Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn sử dụng trên nền tảng điện tử bằng cách lập hóa đơn bằng phần mềm trên máy tính và ký bằng chữ ký số (token) để thay thế cho hóa đơn giấy với mục đích kiểm soát, chỉnh sửa thông tin và lưu trữ một cách dễ dàng.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế..
Nói cách khác, hóa đơn điện tử là dùng để ghi nhận và lưu lại thông tin về mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
2.Tại sao cần phải sử dụng hóa đơn điện tử?
2.1 Hóa đơn điện tử dùng để làm gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử bắt đầu từ 01-07-2022. Đây được đánh giá là chính sách quyết liệt, tăng cường tính minh bạch và giúp cơ quan thuế theo dõi, giám sát các hoạt động kinh tế…
2.2 Ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử
1 Tiết kiệm chi phí,
Hóa đơn điện tử có chi phí sử dụng thấp hơn nhiều so với các chi phí vận chuyển và bảo quản của hóa đơn giấy. Chính vì vậy sử dụng hóa đơn điện tử chính là hình thức giúp tiết kiệm chi phí nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hiện nay.
2 Tính bảo mật cao, lưu trữ mãi mãi
Bảo mật là một trong những vấn đề quan trọng với người làm hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử được lập và quản lý, lưu trữ trên hệ thống phần mềm nên có thể trích xuất trực tiếp ngay trên phần mềm. Bên cạnh đó cũng không cần phải lo các vấn đề về hỏng hóc hay cháy nổ.
3 Tiết kiệm thời gian
Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống (thông qua hình thức mua, đặt in hay tự in hóa đơn) thì hóa đơn điện tử sẽ quản lý thông tin trực tiếp thông qua máy tính, mạng internet. Hóa đơn sẽ được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng ứng dụng công nghệ thông qua việc sử dụng chữ ký số (token) và khi ký gửi bằng chữ ký số thì vẫn có giá trị pháp lý như hóa đơn thông thường. Mọi thao tác với hóa đơn điện tử đều có thể thực hiện trực tuyến thông qua máy tính hay thiết bị có kết nối mạng internet. Do đó, khi sử dụng hóa đơn điện tử tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức đi lại so với việc sử dụng hóa đơn giấy.
4 Giảm bớt các thủ tục hành chính , tránh sai sót
Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp giảm bớt các thủ tục hành chính và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, giám sát hóa đơn, lưu trữ hóa đơn điện tử, không lo bị rách, cháy, hỏng,... trong các doanh nghiệp.
Đặc biệt, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hạn chế được nhiều những sai sót khi bên bán có thể xuất nháp hóa đơn và gửi sang bên mua để họ kiểm tra những thông tin cần thiết (xuất và chưa ký gửi gọi là xuất nháp). Khi kiểm tra nếu có sai sót, bên mua sẽ báo lại và bên bán sẽ xuất hóa đơn lại và gửi sang mà không cần phải hủy hóa đơn điện tử. Khi bên mua đồng ý với tất cả những thông tin trên hóa đơn bên bán xuất thì khi đó bên bán sẽ xuất, ký và gửi sang bên mua mà không lo bị xuất sai.
5 Đa dạng phương thức gửi hóa đơn
Hóa đơn điện tử có khá nhiều cách gửi như tin nhắn SMS, email…
6 Đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn, chứng từ
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần cùng đẩy lùi nạn làm giả hồ sơ hóa đơn, chứng từ.
2.3 Nhược điểm của hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp phải có cơ sở hạ tầng tốt để triển khai.
- Nhân lực phải có hiểu biết cơ bản về công nghệ thông tin và có thái độ tích cực khi tìm hiểu, cập nhật các kiến thức mới một cách kịp thời.
- Giá thành đầu tư ban đầu không rẻ do phải mất chi phí mua phần mềm, mua bản quyền, đầu tư mua sắm các thiết bị, máy tính,...
- Thói quen sử dụng hóa đơn truyền thống nên lúc đầu khi tiếp cận sẽ hơi khó khăn.
- Tính pháp lý chưa được phổ biến một cách rõ ràng.
- Hình thức mới, doanh nghiệp chưa kịp tiếp cận.
- Cần liên kết với hệ thống lớn từ khách hàng, cơ quan thuế đến các đối tác.
- Cần một hạ tầng kĩ thuật tốt.
- Rủi ro bất khả kháng: mất điện, hệ thống lỗi, mất tín hiệu internet, …
Trên đây là quy định của pháp luật về Hóa đơn điện tử mà chúng tôi cung cấp đến quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc nào hay có nhu cầu giải đáp, hãy liên hệ với Công ty luật ACC để được hỗ trợ:
- Hotline: 1900.3330
- Zalo: 0846967979
- Gmail: [email protected]
- Website: accgroup.vn
Nội dung bài viết:
Bình luận