Hồ sơ Bảo hiểm xã hội một lần (BHXH 1 lần) là một khoản trợ cấp quan trọng mà nhiều người lao động quan tâm đến. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, không ít trường hợp hồ sơ BHXH 1 lần bị từ chối, khiến người lao động mất nhiều thời gian và công sức. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải quyết về những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ BHXH 1 lần bị từ chối và cách giải quyết chúng.

Các lý do hồ sơ bảo hiểm xã hội không hợp lệ mới nhất

Sổ BHXH bị sai, lệch thông tin

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ BHXH 1 lần bị từ chối là thông tin trên sổ BHXH không trùng khớp hoặc sai lệch so với giấy tờ tùy thân của người lao động. Dưới đây là một số ví dụ minh họa:

Ví dụ 1:

Thông tin người lao động trên Chứng minh nhân dân là Lê Minh Anh, giới tính nữ, nhưng trong nội dung Sổ BHXH ghi là giới tính nam. Đây là trường hợp sai thông tin.

Ví dụ 2:

Người lao động tên "Lê Minh Anh", ngày sinh trong sổ BHXH ghi là 20/3/1970, nhưng trên Chứng minh nhân dân chỉ ghi nhận thông tin năm sinh là 1970. Đây là trường hợp thiếu thông tin hoặc thông tin không trùng khớp.

Việc thiếu, sai lệch thông tin giữa các loại giấy tờ sẽ không đảm bảo tính chính xác trong hồ sơ rút BHXH 1 lần, nên cơ quan BHXH có thể từ chối yêu cầu của bạn. Để khắc phục trường hợp này, bạn nên điều chỉnh thông tin giấy tờ tùy thân và sổ BHXH sao cho trùng khớp, cụ thể:

• Yêu cầu cơ quan công an điều chỉnh thông tin trên CMND/CCCD.

• Yêu cầu cơ quan BHXH cấp lại sổ do thay đổi một số thông tin trên sổ (giới tính, dân tộc, ngày tháng năm sinh, v.v.).

Thiếu, mất tờ rời của sổ BHXH

Nguyên nhân thứ hai dẫn đến hồ sơ bị từ chối là do thiếu các tờ rời trong sổ BHXH. Theo Điều 109 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, sổ BHXH (gồm bản chính và các tờ rời) là tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ đề nghị rút BHXH 1 lần, vì đây là căn cứ ghi nhận quá trình đóng BHXH, từ đó chi trả hỗ trợ cho người lao động.

Nếu người lao động bị thiếu tờ rời ghi nhận thông tin hoặc tờ rời ghi sai quá trình tham gia BHXH, thì người lao động sẽ bị trả lại hồ sơ. Để khắc phục tình trạng này, người lao động cần thực hiện những việc sau:

• Trong trường hợp làm thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp trước khi rút BHXH 1 lần, cần kiểm kê số tờ rời bản thân có trước khi nộp hồ sơ và sau khi nhận lại sổ từ cán bộ một cửa trước khi ra về. Nếu thấy thiếu, phải phản ánh ngay để cán bộ một cửa kiểm tra và xử lý.

• Nếu bị mất tờ rời, người lao động có thể đề nghị cơ quan BHXH cấp lại.

Bị hỏng, rách sổ BHXH

Trường hợp sổ BHXH bị hỏng hoặc rách (bao gồm cả bìa lẫn tờ rời) được coi là không đảm bảo sự toàn vẹn của hồ sơ, nên đây cũng là nguyên do khiến hồ sơ BHXH 1 lần bị từ chối giải quyết và chi trả. Theo quy định, người lao động có thể đề nghị cấp lại sổ BHXH bằng cách nộp mẫu tờ khai TK1-TS (ban hành kèm theo Quyết định 505) để có sổ mới trước khi rút BHXH 1 lần.

Chưa chốt sổ BHXH

Tình trạng sổ BHXH của người lao động không được chốt có thể có nhiều lý do:

• Công ty cũ nợ, chậm đóng tiền bảo bảo hiểm gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

• Công ty cũ giải thể, phá sản.

• Công ty cũ cố ý không làm thủ tục chốt sổ cho người lao động (ví dụ: khi người đó đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật, nghỉ ngang).

Sổ BHXH là giấy tờ bắt buộc khi làm thủ tục rút BHXH 1 lần theo Điều 109 Luật BHXH, do vậy nếu chưa chốt được sổ thì người lao động sẽ không được chi trả trợ cấp. Để xử lý tình trạng này, người lao động có thể:

• Liên hệ với công ty, đơn vị cũ để yêu cầu giải quyết chốt sổ.

