Hóa đơn là một chứng từ quan trọng của doanh nghiệp khi kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, giúp Cơ quan Nhà nước, cụ thể là Cơ quan thuế quản lý tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các thông tin trên hóa đơn bắt buộc phải chính xác, đặc biệt là đơn giá, vì đơn giá ảnh hưởng đến số tiền bên bên mua phải thanh toán cho bên bán. Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn điện tử sai đơn giá là điều thường xuyên gặp trong nghiệp vụ kế toán. Vậy khi xuất hóa đơn sai đơn giá, bạn sẽ xử lý thế nào? Luật ACC sẽ Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai đơn giá thông qua bài viết dưới đây nhé.
Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai đơn giá
1/ Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice) là hình thức hóa đơn hiện đại sử dụng trên nền tảng điện tử.
Căn cứ vào Thông tư 32/2011/TT-BTC: “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2/ Cơ sở pháp lý để xử lý hóa đơn sai địa chỉ
Để điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ theo đúng quy định của pháp luật, bạn cần phải căn cứ vào các cơ sở pháp luật sau:
- Theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, từ ngày 1/7/2022 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trên phạm vi cả nước.
3/ Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai đơn giá
3.1/ Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử lập bị sai đơn giá nhưng chưa gửi cho người mua
Theo Điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót thì:
"Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế."
Như vậy, người bán thực hiện xử lý sai sót hóa đơn điện tử trong tình huống này như sau:
Bước 1: Người bán thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai. Trên phần mềm hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới
- Chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
- Ký số, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới
- Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử lập bị sai đơn giá nhưng đã gửi cho người mua
Có 2 cách xử lý tình huống này như sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Theo nội dung của Điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn:
"Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”."
Như vậy, các bước thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử xuất sai đơn giá nhưng chưa gửi cho người mua như sau:
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sai thông tin hàng hóa, dịch vụ
Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.” như mẫu dưới đây:
Bước 4: Người bán ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh
Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Căn cứ vào Điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
“b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
Như vậy, bạn xử lý theo các bước như sau:
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế
Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử)
Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Bước 4: Gửi cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn thay thế
Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.
3.2/ Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế bị sai đơn giá
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.” như mẫu dưới đây:
Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế
Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử)
Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.
Lưu ý: Khi hóa đơn điện tử lập sai đơn giá, sẽ dẫn đến sai số tiền và cả thuế suất. Vì vậy, khi điều chỉnh bạn cần điều chỉnh cả số tiền và thuế suất cho phù hợp.
Bài viết trên đây là những nội dung liên quan đến Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai đơn giá mà ACC muốn đề cập đến bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu, nếu có thắc mắc pháp lý liên quan thì hãy liên hệ ngay với Luật ACC để được giải đáp nhé.
Nội dung bài viết:
Bình luận