Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa

Trong quá trình kinh doanh và tiêu thụ hàng hóa, vì một vài lý do mà dẫn đến sai sót tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử. Các kế toán thường hoang mang và lo lắng vì chưa biết cách xử lý như thế nào. Trong bài viết này ACC sẽ cung cấp cho bạn Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa

1. Các trường hợp viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn sai tên hàng hóa có 3 trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử xuất sai tên hàng hóa, chưa gửi cho người mua

• Trường hợp này kế toán bên bán cần thực hiện xóa bỏ hóa đơn lập sai và xuất hóa đơn mới với thông tin đúng gửi cho bên mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử sai sót đã gửi cho người mua, chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, chưa kê khai thuế

• Trường hợp này hai bên cần xác nhận sai sót, thu hồi hóa đơn đã lập sai bằng Biên bản thu hồi hóa đơn.

• Bên bán tiến hành xóa bỏ hóa đơn đã thu hồi và lập hóa đơn điện tử mới gửi bên mua.

Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử sai tên hàng đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế

• Trường hợp này kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có xác nhận của bên bán và bên mua.

• Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa cho đúng.

2. Cách xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

2.1 Xử lý hóa đơn sai sót khi chưa gửi khách hàng

Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua hàng nếu phát hiện sai sót thì:

• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã có sai sót
• Lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã. Sau đó gửi người mua.
• Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2.2 Xử lý hóa đơn sai sót khi đã gửi khách hàng

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối với hóa đơn điện tử đã xuất, đã gửi Cơ quan Thuế và người mua, không căn cứ vào việc đã kê khai thuế hay chưa, khi phát hiện sai sót, người bán có thể điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế

Đồng thời, theo Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử thì xử lý như sau:

• Người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
• Biên bản giữa bên mua và bên bán: trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

Sau đó, trường hợp đơn vị sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế thì người bán cần gửi thông báo và hóa đơn mới cho Cơ quan Thuế để Cơ quan Thuế cấp mã mới cho hóa đơn điện tử. Khi Cơ quan Thuế cấp mã xong, người bán gửi hóa đơn cho người mua. Còn trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của Cơ quan Thuế thì gửi thẳng cho người mua.

3. Hướng dẫn xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

3.1 Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Tình huống 1: Hóa đơn điện tử lập bị sai thông tin hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa gửi cho người mua

Bước 1: Thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP

Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai

Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới

Chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).

Ký số, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới

Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua

Tình huống 2: Hóa đơn điện tử lập bị sai thông tin hàng hóa, dịch vụ nhưng đã gửi cho người mua

Có 2 cách xử lý tình huống này như sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sai thông tin hàng hóa, dịch vụ

Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh

Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.”

Bước 4: Người bán ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh

Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế

Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử)

Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Bước 4: Gửi cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn thay thế

Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.

3.2 Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh

Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.” như mẫu dưới đây:

Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế

Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử)

Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.

Trên đây là toàn bộ nội dung về Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa mà chúng tôi muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu vấn đề, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất, chúng tôi có các dịch vụ hỗ trợ mà bạn cần. ACC đồng hành pháp lý cùng bạn.