Những quy định về hóa đơn điện tử misa theo thông tư 78

Trong thời đại ngày nay, các phần mềm hóa đơn điện tử đang rất được mọi người quan tâm và chú trọng để đưa ra những lựa chọn tốt nhất cho mình. Phần mềm hóa đơn điện tử misa cũng chính là một trong số những phần mềm đáng tin cậy. Vậy, hóa đơn điện tử misa theo thông tư 78 như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết bên dưới của ACC để được giải đáp thắc mắc và biết thêm thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử misa theo thông tư 78.

1.Tổng quan về phần mềm hóa đơn điện tử misa

Trước khi tìm hiểu cách hóa đơn điện tử misa theo thông tư 78, chủ thể cần nắm được khái quát về phần mềm hóa đơn điện tử misa.

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice được phát triển bởi MISA – Đơn vị hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực phát triển phần mềm quản lý tài chính – kế toán cho doanh nghiệp với 25 năm kinh nghiệm.

Phần mềm hóa đơn điện tử của MISA được chứng nhận kết nối thành công với Cơ quan thuế và đáp ứng đầy đủ toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC,… Cục Thuế, Chi Cục Thuế trên khắp cả nước đã khuyến khích doanh nghiệp địa phương sử dụng hóa đơn điện tử MISA meInvoice vì tính an toàn, dễ sử dụng và những tiện ích vượt trội của phần mềm.

Tính đến thời điểm hiện tại, MISA đã cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cho hơn 100.000 doanh nghiệp và 100% nhận được phản hồi tích cực. Nhận định về tính an toàn, dễ sử dụng của MISA meInvoice, Ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng vụ quản lý Thuế doanh nghiệp lớn Tổng Cục Thuế có đánh giá: “Tôi đánh giá rất cao phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice. Hiện nay MISA đã áp dụng công nghệ Blockchain – công nghệ tối ưu đảm bảo sự an toàn trong hóa đơn điện tử trên phần mềm này. Do đó, càng khẳng định hơn về giá trị mà phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice”.

2.Một số nghiệp vụ hóa đơn điện tử của phần mềm hóa đơn điện tử misa

Một số nghiệp vụ hóa đơn điện tử của phần mềm hóa đơn điện tử misa cũng chính là vấn đề cần thiết khi tìm hiểu hóa đơn điện tử misa theo thông tư 78.

Cụ thể một số nghiệp vụ bao gồm:

Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice cho phép tạo mẫu hóa đơn điện tử theo 2 cách:

Theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (lưu lại dưới dạng .mrt)

Dựa trên mẫu do phần mềm cung cấp đáp ứng những thông tin cơ bản theo mẫu hóa đơn điện tử mà Tổng cục Thuế gợi ý sử dụng

Lưu ý: Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Sau khi khởi tạo xong mẫu hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành lập quyết định áp dụng hoá đơn điện tử. Quyết định này gồm các nội dung chủ yếu sau:

Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.

Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Trên phần mềm MISA meInvoice đã tự động sinh ra các trường thông tin cần bổ sung để doanh nghiệp chủ động điền và cho phép đính kèm các văn bản có liên quan để tiện tra cứu khi cần.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Tương tự như quyết định áp dụng HĐĐT ở trên thì thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng được hệ thống phần mềm hỗ trợ tạo lập theo mẫu quy định của cơ quan thuế. Người sử dụng chỉ cần tích chọn các loại hoá đơn sẽ được thông báo phát hành với cơ quan thuế. Đồng thời khai báo thông tin về số lượng hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng…

Sau khi khai báo đầy đủ thông tin, doanh nghiệp có thể in ra để phục vụ cho công tác Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn điện tử

Thông báo này chỉ dùng để điều chỉnh lại thông tin cho các hóa đơn đã thông báo phát hành trước đó.

Các trường hợp cần điều chỉnh lại thông tin trên hóa đơn đã phát hành gồm:

Thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại trên hóa đơn, không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu DN có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã thông báo phát hành.

Hủy hóa đơn điện tử không sử dụng

Tính năng này cho phép hủy hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành với cơ quan thuế (chưa phát hành cho người mua) nhưng không tiếp tục sử dụng.

Đơn vị thực hiện lập Thông báo hủy hóa đơn trên phần mềm. Sau khi nộp bộ hồ sơ thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế, doanh nghiệp lưu ý chuyển trạng thái trên thông báo thành Đã nộp cho cơ quan thuế để dễ dàng kiểm soát tình trạng nộp thông báo, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.

Lập hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử meInvoice cho phép doanh nghiệp lập linh động trong việc lập hóa đơn, chứng từ bán hàng:

Lập Hóa đơn cùng chứng từ bán hàng

Lập Chứng từ bán hàng trước, Hóa đơn sau

Lập Hóa đơn trước, Chứng từ bán sau

Tính năng lập hóa đơn điện tử MISA có thể được thực hiện trên tất cả các thiết bị di động như: máy tính, điện thoại di động, tablet,… Đây là một trong những tính năng ưu việt của MISA meInvoice mà không phần mềm HĐĐT nào cũng có được

3.Những quy định về hóa đơn điện tử misa theo thông tư 78

Những quy định về hóa đơn điện tử misa theo thông tư 78 cụ thể như sau:

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2022. Tuy nhiên, các tổ chức, cá nhân đáp ứng đáp ứng  đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin theo quy định tại thông tư 78 và nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng được khuyến khích triển khai áp dụng từ sớm.

Ngoài ra, mới đây, Tổng cục Thuế đưa ra chủ trương triển khai hóa đơn điện tử theo 2 giai đoạn:

Giai đoạn 1 (11/2021 – 3/2022): Triển khai hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố gồm Hà Nội, TP. HCM, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định.

