Khám Phá Quy Trình Mua Hàng
Quy trình mua hàng là bước quan trọng trong kế hoạch sản xuất, đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Ngoài việc thiết lập quy trình mua hàng theo cách thủ công, nhiều phần mềm tiên tiến đã xuất hiện để hỗ trợ. Hãy cùng tìm hiểu về quy trình mua hàng và các ứng dụng hiệu quả thông qua bài viết này.
>>> Xem thêm Hệ thống thông tin kế toán nền tảng quan trọng cho doanh nghiệp bài viết của ACC GROUP
Tại Sao Quy Trình Mua Hàng Quan Trọng?
Quy trình mua hàng đóng vai trò quyết định đối với việc hoàn thành một giao dịch. Đây là bước không thể thiếu khi mua bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào. Tuy nhiên, quy trình mua hàng trong doanh nghiệp và ở người tiêu dùng có sự khác biệt. Trong doanh nghiệp, quy trình này đòi hỏi các công việc như: nghiên cứu, tìm nguồn cung, đàm phán và lập hóa đơn.
Những Hạn Chế Của Quy Trình Mua Hàng Thủ Công
Môi trường kinh doanh ngày nay ngày càng phức tạp, đòi hỏi sự chú trọng hơn đến yêu cầu công việc. Áp dụng quy trình mua hàng thủ công đã không còn đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. Một số hạn chế tiêu biểu gồm:
- Thông tin kỹ thuật của hàng hóa khó thống kê và lưu trữ.
- Lựa chọn nhà cung cấp không đảm bảo tính chính xác.
- Rủi ro mua hàng và thanh toán.
- Tốn thời gian và công sức của nhân viên.
Cải Thiện Quy Trình Mua Hàng
Để vượt qua những hạn chế trên, nhiều doanh nghiệp chọn sử dụng phần mềm quản trị mua hàng hoặc quản trị doanh nghiệp. Điều này giúp quản lý thông tin dễ dàng hơn, các phòng ban có thể chia sẻ dữ liệu và doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
Lợi Ích Của Quy Trình Mua Hàng Rõ Ràng
Xây dựng một quy trình mua hàng hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Đảm bảo nhà cung cấp phù hợp.
- Loại bỏ các giao dịch không phù hợp.
- Quản lý mối quan hệ với những nhà cung cấp đáng tin cậy.
- Áp dụng toàn bộ tổ chức.
- Tạo ra quy chuẩn chung cho hàng hóa.
Bước Theo Dõi Quy Trình Mua Hàng
-
Lập Đề Nghị Mua Hàng
- Nhu cầu mua hàng phát sinh từ kế hoạch sản xuất hoặc từ các phòng ban.
- Sử dụng phần mềm SalesUp ERP để lập đề nghị mua hàng và được duyệt thông qua chính sách.
-
Lập Đề Nghị Báo Giá
- Gửi đề nghị báo giá đến các nhà cung cấp để thẩm định.
-
Theo Dõi Báo Giá
- Các báo giá từ các nhà cung cấp được ghi nhận và lựa chọn NCC phù hợp.
-
Phê Duyệt Báo Giá
- So sánh báo giá của các nhà cung cấp khác nhau.
-
Lập Hợp Đồng/Đơn Mua Hàng
- Nhân viên mua hàng tiến hành lập hợp đồng mua hàng.
-
Lập Đề Nghị Nhập Hàng và Đề Nghị Kiểm Hàng
- Lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng gửi đến các phòng ban liên quan.
-
Nhập Kho Hàng Hóa
- Kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho.
-
Thanh Toán và Kết Thúc Quy Trình
- Lập hồ sơ thanh toán và tiến hành thanh toán cho NCC.
Quy trình mua hàng rõ ràng mang lại sự chính xác và hiệu quả, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong dài hạn. Hãy áp dụng và tối ưu hóa quy trình mua hàng của bạn ngay hôm nay!
>>> Xem thêm Thành phần sơ đồ công cụ hệ thống thông tin kế toán bài viết của ACC GROUP
Nội dung bài viết:
Bình luận