Cách hạch toán chi phí trả trước tiền thuê nhà

Trong quá trình quản lý tài chính của một doanh nghiệp, việc hạch toán chi phí trả trước tiền thuê nhà đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là khi muốn theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí. Đối diện với sự phức tạp của các quy định kế toán và sự biến động của thị trường bất động sản, việc áp dụng các phương pháp hạch toán hiệu quả trở thành một thách thức đối với các nhà quản lý. Bài viết này sẽ đề cập đến những cách tiếp cận hạch toán chi phí trả trước tiền thuê nhà một cách chính xác và hợp lý.

Cách hạch toán chi phí trả trước tiền thuê nhà

1. Điều kiện để chi phí thuê nhà là chi phí hợp lệ là gì?

+) Nếu thuê của Công ty: Hoá đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng …

+) Nếu thuê của cá nhân:

* Nếu trên hợp đồng ghi Cá nhân tự đi nộp thuế thì cần: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.

* Nếu trên hợp đồng ghi Bên Thuê nộp thuế thay chủ nhà thì cần:

Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.

Chứng từ nộp tiền thuế thay.

Chú ý: Nếu giá trị > 20.000.000:

– Nếu thuê của Công ty (Tức là có hóa đơn) -> Thì bắt buộc phải chuyển khoản nhé.

– Nếu thuê của Cá nhân (Tức là ko có hóa đơn) -> Thì không cần phải chuyển khoản cũng được.

2. Cách hạch toán chi phí thuê nhà

Có hai tố quan trọng để xác định số tài khoản một cách chính xác nhất khi hạch toán chi phí thuê nhà là mục đích thuê và hình thức thanh toán.

Dựa vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ bộ phận nào thì kế toán hạch toán chi phí thuê nhà vào các tài khoản tương ứng như sau:

• Nếu thuê nhà để làm nhà xưởng sản xuất: hạch toán vào tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung)
• Nếu thuê nhà làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng hóa bán: hạch toán vào tài khoản 6421 (chi phí bán hàng)
• Nếu thuê nhà làm văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty: hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp)
• …

Dựa vào hình thức thanh toán, hạch toán tiền thuê nhà được hướng dẫn cụ thể theo các trường hợp sau:

Hạch toán chi phí thuê nhà khi thanh toán trước

Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà …):

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 111, TK 112,…

Chú ý: Nếu là khoản trả trước như tạm ứng cho bên chủ nhà thì hạch toán như trên, cần tránh nhầm lẫn với trường hợp đặt cọc tiền nhà. Khoản tạm ứng hay trả trước tiền nhà, DN có thể được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán. Còn với tiền đặt cọc nhà, chủ nhà sẽ chỉ trả lại đến khi kết thúc hợp đồng hoặc sau một khoảng thời gian theo thống nhất giữa 2 bên. Hạch toán tiền đặt cọc nhà được hướng dẫn bên dưới.

Hạch toán tiền đặt cọc nhà

Trường hợp doanh nghiệp đặt cọc tiền cho người cho thuê, ví dụ: DN thuê văn phòng hoạt động, đơn vị cho thuê yêu cầu đặt cọc A tiền (trả lại DN A tiền khi hợp đồng thuê văn phòng kết thúc), thì doanh nghiệp đi thuê phải đặt cọc tiền hạch toán như sau:

• Khi đặt cọc tiền:

Nợ TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Nợ TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

Có TK 111, 112

• Khi nhận lại tiền cọc: 

Nợ TK 111,112

Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

• Nếu DN phải đặt cọc tiền trong quá trình thuê văn phòng vi phạm hợp đồng và bị bên nhận tiền cọc phạt:

Nợ TK 811

Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

• Nếu DN phải đặt cọc tiền sử dụng tiền cọc để thanh toán:

Nợ TK 331

Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)

Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)

Lưu ý: Các khoản tạm ứng tiền thuê nhà hoặc đặt cọc tiền nhà đều không cần có hóa đơn GTGT (theo công văn số 13675 năm 2013 của Bộ Tài Chính gửi hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam)

3. Bài tập ví dụ hạch toán chi phí thuê nhà 

Ngày 1/1/2021 Công ty A ký hợp đồng thuê nhà của bà B (Cá nhân) với mục đích làm văn phòng có thời hạn 12 tháng, mỗi tháng 10 triệu đồng và trên hợp đồng có thỏa thuận bên A sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà. 