Giai đoạn 2 (4/2022 – 7/2022): Triển khai hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố còn lại.

Như vậy, căn cứ theo quy định tại thông tư 78 về hóa đơn điện tử thì 6 tỉnh thành sẽ bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử từ tháng 11/2021 và 57 tỉnh thành còn lại sẽ áp dụng bắt đầu từ tháng 4/2021. Tuy nhiên, trên thực tế các doanh nghiệp vẫn có thể triển khai chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ sớm để bắt kịp xu thế.

Vấn đề ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Theo Điều 3, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì người bán hàng hóa , cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sẽ được ủy nhiệm cho bên thứ 3 (bên có quan hệ liên kết với người bán, đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo quy định thì hóa đơn uỷ nhiệm phải có các nội dung sau đây:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm,

Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.

Các thông tin trên phải đảm bảo đúng với thực tế phát sinh.

Thủ tục ủy nhiệm

Theo quy định thì việc uỷ nhiệm lập hóa đơn điện tử giữa bên uỷ nhiệm và bên được uỷ nhiệm phải được lập bằng hợp đồng hoặc văn bản thoả thuận. Trong hợp đồng hoặc văn bản thoả thuận giữa hai bên thể hiện đầy đủ các nội dung sau đây:

Thông tin về bên nhận ủy nhiệm và bên ủy nhiệm: Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số.

Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hoa  đơn.

Mục đích ủy nhiệm.

Thời hạn ủy nhiệm.

Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.

Quy định về mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử như sau:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6. Trong đó:

Số 1: Phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

Số 2: Phản ánh hóa  đơn điện tử bán hàng.

Số 3: Phản ánh hóa đơn điện tử bán tài sản công.

Số 4: Phản ánh hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.

Số 5: Phản ánh tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.

Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ngoài ra, ​​Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78 về hóa đơn điện tử cũng quy định về ký hiệu hoá đơn điện tử như sau: ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hoá đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể:

Ký tự đầu tiên (C hoặc K): C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.

Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số Ả rập): Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.

Một ký tự tiếp theo (1 chữ cái): T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

Hai ký tự cuối cùng (chữ viết): Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý.

Xử lý hóa đơn có sai sót đã gửi cho cơ quan thuế trong các trường hợp

Trường hợp người bán tự phát hiện hóa đơn có sai sót, chia thành 3 trường hợp cụ thể:

Trường hợp hóa đơn chưa gửi cho người mua (nhưng đã được cấp mã)

Nếu người bán chưa gửi hóa đơn cho người mua nhưng hóa đơn đã được cấp mã thì cách xử lý như sau:

Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc hủy HĐĐT

Bước 2: Lập HĐĐT mới gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã mới và cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống

Bước 3: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua

Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng viết sai thông tin không quan trọng như tên, địa chỉ…

Nếu người bán đã gửi hóa đơn cho người mua và sai sót trong hóa đơn là sai sót không trọng yếu tức là sai những thông tin không quá quan trọng như tên khách hàng, địa chỉ thì cách xử lý như sau:

Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn sai sót này

Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc sai sót thông tin này và không phải lập lại HĐĐT

Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ thuế về sai sót

Trường hợp người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng sai sót thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, hàng hóa…

Nếu người bán đã gửi hóa đơn cho người mua và sai sót trong hóa đơn là sai sót trọng yếu tức là sai những thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, hàng hóa… thì cách xử lý như sau:

Bước 1: Người mua và người bán lập văn bản ghi rõ nội dung sai sót

Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc sai sót thông tin này và cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống

Bước 3: Lập lại HĐĐT mới thay thế có dòng chữ “Thay thế cho HĐ mẫu số… ký hiệu… số… ngày… ngày tháng năm” gửi cho cơ quan thuế để cấp mã

Bước 4: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn đã được cấp mã có sai sót

Đối với trường hợp người phát hiện sai sót không phải người bán mà là cơ quan thuế thì tình huống sẽ diễn ra như sau:

Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót.

Đối với người bán: Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế người bán thực hiện các bước theo trường hợp thuộc phần 1 đã hướng dẫn ở trên.

Quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng

Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC không có quy định riêng về thời điểm hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng. Tuy nhiên, trong thông tư 78 về hóa đơn điện tử thì đã có hướng dẫn cụ thể, chi tiết về vấn đề này.

Theo quy định, đối với trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ xác nhận của hai bên nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ ngân hàng.

Riêng đối với trường hợp đơn vị cung cấp dịch vụ ngân hàng số lượng lớn và thường xuyên nên cần có thời gian đối soát dữ liệu thì thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba liên quan nhưng chậm nhất không quá 10 ngày của tháng sau tháng phát sinh.

Quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Điều 8, Thông tư 78 về hóa đơn điện tử quy định rõ nội dung về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Cụ thể như sau:

Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã.

Nguyên tắc: Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo quy định tại Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Nội dung: Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung:

Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, thông tin người mua nếu người mua yêu cầu.

Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.

Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT thời điểm lập hóa đơn, mã của Cơ quan thuế.

Những vấn đề có liên quan đến hóa đơn điện tử misa theo thông tư 78 và những thông tin cần thiết khác đã được trình bày cụ thể và chi tiết trong bài viết. Khi nắm được thông tin về hóa đơn điện tử misa theo thông tư 78 sẽ giúp chủ thể nắm được vấn đề một cách chính xác và rõ rang hơn.

Nếu quý khách hàng vẫn còn thắc mắc liên quan đến hóa đơn điện tử misa theo thông tư 78 cũng như các vấn đề có liên quan, hãy liên hệ ngay với ACC.

Công ty luật ACC chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể.