Hồ sơ kiểm toán là gì? Hồ sơ kiểm toán bao gồm những gì?

Trong lĩnh vực kiểm toán, hồ sơ kiểm toán giữ vai trò cực kỳ quan trọng. Được xem như là nền tảng cho mọi hoạt động kiểm toán, hồ sơ này không chỉ lưu trữ thông tin mà còn cung cấp các bằng chứng cần thiết để xác minh tính chính xác và minh bạch của các báo cáo tài chính. Vậy hồ sơ kiểm toán là gì và bao gồm những gì? Hãy cùng Luật ACC tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Hồ sơ kiểm toán là gì? Hồ sơ kiểm toán bao gồm những gì?

1. Hồ sơ kiểm toán là gì?

Theo Luật Kiểm toán năm 2015, hồ sơ kiểm toán được xác định là loại hồ sơ mẫu, chứa đựng thông tin quan trọng liên quan đến quá trình kiểm toán và lịch sử giao dịch với khách hàng, bao gồm nhiều cuộc kiểm toán của từng doanh nghiệp. Hồ sơ kiểm toán còn được xem là nguồn thông tin chính xác, hỗ trợ các giám sát viên trong công tác kiểm tra.

Hồ sơ kiểm toán, hay còn gọi là audit files trong tiếng Anh, theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230, được định nghĩa là các tài liệu do kiểm toán viên lập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. 

Từ góc độ pháp lý, hồ sơ kiểm toán là một loại tài liệu có vai trò rất quan trọng đối với công việc của kiểm toán viên. Nó không chỉ là căn cứ pháp lý mà còn là công cụ giúp kiểm toán viên thu thập và lưu trữ thông tin, làm bằng chứng cho các hoạt động mà doanh nghiệp đã thực hiện theo quy định của pháp luật.

2. Ý nghĩa của hồ sơ kiểm toán 

Hồ sơ kiểm toán là cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến. Chức năng của kiểm toán tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến dựa trên các bằng chứng được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau. Những tài liệu này cần được sắp xếp và lưu trữ một cách có hệ thống để kiểm toán viên có thể bảo vệ ý kiến của mình.

Hồ sơ kiểm toán chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng chuẩn mực. Các kế hoạch, chương trình kiểm toán và thủ tục áp dụng đều cần được ghi chép lại để xác minh quy trình kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán còn là cơ sở cho báo cáo kiểm toán, là tài liệu cho các kỳ kiểm toán sau và cho việc đào tạo.

Hồ sơ kiểm toán hỗ trợ cho việc phân công và phối hợp giữa các kiểm toán viên vì công việc kiểm toán thường đòi hỏi sự tham gia của nhiều người. Mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về đối tượng kiểm toán. Trong quá trình kiểm toán, các thông tin này sẽ được cập nhật liên tục.

>>>Xem thêm thông tin về Dịch vụ kiểm toán trọn gói, chuyên nghiệp, nhanh chóng

3. Hồ sơ kiểm toán bao gồm những gì?

Trên cơ sở quy định của Điều 60 Luật Kiểm toán năm 2015 và theo Quyết định 11/2023/QĐ-KTNN, hồ sơ kiểm toán bao gồm những loại giấy tờ chính sau đây:

• Kế hoạch kiểm toán: Văn bản nêu rõ mục tiêu, phạm vi, phương pháp và lịch trình kiểm toán.
• Chứng từ, tài liệu: Bao gồm tất cả các tài liệu cần thiết như báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, hợp đồng, biên bản, và các tài liệu liên quan khác.
• Biên bản kiểm toán: Ghi chép kết quả kiểm toán, các ý kiến của kiểm toán viên và các vấn đề phát hiện trong quá trình kiểm toán.
• Phân tích, đánh giá: Các báo cáo phân tích, đánh giá số liệu và thông tin thu thập được từ kiểm toán.
• Khuyến nghị và kết luận: Các khuyến nghị cho tổ chức được kiểm toán, cùng với kết luận về tình hình tài chính và các vấn đề phát hiện.
• Báo cáo kiểm toán: Tài liệu chính thức trình bày kết quả kiểm toán, bao gồm ý kiến kiểm toán viên về báo cáo tài chính của tổ chức.
• Tài liệu tham khảo: Danh sách các tài liệu, nguồn thông tin đã được sử dụng để thực hiện kiểm toán.

Ngoài những loại giấy tờ đã nêu, hồ sơ kiểm toán còn có thể bao gồm:

• Kế hoạch kiểm toán chi tiết: Cụ thể hơn về từng bước trong quy trình kiểm toán, các tiêu chí đánh giá và phương pháp kiểm tra.
• Danh sách các bên liên quan: Thông tin về các cá nhân, tổ chức liên quan đến quá trình kiểm toán, bao gồm các đối tác, khách hàng và nhà cung cấp.
• Ghi chép về cuộc họp: Biên bản các cuộc họp giữa đội ngũ kiểm toán viên và đại diện của tổ chức được kiểm toán, bao gồm các vấn đề thảo luận và kết luận đạt được.
• Các tài liệu hỗ trợ: Bao gồm các biểu mẫu, bảng hỏi, và các công cụ phân tích dữ liệu được sử dụng trong quá trình kiểm toán.
• Đánh giá rủi ro: Hồ sơ ghi nhận các rủi ro tiềm ẩn đã được xác định và cách thức mà kiểm toán viên đã lập kế hoạch để quản lý những rủi ro này.
• Chứng nhận và xác nhận: Các tài liệu chứng minh đã có sự xác nhận từ các bên liên quan, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin.
• Báo cáo theo dõi: Các tài liệu ghi nhận tình hình thực hiện các khuyến nghị từ các cuộc kiểm toán trước đó, nhằm đánh giá hiệu quả và tính khả thi của các biện pháp đã đề xuất.

Cuối cùng, hồ sơ kiểm toán cũng bao gồm các tài liệu khác liên quan đến các cuộc kiểm toán. Mỗi nhân viên kiểm toán cần đảm bảo rằng tất cả các tài liệu và giấy tờ nêu trên được thực hiện đầy đủ để phục vụ cho công tác kiểm toán một cách chính xác và toàn diện nhất.

Hồ sơ kiểm toán cần được lưu trữ đầy đủ, khoa học để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu và đánh giá trong tương lai.

>>>Mời bạn tham khảo thêm về Những điều kiện cần để cấp chứng chỉ kiểm toán viên

4. Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ kiểm toán có được lưu trữ vĩnh viễn không?

Trả lời: Không, hồ sơ kiểm toán thường được lưu trữ tối thiểu trong 10 năm, theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ kiểm toán có thể sử dụng cho các mục đích nào khác ngoài kiểm toán không?

Trả lời: Có, hồ sơ kiểm toán có thể được sử dụng làm tài liệu đào tạo cho các kiểm toán viên mới hoặc để tham khảo cho các kỳ kiểm toán sau.

Hồ sơ kiểm toán có thể ở dạng nào?

Trả lời: Hồ sơ kiểm toán có thể tồn tại dưới dạng giấy tờ hoặc dữ liệu điện tử, tùy thuộc vào cách thức tổ chức của từng đơn vị kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp như thế nào?

Trả lời: Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp theo thứ tự hợp lý và có hệ thống để dễ dàng tra cứu và sử dụng khi cần thiết.

Hy vọng qua bài viết của Công ty Luật ACC, bạn đọc sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về hồ sơ kiểm toán, từ đó có thể áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn công việc. Sự chú trọng trong việc lập và quản lý hồ sơ kiểm toán không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn hỗ trợ các kiểm toán viên nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong công tác kiểm toán.