Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn trực tiếp hợp lệ

Từ 1/7/2022, 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đã áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trong quá trình giao dịch mua bán, khi nhận được hóa đơn hẳn nhiều doanh nghiệp, kế toán thắc mắc hóa đơn này có hợp lệ, hợp lý và hợp pháp theo Thông tư 78 hay không.Vậy cách kiểm tra hóa đơn điện tử như thế nào? Cùng ACC tìm hiểu ngay sau đây các bạn nhé !

Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn trực tiếp hợp lệ

1. Hóa đơn trực tiếp là gì ?

Hóa đơn trực tiếp hay còn được gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp. Là một loại hóa đơn được chi cục thuế cấp cho đơn vị, tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng để nộp thuế trực tiếp khi thực hiện các giao dịch mua bán, cung ứng hàng hóa dịch vụ

2. Quy định pháp luật về hóa đơn trực tiếp như sau :

a. Đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp

Mỗi loại hóa đơn sẽ có từng đối tượng khác nhau và hóa đơn TT dùng cho các đối tượng sau đây:

Cụ thể, theo quy định tại điều 11 thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính thì các đối tượng sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế bao gồm:

• Các tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng lại có hoạt động kinh doanh, sản xuất (bao gồm cả hợp tác xã, ban quản lý dự án, các nhà thầu nước ngoài) là những đối tượng được sử dụng hóa đơn trực tiếp.
• Là các hộ, cá nhân tự kinh doanh
• Các doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp ăn theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; 
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.

b. Sử dụng hóa đơn trực tiếp có được khấu trừ thuế không? 

Hóa đơn trực tiếp không được khấu trừ thu, vì người bán thuộc loại thuế khoán. Trừ trường hợp hóa đơn đặc thù như vé, lệ phí… có ghi dòng thuế suất % nhưng giá thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.

Hóa đơn này chỉ được tính VAT vào phần “TRUY THU” không được tính phần “KHẤU TRỪ”.

c, Thủ tục mua hóa đơn 

Theo điều 3 thông tư 39/2014/TT – BTC thì các doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp thì bắt buộc phải sử dụng hóa đơn bán hàng trực tiếp.

Thủ tục mua hóa đơn bán hàng trực tiếp tại cơ quan thuế như sau:

Theo điều 12 của thông tư hồ sơ mua hóa đơn bao gồm:

• Đơn đề nghị mua hóa đơn (ban hành kèm theo TT39) – 02 bản;
• Ban cam kết mẫu số CK01/AC (ban hành kèm theo TT39) – 02 bản;
• Giấy phép đăng ký doanh nghiệp (sao y bản chính) – 02 bản;
• Giấy ủy quyền và chứng minh thư của người đi mua (nếu ủy quyền) – 02 bản;

Chú ý

– Đến mua hóa đơn DN phải ghi hoặc đóng dấu vuông: Tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi hóa đơn.

– Các hóa đơn bán hàng mà DN mua tại cơ quan thuế đã được cơ quan thuế thông báo phát hành, nên DN không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn nữa

– Kể từ lần thứ hai trở đi, chỉ cần làm: Đơn đề nghị mua hóa đơn

d. Hóa đơn đỏ và hóa đơn trực tiếp khác biệt như thế nào? 

Cách phân biệt cơ bản giữa hóa đơn TT và hóa đơn giá trị gia tăng:

e. Những lưu ý khi mua hóa đơn doanh nghiệp

Nếu bạn để ý thì hóa đơn TT thường không xuất hiện dòng thuế suất GTGT,

• Còn hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) có dòng thuế suất.

• Khi bạn đến mua hóa đơn doanh nghiệp phải có đầy đủ thông tin trên dấu vuông bao gồm: Tên, mã số thuế của doanh nghiệp, địa chỉ.
• Hầu hết các hóa đơn bán hàng mà doanh nghiệp mua tại cơ quan thuế đã được cơ quan thuế phát hành; chính vì vậy doanh nghiệp không phải làm thủ tục thông báo đã phát hành hóa đơn nữa.
• Nếu mua hóa đơn nhiều lần, thì bạn chỉ cần làm thủ tục đầy đủ lần đầu tiên, còn lần thứ hai trở đi bạn chỉ cần làm đơn đề nghị mua hóa đơn là được.
• Bắt buộc phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trực tiếp có như vậy mới có thể quản lý được giấy tờ chặt chẽ hơn.

3. Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn trực tiếp hợp lệ

a. Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ trên trang của Tổng cục Thuế

Để kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không, người nộp thuế truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 1: Điền thông tin tra cứu

Tại giao diện chính của Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, người nộp thuế lựa chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên thanh Menu, nhập các thông tin tra cứu tương ứng bao gồm:

• MST người bán: Nhập mã số thuế của bên bán xuất hóa đơn.
• Loại hóa đơn: Lựa chọn loại hóa đơn tương ứng theo ký hiệu số (1, 2, 3, 4, 5, 6) được quy định tại Thông tư 78.
• Ký hiệu hóa đơn: Nhập vào ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự theo quy định tại Thông tư 78.
• Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn cần tra cứu.
• Tổng tiền thanh toán: Nhập vào tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.
• Mã captcha: Nhập lại chính xác chuỗi vào ô hiển thị.

Bước 2: Đọc kết quả tra cứu

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn bấm nút “Tìm kiếm”để thực hiện tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả, có 2 trường hợp có thể xảy ra như sau:

• Trường hợp 1: Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã được cấp mã hóa đơn.
• Trường hợp 2: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với thông tin các tổ chức, cá nhân tìm kiếm.

Đọc kết quả tra cứu hóa đơn.

Nếu kết quả rơi vào trường hợp 1 thì hóa đơn cần tra cứu hợp lệ và đã được cấp mã. Ngược lại nếu kết quả tìm kiếm là trường hợp 2 thì hóa đơn tra cứu không tồn tại. Kế toán cần kiểm tra lại thông tin tra cứu xem đã chính xác hay chưa hoặc liên hệ bên bán để xác minh lại thông tin hóa đơn.

b. Hóa đơn điện tử E-invoice chuẩn hóa theo Thông tư 78

Thông tư 78 được ban hành gồm nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi triển khai áp dụng. Nhằm đảm bảo cho hoạt động giao dịch, nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp được thông suốt, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã kịp thời cập nhật thêm các tính năng mới “chuẩn hóa” theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

E-invoice chuẩn hóa theo Thông tư 78.

E-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) - Đơn vị có gần 20 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hơn 100.000 doanh nghiệp Việt. E-invoice là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng, lựa chọn như Coca Cola, AEON MALL, CGV, Grab, Lazada, Go! (big C),...
Trên đây là hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp lý, hợp pháp theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kế toán có thể tham khảo để xác minh tính hợp lệ của hóa đơn khi nhận hóa đơn điện tử

Trên đây ACC đã Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn trực tiếp hợp lệ. Hy vọng bài viết này sẽ mang nhiều thông tin hữu ích gửi đến các bạn !