Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

Bất kỳ một doanh nghiệp có hàng hóa lưu trữ đều quan tâm đến hoạt động quản lý kho. Tuy nhiên, để quản lý một lượng lớn hàng hóa gồm nhiều sản phẩm, mẫu mã, số lô khác nhau khiến quản lý, nhân viên gặp khó khăn. Do đó hệ thống quản lý kho hàng WMS ra đời. Vậy Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì? Mời bạn đọc theo dõi bài viết chi tiết sau đây của ACC.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS

1. Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System – WMS) là giải pháp được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động quản lý kho. Cụ thể, giải pháp này giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát hàng hóa xuất, nhập kho, hàng tồn, vận chuyển để hỗ trợ hoạt động bán hàng và đặt hàng nhà cung cấp.

Về cơ bản, phần mềm quản lý kho WMS giúp tối ưu hóa tất cả các quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp. Thông qua hệ thống quản lý kho WMS quản lý có được cái nhìn tổng quát về hoạt động của kho hàng. Ngoài ra, WMS còn giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa việc sử dụng lao động, đầu tư nhà kho, trang thiết bị.

Hệ thống quản lý kho WMS đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận. Khi có đơn đặt hàng, hệ thống ngay lập tức thông báo số lượng tồn kho từng sản phẩm. Theo cách cũ, một người phải tự mang đơn đặt hàng và đi kiểm tra tồn kho của từng sản phẩm ở kho. Giờ đây, hệ thống đã kiểm tra hoàn toàn tự động. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

2. Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS

Hệ thống quản lý kho WMS giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình quản lý kho tối giản, hiệu quả. Một số lợi ích của giải pháp WMS như:

Giảm chi phí vận hành 

Kho hàng là bộ phận mất nhiều thời gian, nhân sự để quản lý trong doanh nghiệp. Đây còn là cầu nối với các bộ phận như kế toán, bán hàng, sản xuất… Khi áp dụng phần mềm WMS, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành. Trong đó bao gồm chi phí kho bãi, nhân sự và các chi phí liên quan đến hư hỏng, thất thoát hàng hóa. Nhờ hệ thống, các quy trình thực hiện thủ công được cắt giảm, doanh nghiệp không cần sử dụng quá nhiều nhân sự như trước.

Phần mềm WMS giải quyết vấn đề lưu giữ sản phẩm, nguyên vật liệu và thiết bị để tối ưu hóa “dòng chảy” trong kho.

Cập nhật tồn kho real time

Hệ thống cập nhật và tổng hợpác báo cáo tồn kho theo thời gian thực. Bộ phận kho và bộ phận kinh doanh theo dõi được dữ liệu để chủ động bán hàng. Dữ liệu luôn được cập nhật sẽ ngăn chặn tình trạng nhập hàng quá mức gây lãng phí hay nhập quá ít dẫn đến không đủ nguồn cung.

Luôn có cảnh báo tồn tối thiểu

Các cảnh báo tồn kho tối thiểu giúp hàng hóa lưu trữ trong kho ở mức độ an toàn. Điều này tránh việc lưu trữ quá nhiều sẽ mất thêm chi phí nhà kho, nhân viên quản lý…Khi hàng hóa đạt đến mức tối thiểu, hệ thống tự động thông báo để nhân viên kho lên kế hoạch mua hàng mới. Nhờ đó, hàng hóa luôn được duy trì ổn định trong kho.

Tăng năng suất lao động 

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên. Vì thế bạn chủ động dự báo được số lượng lao động cần cho vận hành. Các quy trình thủ công được cắt giảm để tiết kiệm thời gian làm việc. Ví dụ, thay vì ghi chép thông tin sản phẩm thì nhân viên có thể quét mã sản phẩm. Hệ thống tự động ghi nhận và cập nhật dữ liệu. Đồng thời, làm việc trên hệ thống giúp hạn chế tối đa các sai sót, nhầm lẫn.

Cải thiện bảo mật

So với việc dùng excel thì hệ thống WMS là lựa chọn tốt nhất để bảo mật thông tin. Mỗi nhân viên chỉ có một vai trò nhất định trên hệ thống. Họ không thể truy cập vào các báo cáo hay phân tích quan trọng. Điều này đảm bảo dữ liệu bảo mật, ngăn chặn tình trạng rò rỉ ra bên ngoài ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh của công ty.

3. Các loại hệ thống quản lý kho hàng WMS

Dựa trên tính kết nối WMS chia thành 2 loại là hệ thống độc lập và hệ thống tích hợp. Dựa trên cấu trúc nền tảng thì WMS chia thành 2 loại là giải pháp tại chỗ và trên đám mây.

Hệ thống độc lập và tích hợp 

Hệ thống quản lý kho tích hợp thường kết hợp với hệ thống ERP. Các chức năng quản lý kho được liên kết với sản xuất, bán hàng, kế toán. Cơ sở dữ liệu của các bộ phận này được kế thừa lẫn nhau. Quản lý sẽ nắm được bức tranh kinh doanh tổng quan của cả doanh nghiệp và từng bộ phận. Ví dụ, với hệ thống kho tích hợp bạn sẽ nắm được sản phẩm nào đang bán chạy, mang về doanh số cao để điều phối bộ phận kho trữ loại hàng đó nhiều hơn.

