Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được sử dụng thay hóa đơn giấy giúp cho doanh nghiệp, riêng với TP Hồ Chí Minh, Hà Nội và các thành phố lớn khác sẽ đẩy nhanh tiến độ để hoàn thành việc áp dụng hóa đơn điện tử trong năm 2019. Hy vọng những thông tin được chia sẻ sau đây sẽ hữu ích với anh chị giải đáp các thắc mắc về hóa đơn điện tử Misa – đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp về phần miềm hóa đơn điện tử uy tính trên thị trường hiện nay.
1. Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?
- 1/11/2018: Doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc sử dụng và Doanh nghiệp hết hóa đơn giấy, hóa đơn đặt in, tự in,... phải chuyển sang sử dụng HĐĐT
- Năm 2019: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải hoàn thành triển khai hóa đơn điện tử
- 1/11/2020: 100% Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử
2. Lý do doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử Misa
- Tiết kiệm chi phí: chỉ mất 300đ/hóa đơn thay vì 25.000đ/hóa đơn giấy
- Tiết kiệm thời gian: kế toán chỉ mất 3s để xuất hóa đơn và khách hàng nhận được ngay
- An toàn: Hóa đơn được lưu trữ an toàn 10 năm, không lo cháy, mất, hỏng hóa đơn
- Tiện lợi: Có thể lập, tra cứu hóa đơn mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị điện thoại, máy tính.
- Quản lý dễ dàng: quản lý, theo dõi tình hình hóa đơn chỉ với 1 cú click chuột.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp tiết kiệm 80% chi phí và thời gian so với hóa đơn giấy. Kế toán làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
3. Ưu đãi và đặc điểm nổi bật khi sử dụng hóa đơn điện tử Misa
- Không giới hạn số lượng người sử dụng
- Miễn phí duy trì hàng năm, miễn phí kết nối phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị Doanh nghiệp, miễn phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn trong 10 năm, miễn phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế, giá chỉ từ 300đ trên một hóa đơn.
- Phát triển sản phẩm theo chuẩn ISO 9000, CMMI
- Ứng dụng công nghệ Blockchain tiên tiến nhất hiện nay, chống giả mạo hóa đơn
- Trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier3, An ninh thông tin đạt ISO 27000, CSA STAR
- Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng. Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn
4. Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử hiện nay:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
5. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước, và khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:
- Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải:
- Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)
Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi Cơ quan thuế 1 lần.
Sau 2-3 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành.
Các bước sẽ được Công ty Misa thực hiện trọn gói khi khách hàng đăng kí dịch vụ tạo hóa đơn điện tử tại Misa.
Người bán hàng thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử( Công ty Misa cung cấp hóa đơn điện tử) sau đó ký bằng chữ ký số trên hóa đơn và truyền trực tiếp hóa đơn đến email người mua hàng theo cách truyền trực tiếp giữa hai bên.
6. Bản giá hóa đơn điện tử Misa :
7. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ?
Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:
- Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
- Thông tin người bán trên hóa đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
- Thông tin người mua trên hóa đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:
- Bản thể hiện hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử không có liên
- Ký hiệu số Serial
- Chữ ký điện tử
- Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
- Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.
Nội dung bài viết:
Phản hồi (2)