Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi địa chỉ công ty

Khi bạn thay đổi địa chỉ kinh doanh thì bạn cần thực hiện đăng ký thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trong vòng 10 ngày kể từ khi có thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký thuế.

Hóa đơn đầu vào khi công ty thay đổi địa chỉ kinh doanh. Liên quan đến quy định thời hạn 10 ngày đã nêu ở trên: Nếu việc chưa điều chỉnh thông tin vẫn còn trong thời hạn 10 ngày, mà hóa đơn đầu vào có ghi địa chỉ cũ thì vẫn được chấp nhận. Ngược lại, vượt quá 10 ngày thì không được chấp nhận.

Như vậy, tốt hơn hết là ngay khi thực hiện việc thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn nên nhanh chóng thông báo cho các đối tác cung cấp hàng hóa cho bạn, để từ đó các hóa đơn đầu vào của bạn được cập nhật và phát hành theo thông tin mới/địa chỉ mới trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

3. Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử phải làm gì?

 3.1. Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử nhưng không thay đổi cơ quan thuế

Doanh nghiệp sẽ phải nộp thông báo điều chỉnh phát hành thông tin hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Với trường hợp:

– Cơ quan thuế yêu cầu thay đổi mẫu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp đăng ký thay đổi địa chỉ công ty theo các bước sau:

• Hủy các số hóa đơn điện tử theo mẫu trước đây nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng.
• Liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đang sử dụng để cập nhật thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên. Sau khi thay đổi thành công, doanh nghiệp hãy cập nhật Giấy phép sử dụng hóa đơn điện tử mới vào phần mềm quản lý của cơ quan quản lý thuế.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu mới.
• Tra cứu xem thông báo thay đổi đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Nếu chưa được chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Nếu đã được chấp nhận và đã hoàn tất mọi thủ tục với cơ quản thuế thì địa chỉ của doanh nghiệp đã được thay đổi trên hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử mới và sử dụng như bình thường.

– Cơ quan thuế yêu cầu lập thông báo thay đổi, điều chỉnh thông tin, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

• Lập thông báo điều chỉnh thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử theo mẫu được phát hành tại TB04/AC.
• Nếu cơ quan thuế chấp nhận, thì doanh nghiệp liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đang sử dụng để được cập nhật Giấy phép sử dụng mới.
• Tra cứu xem thông báo thay đổi đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường link tra cứu hóa đơn như trên.
• Khi thông báo đã được chấp nhận và đã hoàn tất mọi thủ tục với cơ quản thuế, trên website quản lý hóa đơn điện tử sẽ có trạng thái: đã có hiệu lực. Có nghĩa là địa chỉ của doanh nghiệp đã được thay đổi. Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử mới và sử dụng như bình thường.

Lưu ý: Doanh nghiệp sau khi đã thực hiện đủ các bước và đã cập nhật các giấy tờ bằng bản mềm thì cũng phải liên hệ với chi cục thuế quản lý về việc nộp bản cứng nếu cần.

3.2. Thay đổi địa chỉ công ty dẫn tới thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Khi thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử dẫn tới thay đổi cơ quan thuế, cũng sẽ có 2 trường hợp có thể xảy ra:

– Trường hợp 1: Doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn điện tử cũ thì doanh nghiệp cũng sẽ thực hiện các bước như trường hợp thay đổi địa chỉ tên công ty và Cơ quan thuế yêu cầu lập thông báo thay đổi, điều chỉnh thông tin ở trên. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải nộp:

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
• Bảng kê các hóa đơn chưa sử dụng được quy định theo mẫu số BK01/AC rồi nộp cho cơ quan thuế đang có thẩm quyền quản lý doanh nghiệp trước khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp.

– Trường hợp 2: Doanh nghiệp sử dụng luôn hóa đơn mới thì doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

• Thông báo hủy toàn bộ số hóa đơn điện tử chưa sử dụng.
• Thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử với thông tin đã được thay đổi với cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển tới. Hồ sơ cần chuẩn bị cũng tương tự như khi doanh nghiệp đăng ký phát hành hóa đơn lần đầu.
• Tra cứu tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ về sự chấp nhận của cơ quan thuế đối với thông báo thay đổi của doanh nghiêp. Nếu chưa được chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn và hỗ trợ.
• Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp có thể phát hành, kê khai và sử dụng hóa đơn điện tử như bình thường.

Trên đây là toàn bộ nội dung về Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi địa chỉ công ty mà chúng tôi muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Trong quá trình tìm hiểu vấn đề, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất, chúng tôi có các dịch vụ hỗ trợ mà bạn cần. ACC đồng hành pháp lý cùng bạn.