Hệ thống quản lý kho độc lập có các tính năng phục vụ chủ yếu cho bộ phận kho. Do đó, nó thiếu liên kết với bộ phận khác như bán hàng hoặc kế toán. Vì đây là phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho việc quản lý kho nên thường sẽ quản lý chi tiết từng hoạt động trong kho.

Hệ thống WMS tại chỗ và trên đám mây (cloud)

Giải pháp WMS tại chỗ

Giải pháp WMS tại chỗ là phần mềm được mua một lần và cài đặt trên máy của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo trì cho cả phần cứng và phần mềm trên hệ thống. Điều này cho phép bạn kiểm soát dữ liệu chặt chẽ nhưng nó cũng đi kèm với chi phí trả trước lớn.

Ưu điểm:

• Toàn quyền kiểm soát từ thiết kế và phát triển các tính năng.
• Không có chi phí đăng ký, chỉ cần phí lắp đặt một lần và trả chi phí bảo trì.
• Hệ thống được cài đặt tại máy tính của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Rất khó để tăng hoặc giảm quy mô.
• Phải có đội ngũ nhân sự CNTT nội bộ để bảo trì phần mềm.
• Tính bảo mật dữ liệu không cao.

Hệ thống WMS trên đám mây

Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Cloud WMS là lựa chọn phù hợp nếu xét về chi phí đầu tư. Hệ thống WMS dựa trên đám mây thường được tính phí trên cơ sở đăng ký. Dữ liệu được lưu trữ trên một máy chủ từ xa. Những việc như sửa lỗi, cập nhật phần mềm hoàn toàn do nhà cung cấp xử lý.

Ưu điểm: 

• Trả phí theo nhu cầu sử dụng.
• Có thể tăng hoặc giảm quy mô rất dễ dàng.
• Bảo mật dữ liệu tốt hơn hệ thống WMS tại chỗ.
• Truy cập hệ thống online, mọi lúc mọi nơi.

Nhược điểm:

Không phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình phức tạp.

4. Tính năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Mỗi hệ thống quản lý kho hàng của từng nhà cung cấp sẽ có các tính năng khác nhau. Tuy nhiên, một hệ thống quản lý kho phải đảm bảo các tính năng cơ bản sau:

• Quản lý không gian kho: Hệ thống phân bổ hàng hóa khoa học theo từng kho, vị trí khác nhau.
• Theo dõi tồn kho: WMS có tính năng cho phép cập nhật số lượng hàng hóa tồn kho theo thời gian thực. Tính năng này cho phép bạn theo dõi hàng tồn kho mọi lúc, mọi nơi (cloud WMS) ngay cả trên điện thoại.
• Nhập, xuất kho: Thực hiện xuất nhập kho hàng hóa thông qua công nghệ quét mã barcode, QR code.
• Theo dõi đơn đặt hàng: Cập nhật thông tin đơn đặt hàng để sắp xếp hàng hóa.
• Quản lý vận chuyển: Quản lý lịch giao hàng của bộ phận vận chuyển, cập nhật tình trạng giao hàng của từng đơn.
• Quản lý nhân sự: Giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên kho. Theo dõi quá trình xử lý công việc của nhân viên thông qua dữ liệu lưu trữ trên hệ thống.
• Quản lý kho bãi: Phần mềm WMS cho phép quản lý nhiều kho trên cùng một hệ thống. cách sắp xếp hàng hóa tại từng kho và phân luồng xe để tối ưu nhà kho
• Báo cáo: Hệ thống báo cáo chi tiết, cập nhật theo thời gian thực cung cấp nguồn dữ liệu để quản lý phân tích, đưa ra chiến lược xuất, nhập kho và phát hiện ra các vấn đề để kịp thời xử lý.

5. Về phần mềm ACC

Nhằm đáp ứng những nhu cầu trong công việc của kế toán viên, phần mềm ACC với những đặc điểm, tính năng nổi bật sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Có thể kể đến 1 số tính năng đắt giá của phần mềm kế toán ACC như:

• Công nghệ lập trình tiên tiến.
• Thiết kế linh hoạt, giao diện bắt mắt, dễ sử dụng.
• Quản lý đa tiền tệ.
• Truy vấn các dữ liệu có liên quan.
• Tính hiện đại chính xác.
• Có tính chuyên nghiệp.

Với một số thông tin liên quan đến phần mềm kế toán ACC chúng tôi rất vui vì được đồng hành cùng bạn trong bất kỳ các lĩnh vực. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến phần mềm kế toán ACC hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

6. Tại sao lại sử dụng dịch vụ phần mềm ACC

Công ty Luật ACC tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên tất cả các tỉnh thành: Hà Nội, TP. HCM, Bình Dương, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và Đồng Nai… Bạn nên lựa chọn chúng tôi bởi các ưu điểm sau:

• Đội ngũ luật sư của Công ty luật ACC có kinh nghiệm trong hầu hết các lĩnh vực.
• Luôn thực hiện triệt để các cam kết bảo mật thông tin của Quý khách hàng.
• Mức phí phải chăng và chính sách tính phí linh hoạt.
• Khi có yêu cầu của Quý khách hàng, luật sư của Công ty luật ACC luôn giải đáp sớm nhất có thể.
• Hỗ trợ trực tiếp các doanh nghiệp trong quá trình đàm phán hợp đồng.

Trên đây là những thông tin ACC muốn chia sẻ đến độc giả về Hệ thống quản lý kho hàng WMS. Trong quá trình tìm hiểu, nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào về bài viết hay cần hỗ trợ pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp.