


Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email
Liên Hệ Với Chúng Tôi

Vui lòng để lại thông tin liên hệ, ACC sẽ gọi lại ngay cho bạn

Viết một bình luận