Thủ tục gộp sổ BHXH khi 2 sổ BHXH có thời gian đóng không trùng nhau

Thủ tục gộp sổ BHXH khi 2 sổ BHXH có thời gian đóng không trùng nhau
Thủ tục gộp sổ BHXH khi 2 sổ BHXH có thời gian đóng không trùng nhau

Ngày nay nhiều người lao động luôn tìm kiếm, nhảy việc đến một môi trường doanh nghiệp phù hợp, phát triển hơn. Khi thay đổi công việc nhiều lần khiến không ít người lao động hiện nay vẫn có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên. Để đảm bảo quyền lợi của người lao động cũng như thực hiện theo quy định của Chính phủ thì người lao động nên làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội. Bài viết này cung cấp thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội khi 2 sổ bảo hiểm xã hội có thời gian đóng không trùng nhau.

ACC là đơn vị chuyên nghiệp cung cấp thủ tục gộp sổ BHXH khi 2 sổ BHXH có thời gian đóng không trùng nhau.

1. Khái niệm

  • Bảo hiểm xã hội (BHXH) là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị mất hoặc giảm thu nhập do bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, tàn tật, thất nghiệp, tuổi già, tử tuất, dựa trên cơ sở một quỹ tài chính do sự đóng góp của các bên tham gia BHXH, có sự bảo hộ của Nhà nước theo pháp luật, nhằm bảo đảm an toàn đời sống cho người lao động và gia đình họ, đồng thời góp phần bảo đảm an toàn xã hội.
  • Thời gian đóng bảo hiểm xã hội là thời gian được tính từ khi người lao động bắt đầu đóng bảo hiểm xã hội cho đến khi dừng đóng. Trường hợp người lao động đóng bảo hiểm xã hội không liên tục thì thời gian đóng bảo hiểm xã hội là tổng thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội.

2. Quy định về gộp sổ BHXH khi 2 sổ BHXH có thời gian đóng không trùng nhau

  • Theo quy định pháp luật thì mỗi người chỉ được cấp một mã số bảo hiểm duy nhất. Việc người lao động mà có hai sổ bảo hiểm xã hội, đồng nghĩa với việc người lao động được cấp hai mã số bảo hiểm. Do đó, một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.
  • Vậy, người tham gia có từ 2 sổ BHXH trở lên cần phải làm thủ tục gộp sổ thành 1 số BHXH duy nhất để cơ quan BHXH quản lý thuận tiện ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH.

3. Thủ tục gộp sổ BHXH khi 2 sổ BHXH có thời gian đóng không trùng nhau

  • Để làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội, người lao động cần chuẩn bị các hồ sơ theo quy định tại Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:
    • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu TK1-TS);
    • Hai sổ BHXH đã được cấp;
    • Các giấy tờ (CMTND/giấy khai sinh/ trích lục khai sinh/…);
    • Bảng kê thông tin do doanh nghiệp chuẩn bị (Mẫu D01-TS).
  • Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan BHXH quận/huyện nơi tham gia BHXH.

Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ BHXH

Kiểm tra thông tin các nhân của người tham gia (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên 2 sổ BHXH, xảy ra 2 trường hợp như sau:

  • Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người lao động trùng khớp => thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng BHXH
  • Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau => làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.

Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:

  • Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu;
  • Sổ BHXH sai thông tin;
  • Các giấy tờ (CMTND/giấy khai sinh/ trích lục khai sinh/…);
  • Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.

=> Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai thông tin

Lưu ý: Trường hợp số CMTND/Thẻ căn cước trên 2 sổ BHXH khác nhau, đơn vị không cần làm hồ sơ điều chỉnh.

Bước 2: Kiểm tra nội dung ghi nhận sổ BHXH

Quá trình đóng BHXH trên sổ BHXH sẽ xảy ra các trường hợp ghi nhận thiếu quá trình tham gia, sai chức danh.

  • Trường hợp 1: Nội dung ghi nhận trên sổ BHXH đầy đủ, chính xác.
  • Trường hợp 2: Nội sung trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng/sai thông tin chức danh/mức lương,….=> Làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH

Hồ sơ bao gồm:

  • Sổ BHXH;
  • Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/ …. (nếu có);
  • Mẫu D02-TS (nếu có);

=> Nộp lên cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai cho người lao động để điều chính lại thông tin chính xác trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH.

Bước 3:Thủ tục gộp sổ BHXH

Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin ghi nhân trên sổ BHXH thông tin đầy đủ chính xác, tiếp theo làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:

  • Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
  • 2 sổ BHXH
  • Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.

