Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

Trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn còn gặp những vướng mắc như là: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Mời quý khách hàng cùng theo dõi bài viết dưới đây của công ty Luật ACC để biết thông tin cụ thể về các thắc mắc trên.

1. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

Căn cứ tại điểm b, Khoản 2, Điều 5, Thông tư 119/2014/TT-BTC đã quy định rõ:

“Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”

Tại Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử có quy định:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

… e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. …

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như:

• Hợp đồng kinh tế
• Phiếu xuất kho
• Biên bản giao nhận hàng hóa
• Biên nhận thanh toán
• Phiếu thu,…

thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và Điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.”

Theo khoản 3 điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014

“… b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

• Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
• Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
• Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán…”

Như vậy, nếu doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn không cần chữ ký thì trên hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu của người bán và chữ ký người mua, không nhất thiết phải có chữ ký người mua hàng.

Nếu doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn mà có chữ ký thì trên hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.

2. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có cần đóng dấu không?

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy không nhất thiết phải có đóng dấu của người bán

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, người bán hàng hóa được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện duy nhất 01 lần và không nhất thiết phải có đóng dấu của người bán.
Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện: phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời cho câu hỏi Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không mà chúng tôi cung cấp đến cho quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần giải đáp cụ thể, hãy liên hệ với Công ty luật ACC để được hỗ trợ:

Hotline: 1900.3330
Zalo: 0846967979
Gmail: [email protected]
Website: accgroup.vn