Hiện nay, pháp luật đã có quy định sẽ thay thế toàn bộ hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử. Một trong nhiều vấn đề còn băn khoăn của doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử đó là Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không, có hợp pháp và được chấp nhận không? Mời quý khách hàng cùng theo dõi bài viết dưới đây của công ty Luật ACC để biết thông tin cụ thể về các thắc mắc trên.

1. Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ, những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tên hoá đơn: Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng,....
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua 
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
• Tổng số tiền thanh toán (ghi cả bằng số và bằng chữ). 
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có). 
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử ghi theo ngày, tháng, năm lập hóa đơn điện tử trong đó ngày, tháng, năm lập hóa đơn ghi bằng số và ghi theo dạng: DD/MM/YYYY (trong đó DD là ngày; MM là tháng; YYYY là năm)..

2. Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không?

Từ các quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử cho thấy, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có thời điểm lập hóa đơn điện tử. Để tránh bị nhầm lẫn, trước tiên cần phân biệt rõ ngày ký và thời điểm lập hóa đơn .

a. Ngày lập hóa đơn điện tử

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử (ngày lập hóa đơn điện tử)

Theo quy định tại Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

* Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.

* Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá 7 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với các trường hợp mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

* Thời điểm lập hóa đơn điện tử với lĩnh vực xây dựng, xây lắp

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng

+ Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng

+ Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 1 nên trên (thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa)

Chú ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

* Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu

- Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

* Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với lĩnh vực xăng dầu

- Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

* Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán dầu thô, condensate, khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than

- Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác dầu thô, condensate và khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than, thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến căn cứ quy định khoản 1, Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

b) Ngày ký hóa đơn điện tử:

- Ngày ký trên hóa đơn là thời điểm sau khi người dùng hoàn tất việc lập hóa đơn, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp tới hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên cũng như là ngày xác định giao dịch, hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai bên bắt đầu có hiệu lực. Ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn thông thường sẽ là một.
Tuy nhiên, theo quy định, trên hóa đơn điện tử chỉ yêu cầu phải có ngày lập, không yêu cầu có ngày ký. Như vậy, hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật trừ một số trường hợp ngày lập hóa đơn trên hóa đơn điện tử sẽ được hiểu là ngày ký. 

Trên đây là quy định của pháp luật về Hóa đơn không có ngày ký mà chúng tôi cung cấp đến quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc nào hay có nhu cầu về dịch vụ hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với Công ty luật ACC để được hỗ trợ:

• Hotline: 1900.3330
• Zalo: 0846967979
• Gmail: [email protected]
• Website: accgroup.vn