Hệ thống TMS là gì? Tính năng nổi bật hệ thống TMS mang lại

Hệ thống TMS là một công cụ quản lý hiệu quả trong lĩnh vực vận tải và logistics. TMS không chỉ là một phần mềm mà còn là một hệ thống tích hợp các công nghệ và quy trình giúp tổ chức, điều phối và theo dõi hoạt động vận tải một cách thông minh và hiệu quả.

1. Hệ thống TMS là gì?

TMS là viết tắt của "Transportation Management System", tức là Hệ thống Quản lý Vận tải. Đây là một loại phần mềm quản lý được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực vận tải và logistics. Cụ thể, TMS giúp tổ chức và quản lý các hoạt động vận tải như đặt hàng, lập kế hoạch vận chuyển, theo dõi đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, và tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển. Với khả năng tích hợp và tự động hóa các quy trình, TMS giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.

2. Tính năng nổi bật hệ thống TMS mang lại

Các tính năng đáng chú ý của hệ thống TMS bao gồm:

2.1. Hỗ trợ kế hoạch và tối ưu hóa quy trình vận hành

Hệ thống TMS hỗ trợ quản lý vận chuyển hàng hóa bằng cách lập kế hoạch tuyến đường một cách hiệu quả, đồng thời giám sát các tình huống rủi ro và giảm thiểu nguy cơ xảy ra vấn đề. Nó cũng tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng và lên kế hoạch cho tuyến đường giao hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm chi phí và thời gian giao hàng.

2.2. Hiển thị thông tin cung ứng thời gian thực cho khách hàng

Hệ thống cung cấp thông tin về thời gian vận chuyển hàng hóa đến khách hàng theo thời gian thực thông qua công nghệ API và EDI. Khách hàng có thể theo dõi hành trình của đơn hàng và nhận được thông tin về vị trí và thời gian giao hàng. TMS cũng hỗ trợ đảm bảo giao hàng đúng thời gian cam kết bằng cách tối ưu hóa tải trọng và lộ trình giao hàng.

2.3. Quản lý hồ sơ và chứng từ minh bạch

TMS thu thập và lưu trữ thông tin về đơn hàng, hồ sơ và chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng cách sử dụng công nghệ API và EDI. Điều này giúp quản lý dễ dàng truy cập và theo dõi các tài liệu quan trọng như hóa đơn và vận đơn. Ngoài ra, dữ liệu thu thập được còn được sử dụng để tạo ra các báo cáo phân tích hiệu suất hoạt động chuỗi cung ứng và dự báo nhu cầu vận tải trong tương lai, hỗ trợ quyết định dựa trên dữ liệu.2.4. Tự động hóa quy trình điều hành

TMS tự động hóa các quy trình vận hành để giảm thiểu sự can thiệp của con người, từ đó tăng tính hiệu quả và giảm nguy cơ sai sót. 

3. Hệ thống TMS là lựa chọn phù hợp cho những loại doanh nghiệp nào?

TMS đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động vận chuyển và giao nhận hàng hóa của nhiều doanh nghiệp và tổ chức. Dưới đây là các loại doanh nghiệp mà nên áp dụng hệ thống TMS:

• Các nhà sản xuất, phân phối hoặc doanh nghiệp bán lẻ: Với việc quản lý hàng hóa từ quá trình sản xuất đến điểm tiêu thụ hoặc kho lưu trữ, các doanh nghiệp trong lĩnh vực này cần phải xử lý một lượng lớn đơn hàng.
• Các đơn vị cung cấp dịch vụ ẩm thực và nhà hàng: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này thường phải xử lý một lượng lớn đơn hàng, đặc biệt là trong các đợt đặt hàng lớn.
• Các bên cung cấp dịch vụ hậu cần: Với các doanh nghiệp có mạng lưới cửa hàng hoặc chi nhánh, việc duy trì hàng tồn kho để đảm bảo cung cấp liên tục là một yếu tố quan trọng.
• Công ty thương mại điện tử: Trong thời đại kỷ nguyên số, các doanh nghiệp thương mại điện tử ngày càng tăng cường nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ điểm bán đến khách hàng. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt về giá cả, thời gian giao hàng cũng đóng vai trò quan trọng để cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

4. Các ưu điểm của TMS

Các ưu điểm của hệ thống TMS

Khi áp dụng hệ thống quản lý vận tải (TMS), doanh nghiệp có thể thu được nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí hiệu quả

Doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM) hiệu quả giúp giảm thiểu một phần chi phí lớn bao gồm:

• Chi phí hành chính: TMS tự động hóa các quy trình như hoàn tất hợp đồng, thanh toán và lên lịch đặt hàng để tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí hành chính đáng kể khi sử dụng hệ thống TMS.
• Chi phí vận chuyển: Phần mềm TMS tự động so sánh giá cả theo thời gian thực, giúp khách hàng chọn lựa hình thức vận chuyển phù hợp nhất về mặt chi phí.
• Chi phí nhiên liệu: Quản lý vận tải giúp tối ưu hóa lộ trình vận chuyển, giảm thiểu quãng đường dư thừa và tối ưu hóa thời gian giao hàng.
• Giám sát quá trình vận chuyển chặt chẽ
• TMS thu thập và tổng hợp thông tin chi tiết về quá trình vận chuyển của hàng hóa từ kho đến điểm cuối cùng. Điều này giúp người gửi hàng cập nhật thông tin về cước phí vận chuyển và hành trình giao hàng theo thời gian thực.
• TMS hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả của các đơn vị vận chuyển, từ đó linh hoạt thích ứng với biến động của thị trường và đưa ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Khả năng đáp ứng cam kết với khách hàng là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào cạnh tranh trên thị trường toàn cầu hóa ngày nay. Phần mềm TMS cung cấp thông tin thời gian thực để hỗ trợ doanh nghiệp xác định và giải quyết kịp thời các vấn đề và sự chậm trễ, thất vọng của khách hàng.

Ngoài ra, TMS cũng có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng bằng cách theo dõi tiến trình giao hàng, đơn giản hóa quy trình lập hoá đơn và thanh toán trong quá trình đặt hàng trực tuyến.

Nâng cao khả năng phát triển quy mô kinh doanh

Sử dụng TMS giúp tự động hóa quy trình vận chuyển và lên kế hoạch, giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả và tiết kiệm thời gian xử lý công việc. Điều này cho phép doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào việc phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh, trong khi vẫn đảm bảo hoạt động của hệ thống hiệu quả.