Nhiều thắc mắc được đặt ra so sánh “Hoá đơn thương mại” và “Hoá đơn thương mại chính xác”. Vậy thực chất hai việc này như thế nào, bài viết dưới đây sẽ cho các bạn hiểu hơn về hoá đơn thương mại chính thức và những nội dung liên quan đến hoá đơn thương mại trong xuất nhập khẩu.
Hoá đơn thương mại chính thức là gì? Chức năng của hoá đơn thương mại.
1. Hoá đơn thương mại chính thức là gì?
Tiếng Anh còn gọi là Final Invoice, hóa đơn thương mại chính thức giúp xác định được tổng giá trị cuối của lô hàng. Đồng thời đây cũng chính là cơ sở để dựa vào vào đó thanh toán tiền hàng dứt khoát.
2. Hoá đơn thương mại là gì?
Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice-CI) là một một loại chứng từ minh chứng hoạt động mua bán của doanh nghiệp, tài liệu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá. Thường được dùng để thanh toán giữa các bên xuất khẩu và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu phải thanh toán đúng số tiền đã được ghi rõ trong thỏa thuận cho người xuất khẩu.
- Một số loại hoá đơn thương mại tại Việt Nam:
- Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice) được sử dụng để thanh toán tạm thời khi giá hàng hóa chưa được xác định hoặc thanh toán theo từng phần.
- Hóa đơn thương chính thức (Final Invoice) được sử dụng khi toàn bộ hợp đồng đã được thực hiện và cả hai bên đồng ý về giá cả.
- Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice) cung cấp thông tin chi tiết về các thành phần của giá hàng hóa, giúp các bên hiểu rõ hơn về cấu thành giá trị của sản phẩm.
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) không yêu cầu thanh toán và thường được sử dụng để thông báo thông tin về giao dịch trong các tình huống như gửi hàng cho triển lãm, gửi mẫu bán, làm đơn chào hàng, hoặc trong các thủ tục xuất nhập khẩu.
Trên đây là các loại hóa đơn này đều có giá trị pháp lý và cung cấp thông tin quan trọng, giúp đảm bảo rằng giao dịch diễn ra một cách minh bạch và đáng tin cậy.
3. Chức năng của hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch thương mại, với các chức năng chính cụ thể dưới đây:
- Chức năng thanh toán
Hóa đơn thương mại là một chứng từ hợp pháp mà bên bán sử dụng như một căn cứ để thu hồi nợ từ bên mua. Điều này làm cho chức năng chính của hóa đơn thương mại là để thanh toán. Do đó, hóa đơn thương mại cần chứa các nội dung cốt lõi như tổng giá trị hàng hóa (bằng số và chữ), chi tiết giá của từng mặt hàng, đơn vị tính, loại tiền tệ,... và phải có đầy đủ chữ ký và con dấu xác nhận từ các bên liên quan để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.
- Chức năng khai giá hải quan và tính số tiền bảo hiểm
Trước khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, hóa đơn thương mại được sử dụng trong việc khai giá hải quan, tính số tiền bảo hiểm và kê khai thuế. Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2022, chỉ có hóa đơn thương mại đầu vào (hóa đơn nhận từ một nhà cung cấp nước ngoài) mới được sử dụng cho các mục đích này.
4. Hóa đơn thương mại có ý nghĩa như thế nào trong xuất nhập khẩu hàng hóa?
Hóa đơn thương mại có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất khẩu, thể hiện qua các khía cạnh sau:
- Chứng từ thiết yếu cho giao hàng:
- Hoá đơn thương mại là văn bản bắt buộc phải có để xác nhận việc mua bán hàng hóa giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
- Nó đóng vai trò như một bản hợp đồng mua bán, ghi chép chi tiết thông tin về hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán.
- Invoice là căn cứ để bên xuất khẩu chuẩn bị hàng hóa, sắp xếp vận chuyển và bên nhập khẩu thanh toán cho lô hàng.
- Căn cứ thanh toán:
- Hóa đơn thương mại là cơ sở để xác định số tiền thanh toán cho lô hàng xuất khẩu.
- Nó ghi rõ giá trị hàng hóa, thuế giá trị gia tăng (VAT) (nếu có), chi phí vận chuyển và các khoản phí khác liên quan.
- Dựa trên thông tin trên Invoice, hai bên sẽ thống nhất phương thức thanh toán phù hợp (T/T, L/C,...) và thời hạn thanh toán.
- Xác định giá trị hải quan:
- Hoá đơn thương mại là yếu tố quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa xuất khẩu, từ đó tính thuế nhập khẩu cho lô hàng.
- Giá trị hải quan thường được tính dựa trên giá CIF (bao gồm giá trị hàng hóa, cước vận chuyển và phí bảo hiểm) ghi trên Invoice.
- Việc xác định chính xác giá trị hải quan giúp đảm bảo tính minh bạch trong thương mại quốc tế và thu đúng thuế nhập khẩu cho nhà nước.
- Ghi chú quan trọng:
- Cần lưu ý rằng Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa.