• Nếu công ty cũ phá sản, giải thể, tiến hành khiếu nại đến Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội nơi công ty cũ đặt trụ sở để cơ quan này xác minh và liên hệ với cơ quan BHXH tiến hành chốt sổ cho người lao động (Căn cứ: Điều 119 Luật BHXH).

Người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên

Theo quy định của Điều 18 Luật BHXH, mỗi người lao động tham gia BHXH bắt buộc sẽ được cấp sổ BHXH với một mã số duy nhất. Do đó, mỗi người lao động chỉ được phép có 01 sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Việc một người lao động có nhiều sổ BHXH thường xảy ra khi người lao động chuyển việc hoặc làm việc tại nhiều công ty mà quên không báo số sổ BHXH cho người phụ trách nhân sự - hành chính và chỉ đến khi làm thủ tục nhận trợ cấp mới phát hiện ra.

Trước khi làm thủ tục rút BHXH 1 lần, người lao động cần:

• Tra cứu mã số BHXH của mình, kiểm tra lại toàn bộ quá trình đóng BHXH (có thể tra cứu online hoặc kiểm tra thông tin trên tờ rời).

• Nếu có từ 2 mã số BHXH mà trong đó có 1 sổ BHXH chưa được cấp, người lao động có thể báo với công ty đang làm việc hoặc công ty đã chấm dứt hợp đồng trong thời gian gần nhất để làm thủ tục chốt sổ.

Trùng thời gian đóng trên BHXH

Trùng thời gian đóng BHXH có rất nhiều nguyên nhân, nhưng phổ biến nhất là:

• Người lao động làm việc tại từ 02 công ty trở lên, khi đóng BHXH ở công ty này mà cùng thời gian đó người lao động lại đóng BHXH ở công ty khác.

• Cho người quen, người thân mượn sổ BHXH.

Thời gian đóng BHXH bị trùng là một trong những cơ sở dẫn đến hồ sơ BHXH 1 lần bị từ chối, do vậy để xử lý vấn đề này thì người lao động cần báo cho một trong các công ty làm thủ tục giảm quá trình đóng BHXH cho mình.

Như vậy:

• Trước khi làm thủ tục rút BHXH 1 lần, người lao động cần kiểm tra kỹ hồ sơ và quá trình tham gia bảo hiểm của mình. Nếu rơi vào một trong sáu nguyên nhân trên đây, thì nên nhanh chóng giải quyết trước khi rút BHXH 1 lần.

• Nếu đã nộp hồ sơ rút BHXH 1 lần mà nhận được tin nhắn từ chối giải quyết của cơ quan BHXH, thì người lao động nên đến trực tiếp và yêu cầu cán bộ một cửa giải thích lý do.

Sau khi biết chính xác lý do bị từ chối, người lao động nhận lại hồ sơ, sửa theo đúng yêu cầu và tiến hành nộp lại.

FAQ (Câu hỏi thường gặp)

1. Tôi đã nộp hồ sơ rút BHXH 1 lần nhưng bị từ chối. Làm thế nào để giải quyết tình trạng này?

Để giải quyết tình trạng hồ sơ BHXH 1 lần bị từ chối, bạn nên đến trực tiếp cơ quan BHXH và yêu cầu cán bộ một cửa giải thích lý do từ chối. Sau khi biết chính xác lý do, bạn có thể sửa lại hồ sơ theo yêu cầu và nộp lại.

2. Tôi có nhiều sổ BHXH và không biết phải làm thế nào.

Mỗi người lao động chỉ được phép có một số sổ BHXH duy nhất. Nếu bạn có nhiều sổ BHXH, hãy kiểm tra mã số BHXH của mình và thông báo cho công ty đang làm việc hoặc công ty đã chấm dứt hợp đồng trong thời gian gần nhất để làm thủ tục chốt sổ.

3. Hồ sơ BHXH của tôi bị mất tờ rời. Làm thế nào để khắc phục tình trạng này?

Nếu hồ sơ BHXH của bạn bị mất tờ rời, bạn có thể đề nghị cơ quan BHXH cấp lại. Hãy liên hệ với cơ quan BHXH để biết thêm chi tiết và thủ tục cần thiết.

4. Tại sao sổ BHXH bị sai thông tin lại gây khó khăn cho hồ sơ rút BHXH 1 lần?

Sổ BHXH là một phần quan trọng trong hồ sơ BHXH, và thông tin trên sổ phải chính xác để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ. Sai thông tin trên sổ BHXH có thể dẫn đến sự không trùng khớp với giấy tờ tùy thân và khiến hồ sơ bị từ chối. Để giải quyết tình trạng này, bạn cần điều chỉnh thông tin trên giấy tờ tùy thân và sổ BHXH sao cho trùng khớp.