Thời gian giải quyết: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

4. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH

  Mẫu TK1-TS
(Ban hành kèm theo QĐ số: 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam)
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
——-
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————

TỜ KHAI
THAM GIA, ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ

Kính gửi: ………………………………………………………………

1. Phần kê khai bắt buộc

[01]. Họ và tên (viết chữ in hoa):…………………………………………………………………………………

[02]. Ngày, tháng, năm sinh: ..…/……./…… [03]. Giới tính: ………………………………

[04]. Quốc tịch ………………………………… [05]. Dân tộc: ……………………………

[06]. Nơi đăng ký giấy khai sinh:  [06.1]. Xã (phường, thị trấn): …………………………

[06.2]. Huyện (quận, thị xã, Tp thuộc tỉnh): ……………..[06.3]. Tỉnh (Tp): .……………..

[07]. Địa chỉ nhận hồ sơ:  [07.1]. Số nhà, đường phố, thôn xóm: …………………………

[07.2]. Xã (phường, thị trấn): .………[07.3] Huyện (quận, thị xã, Tp thuộc tỉnh): …..……

 [07.4].Tỉnh (Tp): ……………………………….…………………………………………

[08]. Họ tên cha/ mẹ/ người giám hộ (đối với trẻ em dưới 6 tuổi): ………………………..

2. Phần kê khai chung

[09]. Mã số BHXH (đã cấp): .……………. [09.1]. Số điện thoại liên hệ: .……….………

[09.2]. Số CMND/ Hộ chiếu/ Thẻ căn cước: ……………………..……………………….

[10]. Mã số hộ gia đình (đã cấp): ………………………………………………………….

(trường hợp chưa có mã hộ gia đình thì kê khai bổ sung Phụ lục đính kèm tờ khai)

[11]. Mức tiền đóng: .………………. [12]. Phương thức đóng: .…………………………

[13]. Nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu:  ……………………………………

[14]. Nội dung thay đổi, yêu cầu:………………………………..………….……………..

……………………………………………………………….……………………………

[15]. Hồ sơ kèm theo (nếu có): ……………………………….………………………….

……………………………………………………………………………………………

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ
(chỉ áp dụng đối với người lao động thay đổi họ, tên đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh)

 

Tôi cam đoan những nội dung kê khai là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung đã kê khai
……….., ngày ……. tháng …… năm ……….
Người kê khai
 (Ký, ghi rõ họ tên)

Hướng dẫn lập:

[01]. Họ và tên: ghi đầy đủ họ, chữ đệm và tên bằng chữ in hoa có dấu của người tham gia BHXH

[02]. Ngày tháng năm sinh: ghi đầy đủ ngày tháng năm sinh như trong giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước.

[03]. Giới tính: ghi giới tính của người tham gia (nếu là nam thì ghi từ “nam” hoặc nếu là nữ thì ghi từ “nữ”).

[04]. Quốc tịch: ghi như trong giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước.

[05]. Dân tộc: ghi như trong giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước.

[06]. Nơi đăng ký Giấy khai sinh: ghi rõ tên xã (phường, thị trấn); huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh), tỉnh, thành phố đã đăng ký giấy khai sinh.

Trường hợp chưa xác định được nơi cấp giấy khai sinh lần đầu thì ghi nguyên quán (trường hợp sát nhập, chia tách địa giới hành chính thì ghi theo tên địa danh tại thời điểm kê khai) hoặc ghi theo nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú.

[07]. Địa chỉ nhận hồ sơ: ghi đầy đủ địa chỉ nơi đang sinh sống để cơ quan BHXH gửi trả sổ BHXH, thẻ BHYT hoặc kết quả giải quyết thủ tục hành chính khác: số nhà, đường phố, thôn xóm; xã (phường, thị trấn); huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh); tỉnh, thành phố.

[08]. Họ tên cha hoặc mẹ, hoặc người giám hộ (áp dụng đối với trẻ em dưới 6 tuổi): Ghi họ tên cha hoặc mẹ hoặc người giám hộ.

[09]. Mã số BHXH: ghi mã số BHXH đã được cơ quan BHXH đã cấp (chỉ áp dụng đối với trường hợp đã được cấp mã số BHXH khi điều chỉnh thông tin); trường hợp không nhớ mã số BHXH thì người kê khai có thể tra cứu mã số BHXH tại Bưu điện văn hóa xã hoặc địa chỉ: http://baohiemxahoi.gov.vn hoặc phối hợp với Cơ quan BHXH hoặc Đơn vị sử dụng lao động, UBND xã, Đại lý thu/nhà trường, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội và cơ quan quản lý đối tượng để xác định mã số BHXH.

Trường hợp không xác định được mã số BHXH mà có số sổ BHXH hoặc số thẻ BHYT thì ghi số sổ BHXH hoặc số thẻ BHYT.

Trường hợp xác định được mã số BHXH nhưng khác số sổ BHXH thì ghi mã số BHXH vào chỉ tiêu này và ghi bổ sung số sổ BHXH vào chỉ tiêu [14].