• Cùng ngày hôm đó, công ty A đã thanh toán trước cho bà B 10 triệu đồng
• Đến ngày 10/1/2021, sau khi hoàn thành các thủ tục pháp lý, công ty thanh toán nốt cho bà B số tiền còn lại (110 triệu đồng)
• Cùng ngày đó, kế toán công ty đã đi nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là 12,3 triệu đồng, bao gồm:

• Thuế môn bài: 300 nghìn đồng
• Thuế GTGT 5%: 6 triệu đồng
• Thuế TNCN 5%: 6 triệu đồng

Cách hạch toán chi phí thuê nhà của công ty A năm 2021 như sau:

Ngày 1/1/2021:

• Hạch toán khoản trả trước (Dựa vào hợp đồng và phiếu chi…)

Nợ TK 331: 10.000.000

Có TK 111: 10.000.000

• Hạch toán chi phí thuê nhà phải trả:

Nợ TK 242: 120.000.000

Có TK 331: 120.000.000

Ngày 10/1/2021:

• Khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà

Nợ TK 331: 110.000.000

Có TK 112: 110.000.000

• Dựa vào chứng từ nộp tiền thuế thay:

Nợ TK 642 (242): 12.300.000

Có TK 111, 112: 12.300.000

Hàng tháng phân bổ vào chi phí:

Nợ TK 642: 10.000.000

Có TK 242: 10.000.000

Hiện nay, phần mềm kế toán online MISA AMIS đã đáp ứng tính năng tự động phân bổ chi phí trả trước với các bước thực hiện đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian cho kế toán doanh nghiệp và tối ưu hiệu quả công việc:

• Cách đưa chi phí thuê nhà vào chi phí hợp lý

Để đưa khoản chi phí thuê nhà, thuê văn phòng vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện mà Pháp luật đã quy định, theo đó:

• Nếu thuê nhà của Doanh nghiệp: phải cung cấp đầy đủ Hóa đơn, Chứng từ thanh toán (chứng từ thanh toán qua ngân hàng với khoản chi > 20.000.000 VND), Hợp đồng với đầy đủ các điều khoản thanh toán, điều khoản điều kiện khác….
• Nếu thuê nhà của Cá nhân: 

Khoản 2 (2.5) điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ như sau:

Theo Công văn 2994/TCT-TNCN ngày 24/7/2015 của Tổng cục thuế cho biết:

Như vậy, để đưa chi phí thuê nhà của cá nhân vào chi phí hợp lý thì kế toán cần có những chứng từ sau:

• Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận chủ nhà là người đi nộp thuế thì cần có chứng từ trả tiền thuê nhà và hợp đồng thuê nhà
• Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho chủ nhà thì doanh nghiệp cần có các giấy tờ như trên cộng thêm chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân. 

Ngoài ra, số tiền thuế GTGT, TNCN doanh nghiệp nộp thay sẽ được đưa vào chi phí hợp lý nếu giá thuê trên hợp đồng chưa tính thuế GTGT, TNCN.

Trường hợp chi phí thuê nhà của Cá nhân trên 20 triệu đồng, cần lưu ý như sau: Nếu doanh nghiệp thuê nhà, văn phòng của cá nhân tức là không có hóa đơn. Khi đó việc chuyển khoản là không bắt buộc nhưng vẫn phải có biên bản đã nhận tiền thuê nhà kèm theo chữ ký xác nhận của chủ nhà.

4. Công ty luật ACC giải đáp các câu hỏi thường gặp   

1. Câu hỏi: Làm thế nào để hạch toán chi phí trả trước tiền thuê nhà trong sổ cái kế toán?

   Câu trả lời: Để hạch toán chi phí trả trước tiền thuê nhà, bạn cần ghi nó vào sổ cái kế toán dưới dạng một khoản chi phí trả trước. Bạn sẽ tạo một mục riêng biệt cho nó trong sổ cái và ghi nhận số tiền đã thanh toán.

2. Câu hỏi: Chi phí trả trước tiền thuê nhà được hạch toán như thế nào vào bảng cân đối kế toán?

   Câu trả lời: Trong bảng cân đối kế toán, chi phí trả trước tiền thuê nhà sẽ xuất hiện ở phần nợ ngắn hạn hoặc dài hạn tùy thuộc vào thời hạn của hợp đồng thuê. Điều này sẽ thể hiện cam kết thanh toán trong tương lai của doanh nghiệp.

3. Câu hỏi: Làm thế nào để kiểm tra và đối chiếu thông tin hạch toán chi phí trả trước tiền thuê nhà trong kế toán doanh nghiệp?

   Câu trả lời: Để kiểm tra thông tin hạch toán, bạn cần xem lại sổ cái kế toán và bảng cân đối kế toán để đảm bảo rằng chi phí trả trước tiền thuê nhà đã được ghi chính xác. Cần thường xuyên đối chiếu với hợp đồng thuê để đảm bảo sự khớp lệch là ít nhất.

Tổng hợp lại, cách hạch toán chi phí trả trước tiền thuê nhà không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và tuân thủ kế toán mà còn đóng góp vào quá trình quản lý tài chính hiệu quả. Việc áp dụng các nguyên tắc và phương pháp hạch toán đúng đắn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro liên quan đến kế toán mà còn tạo ra cơ hội để tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay. Điều này là quan trọng không chỉ để đảm bảo sự thành công ngắn hạn mà còn để xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.