Hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư là gì? Quy định về văn thư?

Lập hồ sơ'' là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định.

Hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư 

2. Công tác văn thư là gì? 

Công tác văn thư gồm các công việc: Soạn thảo, ký, ban hành văn bản, tiếp nhận, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Giao thông vận tải Bắc Kạn; Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.

Công tác lưu trữ gồm các công việc: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Giao thông vận tải Bắc Kạn, lựa chọn hồ sơ tài liệu có giá trị lịch sử, vĩnh viễn từ lưu trữ cơ quan, nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Công tác văn thư 

3. Nguyên tắc về công tác văn thư

Công tác văn thư là một hoạt động vô cùng quan trọng trong lưu trữ hồ hơ, công tác văn thư được thực hiện dựa trên các nguyên tắc sau: 

   1. Công tác văn thư, lưu trữ Sở Giao thông vận tải đặt dưới sự chỉ đạo tập trung, thống nhất của Ban Giám đốc Sở. Văn phòng Sở là đơn vị chuyên môn tham mưu cho Ban Giám đốc Sở thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ cơ quan của Sở và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan của Sở theo quy định của pháp luật.

          2. Tất cả văn bản, đi đến của Sở đều được đăng ký, làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao tập trung tại bộ phận văn thư Sở (trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

          3. Đối với văn bản đi, đến là văn bản giấy phải đăng ký, phát hành và chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất vào buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Đối với các văn bản đi. Đến có đóng các loại dấu chỉ mức độ khẩn như: “Hỏa tốc”; “Hẹn giờ”; “Thượng Khẩn”; “Khẩn” phải đặc đăng ký, chuyển giao đúng địa chỉ ngay sau khi nhận được văn bản.

          4. Đối với văn bản điện tử đến được văn thư Sở chuyển đến Lãnh đạo Sở phân phối, giải quyết trong thời gian không quá 3 giờ (trong giờ hành chính). Văn bản điện tử đi phải được phát hành trong ngày ký văn bản, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo (đối với văn bản thông thường).

          5. Bảo vệ bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước. Văn bản, tài liệu có độ mật không xử lý trên hệ thống phần mềm HSCV mà phải được đăng ký, quản lý theo Quy chế bảo mật nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn và các Quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước hiện hành.

          6. Việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo các nội dung quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của bộ nội vụ và theo yêu cầu của Sở Nội vụ Bắc Kạn.

4. Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ nguyên tắc là gì?

Là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Trách nhiệm khi lập hồ sơ nguyên tắc như thế nào?

Theo điều 47 của chế độ chi tiết về công tác văn bản, tài liệu ban hành theo nghị định 527TTg ngày 01/11/1957 của hội đồng chính phủ: Mỗi cán bộ văn phòng phải lập hồ sơ nguyên tắc gồm bản sao: Luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư quy định vấn đề phụ trách.

Sự khác nhau giữa hồ sơ công việc và nguyên tắc là gì?

Dưới đây là sự khác nhau giữa hồ sơ nguyên tắc và công việc được hệ thống tiết lộ:

- Hồ sơ công việc là các bản chính hoặc sao có giá trị như bản chính của các loại văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết. Hồ sơ công việc thường kết thúc và lập theo năm nhưng cũng có công việc đòi hỏi trong 2 hoặc 3 năm kết thúc và nộp vào lưu trữ cơ  quan.

- Hồ sơ nguyên tắc là bản sao có thể viết tay hoặc đánh máy, sao chụp chuẩn xác từ bản chính các bản quy phạm pháp luật về mặt công tác nghiệp vụ. Đặc biệt chúng còn tập hợp văn bản nhiều năm dùng để tra cứu khi giải quyết công việc, không phải nộp vào lưu trữ cơ quan.

Trên đây là một vài thông tin về nguyên tắc về công tác văn thư. Hi vọng thông qua bài viết này quý khách hàng có thể hiểu thêm phần nào về thủ tục nhập khẩu này. ACC với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực pháp lý luôn sẵn lòng cung cấp đến quý khách hàng các dịch vụ pháp lý nhanh chóng và tiện lợi nhất. Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số điện thoại 1900.3330 hoặc qua zalo 084.696.7979 hoặc qua email: [email protected] để được tư vấn tận tình. Xin chân thành cảm ơn