Cách xử lý hóa đơn không có chữ ký số [Chi tiết 2024]

Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn mới được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam trong những năm gần đây. Theo quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử phải được ký số bởi người bán và người mua. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử không được ký số hoặc bị thiếu chữ ký số. Vậy cách xử lý hóa đơn không có chữ ký số như thế nào?

Cách xử lý hóa đơn không có chữ ký số

1. Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử không có chữ ký số

Theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy.

Theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận cần ký và trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

Như vậy, hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua, người bán vẫn được coi là hợp lệ và có giá trị pháp lý trong trường hợp đáp ứng các điều kiện sau:

• Hóa đơn điện tử được phát hành theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử có đầy đủ các thông tin theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
• Hóa đơn điện tử được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

2. Các trường hợp hóa đơn điện tử không cần có chữ ký số

Theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, các trường hợp hóa đơn điện tử không cần có chữ ký số của người bán, người mua bao gồm:

• Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
• Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại.
• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu.
• Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ.

3. Cách xử lý hóa đơn điện tử không có chữ ký số

Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có chữ ký số, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để xử lý:

• Kiểm tra lại quy định pháp luật

Doanh nghiệp cần kiểm tra lại quy định pháp luật về hóa đơn điện tử để xác định trường hợp hóa đơn điện tử của mình có cần có chữ ký số hay không.

• Gia hạn chữ ký số

Nếu hóa đơn điện tử không có chữ ký số do chứng thư số hết hạn, doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số theo quy định.

• Ký số lại hóa đơn điện tử

Nếu hóa đơn điện tử không có chữ ký số do lỗi kỹ thuật, doanh nghiệp có thể ký số lại hóa đơn điện tử theo quy định.

4. Xử lý hóa đơn điện tử không có chữ ký số trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán

Theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua vẫn được coi là hợp lệ trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Lập văn bản thỏa thuận

Doanh nghiệp cần lập văn bản thỏa thuận với người mua về việc sử dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua.

• Ký số của người bán

Doanh nghiệp cần ký số hóa đơn điện tử của mình theo quy định.

• Lưu trữ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

5. Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử không có chữ ký số

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau khi xử lý hóa đơn điện tử không có chữ ký số:

• Thực hiện các bước xử lý hóa đơn điện tử không có chữ ký số đúng quy định pháp luật.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có đầy đủ hồ sơ chứng từ chứng minh việc xử lý hóa đơn điện tử không có chữ ký số.

Việc xử lý hóa đơn điện tử không có chữ ký số đúng quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử và tránh các rủi ro pháp lý có thể xảy ra.

6. Mọi người cùng hỏi

6.1 Hóa đơn không có chữ ký số là gì và tại sao có thể xuất hiện?

Hóa đơn không có chữ ký số là hóa đơn mà không có chữ ký số điện tử để xác nhận tính hợp lệ của nó. Nguyên nhân có thể là do quy trình tạo hóa đơn không sử dụng chữ ký số hoặc do sự cố kỹ thuật.

6.2 Tác dụng của chữ ký số trong hóa đơn là gì?

Chữ ký số trong hóa đơn được sử dụng để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của thông tin trên hóa đơn. Nó giúp ngăn chặn sửa đổi trái phép và đảm bảo rằng hóa đơn được phát hành từ nguồn đáng tin cậy.

6.3 Làm thế nào để xử lý hóa đơn không có chữ ký số?

Để xử lý hóa đơn không có chữ ký số, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp hóa đơn cung cấp một phiên bản có chữ ký số hoặc xác minh tính hợp lệ của hóa đơn thông qua các phương tiện khác như email xác nhận.

6.4 Liệu hóa đơn không có chữ ký số có thể được chấp nhận bởi cơ quan thuế?

Quy định về chữ ký số có thể thay đổi tùy theo quốc gia và khu vực. Một số cơ quan thuế có thể chấp nhận hóa đơn không có chữ ký số, nhưng nên kiểm tra với cơ quan thuế địa phương để đảm bảo tuân thủ quy định.

6.5 Làm thế nào để bảo vệ khỏi rủi ro khi sử dụng hóa đơn không có chữ ký số?

Để bảo vệ khỏi rủi ro khi sử dụng hóa đơn không có chữ ký số, bạn có thể thực hiện các biện pháp như xác minh độ uy tín của nhà cung cấp, lưu giữ bản gốc của hóa đơn và liên lạc trực tiếp với nhà cung cấp để xác nhận thông tin.