Khi doanh nghiệp hoặc công ty muốn mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như địa bàn kinh doanh và hoạt động của mình, doanh nghiệp sẽ cần thêm những cơ sở khác, do đó việc thành lập thêm chi nhánh, văn phòng đại diện là lựa chọn đúng đắn, tùy theo từng mục đích cụ thể của doanh nghiệp. Vậy Văn phòng đại diện là gì? Hướng dẫn hạch toán chi phí của văn phòng đại diện? Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho quý bạn đọc các nội dung Hướng dẫn hạch toán chi phí của văn phòng đại diện.
1. Văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định tại Khoản 2 điều 45 của Luật Doanh Nghiệp, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Văn phòng đại diện sẽ được chia thành 02 nhóm: (i) văn phòng đại diện cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam (ii) văn phòng đại diện cho thương nhận nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam).
Văn phòng đại diện được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị, ký kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại văn phòng... Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ.
2. Đặc điểm của văn phòng đại diện
- Là đơn vị phụ thuộc của công ty, không có tư cách pháp nhân;
- Thực hiện hoạt động của văn phòng liên lạc đối với doanh nghiệp;
- Thực hiện hoạt động nghiên cứu, thu thập thông tin và đánh giá nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, khách hàng và đối tác mới;
- Không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế;
- Được lập cùng tỉnh, thành phố hoặc khác tỉnh với trụ sở chính.
3. Văn phòng đại diện có phải kê khai chi phí, hóa đơn đầu vào không?
Căn cứ vào Khoản 1, Điều 11 Thông tư 156/2013/TT-BTC quy định như sau:
Trường hợp người nộp thuế có đơn vị trực thuộc kinh doanh ở địa phương cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương củng nơi người nộp thuế có trụ sở chỉnh thì người nộp thuế thực hiện khai thuế giá trị gia tăng chung cho cả đơn vị trực thuộc.
Trường hợp người nộp thuế có đơn vị trực thuộc kinh doanh ở địa phương cấp tỉnh khác nơi người nộp thuế có trụ sở chính thì đơn vị trực thuộc nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của đơn vị trực thuộc; nếu đơn vị trực thuộc không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu thì thực hiện khai thuế tập trung tại trụ sở chính của người nộp thuế.
Do đó, văn phòng đại diện dù được thành lập ở cùng tỉnh hay khác tỉnh với trụ sở chính thì kê khai hóa đơn, chi phí tại trụ sở chính.
4. Hướng dẫn hạch toán chi phí của văn phòng đại diện
Chi phí của văn phòng đại diện có thể bao gồm các khoản sau:
- Chi phí nhân viên quản lý văn phòng đại diện: gồm các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn giữa ca phải trả cho lãnh đạo, cán bộ nhân viên các phòng ban và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn
- Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý văn phòng đại diện.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bộ phận quản lý văn phòng đại diện.
- Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho toàn văn phòng đại diện như nhà văn phòng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn, thiết bị văn phòng ….
- Thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí khác
- Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận quản lý văn phòng đại diện như: chi phí điện, nước, điện thoại, fax, chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê nhà làm văn phòng …Chi phí khác bằng tiền đã chi ra để phục vụ cho hoạt động quản lý văn phòng đại diện như: chi phí tiếp khách cho bộ phận quản lý văn phòng đại diện, chi phí tổ chức hội nghị, hội họp, công tác phí, chi phí kiểm toán…
Cách hạch toán chi phí của văn phòng đại diện:
Bên Nợ:
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;
- Số dự phòng phải thu khó đ òi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
Bên Có:
- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết)
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
5. Những câu hỏi thường gặp
Địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện?
Là địa điểm liên lạc của Văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty ở đâu?
Khi thành lập văn phòng đại diện công ty, công ty sẽ nộp hồ sơ thành lập cho Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt văn phòng đại diện.
Nếu công ty có sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của các đơn vị, tổ chức thì việc hoàn thiện bộ hồ sơ đầy đủ và nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh sẽ do các đơn vị, tổ chức này thực hiện.
Thời gian Thành lập văn phòng đại diện công ty?
– Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).
Khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh so với trụ sở công ty có phải cung cấp sổ đỏ của trụ sở văn phòng đại diện không?
Theo quy định của luật doanh nghiệp trong thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện không yêu cầu cung cấp sổ đỏ nơi đặt văn phòng đại diện. Vì trong một số trường hợp địa chỉ của văn phòng đại diện do công ty thuê lại. Chỉ đối với một số trường hợp khi có yêu cầu của phòng đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp mới phải cung cấp số đỏ của địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện.
Trên đây là nội dung Hướng dẫn hạch toán chi phí của văn phòng đại diện. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi bài viết của chúng tôi. Mong rằng bài viết sẽ cung cấp cho quý độc giả những thông tin hữu ích về nội dung này. Nếu có thắc mắc hay cần tư vấn, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với công ty luật ACC để chúng tôi có thể giải đáp và tư vấn cho quý bạn đọc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Nội dung bài viết:
Bình luận