Hồ sơ là gì? Thuật ngữ này khá là quen thuộc với những người làm việc văn phòng. Nhưng nếu bạn không phải một dân văn phòng và đăng thắc mắc về nó thì hãy để Acc giải đáp thắc mắc của bạn thông qua bài viết dưới đây.
Hồ sơ là gì? Hồ sơ gồm mấy loại
1. Hồ sơ là gì?
Theo Điều 2, Khoản 10 của Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau:
- Hồ sơ là một bộ tài liệu có mối liên hệ với nhau về một vấn đề, sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có các đặc điểm chung, được tạo ra trong quá trình theo dõi, xử lý công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân.
Tóm lại, hồ sơ là một bộ tài liệu hoặc một số tài liệu liên quan đến nhau về một vấn đề, sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có các đặc điểm chung, được tạo ra trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân.
2. Hồ sơ có mấy loại
2.1. Hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc là tập văn bản, tài liệu liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả, và hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. Trong một tổ chức, cơ quan, hoặc đơn vị, có rất nhiều hồ sơ được hình thành, mỗi hồ sơ có những nội dung, hình thức khác nhau. Hồ sơ công việc là một trong ba loại hồ sơ cơ bản, cùng với hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự, và nó chứa thông tin và tài liệu liên quan đến việc thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, đơn vị.
2.2. Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc là một tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến một lĩnh vực hoặc vấn đề cụ thể, được sắp xếp và tổ chức để phục vụ cho việc tra cứu và nghiên cứu trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày. Các văn bản này không nhất thiết phải là bản gốc, có thể là bản sao, nhưng vẫn phải có hiệu lực pháp lý. Đồng thời, hồ sơ nguyên tắc cũng là căn cứ pháp lý quan trọng để giải quyết các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ và chức năng được giao của cán bộ, công chức.
- Cách thực hiện hồ sơ nguyên tắc:
- Đầu tiên, người lập hồ sơ cần xác định rõ vấn đề cần giải quyết và tầm quan trọng của nó trong việc thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày. Dựa trên chức năng và nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, họ phải quyết định những hồ sơ nguyên tắc nào cần phải lập. Nếu không có kế hoạch cụ thể về việc lập hồ sơ, sẽ không có căn cứ để giải quyết công việc.
- Mỗi cán bộ nhân viên cần dựa vào nhiệm vụ được giao để thu thập văn bản pháp luật và lập hồ sơ nguyên tắc, phục vụ việc tra cứu và giải quyết các công việc hàng ngày. Việc này cần được thực hiện thường xuyên và từ nhiều nguồn khác nhau.
- Trong việc sắp xếp hồ sơ nguyên tắc, người ta thường dựa vào ngày tháng năm ban hành văn bản để sắp xếp thứ tự, với những văn bản hiệu lực được đặt ở trên cùng.
Hồ sơ có mấy loại
Tính đến đây, có thể thấy sự khác biệt giữa hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc. Hồ sơ công việc thường bao gồm bản chính hoặc bản sao của các văn bản, tài liệu và có giá trị như nhau trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày. Trong khi đó, hồ sơ nguyên tắc thường là bản sao của các văn bản pháp luật, được lập để phục vụ cho việc tra cứu khi giải quyết công việc và không phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
2.3. Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là một tập tài liệu hoặc văn bản liên quan đến một cá nhân cụ thể, như hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh, và nó chứa thông tin và tài liệu quan trọng về người đó.
2.4. Hồ sơ chuyên ngành
Hồ sơ chuyên ngành là bộ sưu tập các tài liệu chuyên biệt, chẳng hạn như hồ sơ các vụ án được tổ chức và lưu trữ bởi ngành Tòa án nhân dân, cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân và các tổ chức tương tự. Đây là những hồ sơ đặc thù, chứa thông tin chi tiết và quan trọng liên quan đến các vấn đề và hoạt động của ngành đó.
3. Phân biệt giữa hồ sơ và tài liệu
Trong lĩnh vực thông tin, cả hồ sơ và tài liệu đều đóng vai trò quan trọng, nhưng chúng có những đặc điểm khác biệt cụ thể:
Định nghĩa:
- Tài liệu: Được xác định là một phần của một vấn đề được ghi lại thông qua văn bản, hình ảnh, âm thanh hoặc điện tử để cung cấp thông tin.
- Hồ sơ: Là tổng hợp các tài liệu để ghi lại những gì đã được thực hiện.
Sửa đổi:
- Tài liệu: Có thể được chỉnh sửa, bổ sung và cập nhật thông tin.
- Hồ sơ: Không thể được sửa đổi, bổ sung hoặc thay đổi.
Chứng cứ:
- Tài liệu: Thường không đóng vai trò làm bằng chứng.
- Hồ sơ: Thường được sử dụng như một loại bằng chứng.
Thời gian:
- Tài liệu: Thường được lưu giữ trong khoảng thời gian ngắn hơn.
- Hồ sơ: Thường được lưu giữ trong một khoảng thời gian dài hơn.
Phân biệt giữa hồ sơ và tài liệu
4. Ý nghĩa của hồ sơ
Hồ sơ đóng vai trò quan trọng không chỉ trong đời sống xã hội mà còn trong hoạt động quản lý của nhà nước.
- Trong đời sống xã hội, hồ sơ là tài liệu chứng minh về các sự kiện đã diễn ra. Chúng cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy, là nguồn tư liệu quan trọng nhất cho việc nghiên cứu lịch sử. Hồ sơ cũng là căn cứ pháp lý cho việc giải quyết các yêu cầu của công dân và tổ chức trong xã hội.
- Trong hoạt động quản lý của nhà nước, hồ sơ là hình ảnh minh họa về quá trình quản lý của các cơ quan nhà nước. Chúng hỗ trợ việc theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc, cũng như giúp nhà nước quản lý và điều hành công việc một cách hiệu quả hơn. Hồ sơ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc ban hành các quyết định hành chính chính xác và có hiệu lực.
5. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong công tác lập hồ sơ
5.1.Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan
- Thủ trưởng cơ quan (người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức) phải chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan của mình và chỉ đạo các nghiệp vụ liên quan đối với các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc, để chúng thực hiện việc lập hồ sơ công việc. Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở những nơi không có văn phòng) tổ chức công tác lập hồ sơ trong phạm vi của mình.
- Thủ trưởng cơ quan phải ký ban hành bản danh mục hồ sơ hàng năm;
- Tùy theo điều kiện cụ thể, thủ trưởng cơ quan có thể thực hiện một số công việc trực tiếp như: giải quyết văn bản đến của cơ quan; soạn thảo văn bản đi; tham gia các hội nghị,... Sau khi hoàn thành công việc, phải lập hồ sơ tài liệu liên quan.
Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong công tác lập hồ sơ
5.2.Trách nhiệm của chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính
- Phối hợp xây dựng hoặc tham gia biên soạn danh mục hồ sơ theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan;
- Đảm bảo quản lý và giám sát việc lập hồ sơ của cơ quan;
- Hoàn thiện và duy trì hồ sơ liên quan đến nhiệm vụ của bản thân.
5.3.Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan
- Hàng năm, tổ chức lập và duy trì danh mục hồ sơ của đơn vị dưới sự chỉ đạo của thủ trưởng;
- Điều hành và kiểm tra chặt chẽ để đảm bảo rằng đơn vị thực hiện đầy đủ và chính xác các nhiệm vụ liên quan đến việc lập và quản lý hồ sơ;
- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước thủ trưởng cơ quan về hoạt động lập hồ sơ của đơn vị mình.
5.4.Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan
Mọi thành viên trong cơ quan, bao gồm cán bộ, công chức và viên chức, đều phải thực hiện việc lập hồ sơ công việc của mình. Cụ thể:
- Tự lập hồ sơ công việc cá nhân để giải quyết nhiệm vụ được giao.
- Tự tạo hồ sơ theo dõi tiến độ công việc của mình.
5.5.Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách
- Tổ chức và quản lý hệ thống văn bản lưu trữ;
- Hỗ trợ chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) trong việc tạo danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục được đề ra trong cơ quan;
- Hỗ trợ lãnh đạo văn phòng (hoặc phòng hành chính) trong việc kiểm tra và đẩy mạnh quá trình lập hồ sơ;
- Thực hiện việc lập hồ sơ cho các văn bản được lưu trữ.
Do đó, việc quản lý tài liệu và hồ sơ trong một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước là rất quan trọng. Các tổ chức này cần chú ý đặc biệt đến việc tổ chức và lưu trữ tài liệu, hồ sơ trong tổ chức của mình.
Trên đây, là toàn bộ thông tin về hồ sơ là gì? Mà Acc tìm hiểu được. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích được cho ban. Cảm ơn vì đã theo dõi.
Nội dung bài viết:
Bình luận