- Chứng từ sở hữu hàng hóa thường là vận đơn (Bill of Lading - B/L) hoặc vận đơn đường hàng không (Airway Bill - AWB).
- Tuy nhiên, hoá đơn thương mại có thể đóng vai trò như chứng từ sở hữu hàng hóa nếu có kèm theo chứng từ thanh toán (như biên lai thanh toán) của bên nhập khẩu.
5. Nội dung trên hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại, mặc dù không có một mẫu chuẩn bắt buộc, nhưng cần đảm bảo tuân thủ các quy định của UCP 600. Do đó, hóa đơn thương mại thường được thiết kế bởi doanh nghiệp, không yêu cầu báo cáo tình hình sử dụng cho cơ quan thuế hay thông báo phát hành.
Hóa đơn thương mại có nhiều nội dung quan trọng, bao gồm:
- Người gửi hàng và người nhận hàng:
Thông tin về địa chỉ và tên của người gửi hàng cần được ghi rõ, cũng như quốc gia xuất khẩu. Đối với người nhận hàng, cần cung cấp thông tin chi tiết về tên công ty, địa chỉ và số điện thoại liên hệ.
- Ngày phát hành và số hóa đơn:
Thông tin này bao gồm số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, và nó là cần thiết để khai báo hải quan.
- Điều khoản thanh toán và giao hàng:
Hóa đơn thương mại cần cung cấp các điều khoản thanh toán và giao hàng cụ thể. Điều khoản giao hàng sẽ xác định cách thức và điều kiện giao hàng, trong khi điều khoản thanh toán sẽ xác định phương thức thanh toán như chuyển khoản (TT), chuyển khoản theo thỏa thuận (TTR), LC (Letter of Credit), không thanh toán (No Payment), và các điều kiện kèm theo.
- Số lượng kiện hàng:
Thông tin này cung cấp chi tiết về số lượng kiện hàng trong lô hàng và trọng lượng cả bao bì. Mặc dù thông tin này cũng có thể được cung cấp trong phiếu đóng gói, nhưng việc ghi rõ trên hóa đơn thương mại giúp tăng tính chính xác và thuận tiện trong việc xử lý và khai báo hải quan.
6. Cách viết trên hoá đơn thương mại xuất khẩu.
Dưới đây là các yếu tố quan trọng cần để viết trên hóa đơn thương mại:
- Tên người xuất khẩu/người gửi hàng: Cung cấp thông tin đầy đủ về tên và địa chỉ của người gửi hàng, cũng như quốc gia xuất khẩu.
- Tên người nhập khẩu/người nhận hàng: Thông tin chi tiết về tên công ty, địa chỉ, và số điện thoại liên hệ của người nhận hàng.
- Số hoá đơn và ngày phát hành: Cần ghi rõ số hóa đơn và ngày lập hóa đơn, thông tin này sẽ được sử dụng trong thủ tục khai báo hải quan.
- Mô tả chi tiết sản phẩm: Thông tin về tên sản phẩm, cấp hạng, chất lượng, mã hiệu và số hiệu của hàng hóa.
- Số lượng kiện hàng: Tổng số lượng kiện và trọng lượng cả bao bì.
- Giá của từng mặt hàng và loại tiền: Cung cấp thông tin về giá của sản phẩm và loại tiền sử dụng.
- Phương thức vận chuyển: Xác định phương thức vận chuyển như đường không hay đường biển.
- Điều khoản giao hàng: Ghi rõ điều khoản giao hàng và Incoterms áp dụng.
- Điều khoản thanh toán: Thông tin về phương thức thanh toán như TT, TTR, LC và loại tiền thanh toán.
- Các chi phí khác: Ghi rõ các chi phí phát sinh như cước phí vận tải, phí bảo hiểm, chi phí bao bì, và các chi phí khác liên quan đến vận chuyển.
- Các giảm giá, chiết khấu: Thông tin về các giảm giá hoặc chiết khấu nếu có.
- Nước xuất xứ hàng hóa: Xác định nước xuất xứ của sản phẩm.
- Thông tin về sự hỗ trợ: Nếu có sự hỗ trợ từ người mua cho việc sản xuất hàng hóa, cần ghi rõ giá trị, tên nhà cung cấp, và điều kiện hỗ trợ.
- Ký tên và đóng dấu: Hóa đơn cần được ký tên và đóng dấu của người thụ hưởng để có giá trị pháp lý.
Hóa đơn thương mại không cần phải ký tên, nhưng nếu có chữ ký, nó phải được quy định rõ trong L/C. Việc mô tả hàng hóa và các giao dịch khác trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả trong L/C hoặc hợp đồng. Nếu L/C đề cập đến các yếu tố như giấy phép nhập khẩu hoặc đơn đặt hàng, các chi tiết này cũng cần được ghi rõ trong hóa đơn.
7. Mẫu hoá đơn thương mại trong xuất khẩu
Mẫu hoá đơn thương mại trong xuất khẩu (Hình ảnh minh hoạ)
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!