Để tránh những lỗi sai khi sử dụng hóa đơn điện tử, chúng ta cần tìm hiểu rõ ràng về cách sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định là như thế nào? Làm sao để nhận biết một hóa đơn điện tử bất kỳ nào là hóa đơn điện tử hợp lệ, bài viết sau sẽ nói về cách nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ và cách sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật .
Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ
1. Hóa đơn điện tử hợp lệ là như thế nào ?
Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn điện tử thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, được bên bán hàng hóa, dịch vụ tạo lập. Mục đích của hóa đơn điện tử nhằm ghi nhận thông tin mua hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định của pháp luật bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật. Cụ thể chi tiết được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.
2. Cách nhận biết hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ
Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính nêu rõ: hóa đơn điện tử đúng quy định và có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Đảm bảo tin cậy về tính vẹn toàn của thông tin trong hóa đơn điện tử, từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tính toàn vẹn tức là thông tin đầy đủ, chưa bị thay đổi (ngoài việc thay đổi hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử ).
- Thông tin trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản như sau:
- Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, STT hóa đơn.
- Thông tin người bán: Tên công ty, địa chỉ, MST.
- Thông tin người mua: Tên công ty, địa chỉ, MST.
Xin giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế ở đâu? Thủ tục thế nào? Mời quý bạn đọc theo dõi bài viết Thủ tục cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế
Nội dung hàng hoá dịch vụ:
Trên hóa đơn điện tử đúng quy định, nội dung hàng hóa, dịch vụ cần đảm bảo các thông tin sau:
- STT, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
- Tiền hàng bằng chữ.
- Người mua hàng, người bán hàng.
- Ký và đóng dấu của người bán hàng.
Các chỉ tiêu cần thiết của hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ
Chỉ tiêu đánh giá hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ so với hóa đơn giấy có nhiều điểm khác biệt. Cụ thể: Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định, ngoài những thông tin cơ bản như hóa đơn giấy, HĐĐT hợp lệ cần có thêm các chỉ tiêu như sau:
- Bản thể hiện hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử không có liên.
- Ký hiệu số Serial
- Chữ ký điện tử
- Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
- Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.
Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ:
- Được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trong trường hợp cần thêm chữ nước ngoài, thì chữ nước ngoài được đặt bên phải, trong dấu ( ), hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt, và cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Khởi tạo, phát hành hóa đơn không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong các trường hợp sau: hóa đơn nước, hóa đơn điện, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ
Sau khi nhận hóa đơn điện tử, kế toán cần kiểm tra xem thời điểm lập hóa đơn đã hợp lệ, hợp pháp chưa. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cần tuân theo các nguyên tắc của pháp luật quy định. Cụ thể như sau:
- Hóa đơn bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Hóa đơn cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa
- Trường hợp giao hàng thành nhiều lần, hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, thì mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn theo khối lượng hàng hóa, dịch vụ tương ứng.
Trên đây là quy định của pháp luật về cách sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định mà chúng tôi cung cấp đến quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc nào hay có nhu cầu về dịch vụ hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với Công ty luật ACC để được hỗ trợ:
- Hotline: 1900.3330
- Zalo: 0846967979
- Gmail: [email protected]
- Website: accgroup.vn
Nội dung bài viết:
Bình luận