[09.1]. Số điện thoại liên hệ: ghi số điện thoại liên hệ (nếu có).

[09.2]. Số chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Thẻ căn cước: ghi số chứng minh nhân dân hoặc ghi số hộ chiếu hoặc ghi số Thẻ căn cước.

[10]. Mã hộ gia đình: ghi mã hộ gia đình đã được cơ quan BHXH đã cấp (chỉ áp dụng đối với trường hợp đã được cấp mã số BHXH khi điều chỉnh thông tin); trường hợp không nhớ mã số BHXH thì người kê khai có thể tra cứu mã số BHXH tại địa chỉ: http://baohiemxahoi.gov.vn hoặc phối hợp với Cơ quan BHXH hoặc Đơn vị sử dụng lao động, UBND xã, Đại lý thu/nhà trường, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội và cơ quan quản lý đối tượng để xác định mã hộ gia đình.

[11]. Mức tiền đóng (áp dụng đối với người tham gia BHXH tự nguyện): ghi mức thu nhập tháng do người tham gia BHXH tự nguyện lựa chọn.

[12]. Phương thức đóng (áp dụng đối với người đi lao động ở nước ngoài, người tham gia BHXH tự nguyện): ghi cụ thể phương thức đóng là 03 tháng hoặc 06 tháng hoặc 12 tháng …

[13]. Nơi đăng ký KCB ban đầu: ghi nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh BHYT ban đầu (danh sách đăng ký nơi KCB ban đầu được cơ quan BHXH thông báo hằng năm gửi cho cho đơn vị, UBND xã, đại lý thu).

[14]. Nội dung thay đổi, yêu cầu: ghi nội dung yêu cầu thay đổi như: họ tên, ngày tháng năm sinh, các thông tin liên quan đến chức danh, nghề nghiệp, công việc, phương thức đóng, nơi đăng ký KCB ban đầu …

[15]. Hồ sơ kèm theo:

– Đối với người điều chỉnh thông tin, ghi các loại giấy tờ chứng minh.

– Đối với người tham gia được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, ghi các loại giấy tờ chứng minh.

Sau khi hoàn tất việc kê khai, người tham gia ký ghi rõ họ tên. Trường hợp kê khai thay đổi về nhân thân (họ, tên đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh, giới tính) đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT thì phải có xác nhận của đơn vị nơi người lao động đang làm việc. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận.

5. Bảng kê thông tin do doanh nghiệp chuẩn bị

  Mẫu D01-TS
(Ban hành kèm theo QĐ số: 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————-

BẢNG KÊ THÔNG TIN

(1):  ………………………………………………………………………………………

(Kèm theo(2) ……………………………………………………………………………… )

TT Họ và tên Mã số BHXH Tên, loại văn bản Số hiệu văn bản Ngày ban hành Ngày văn bản có hiệu lực Cơ quan ban hành văn bản Trích yếu văn bản Trích lược nội dung cần thẩm định
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
  ……………                
  ……………                
  ……………                
  ……………                
  ……………                

Đơn vị cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về kiểm tra, đối chiếu, lập bảng kê và lưu trữ hồ sơ của người lao động./.

 

Ngày ……. tháng …… năm ………..
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Hướng dẫn lập:

  1. Mục đích: tổng hợp hồ sơ, giấy tờ của đơn vị, người tham gia làm căn cứ truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp lại, đổi, điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT gửi kèm Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS) hoặc Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
  2. Trách nhiệm lập: đơn vị.
  3. Thời gian lập: khi có phát sinh.
  4. Căn cứ lập: các loại giấy tờ theo mục 2 Phụ lục 01; Phụ lục 02; Phụ lục 03. Ghi rõ bản chính/ bản sao/ bản chứng thực của giấy tờ.
  5. Phương pháp lập:

* Chỉ tiêu hàng ngang:

  • Chỉ tiêu (1): ghi nội dung lập bảng kê (ví dụ: hồ sơ làm căn cứ truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN).
  • Chỉ tiêu (2): ghi bảng kê nộp kèm theo [ví dụ: kèm theo danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS) hoặc kèm theo tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)].

* Chỉ tiêu theo cột:

  • Cột 1: ghi số thứ tự.
  • Cột 2: ghi họ tên người tham gia điều chỉnh.
  • Cột 3: ghi mã số BHXH của người tham gia điều chỉnh.
  • Cột 4: ghi tên, loại văn bản (Quyết định, HĐLĐ, Giấy xác nhận …).
  • Cột 5: ghi số hiệu văn bản (99/QĐ-UBND, 88/LĐTBXH-NCC …).
  • Cột 6: ghi ngày ban hành văn bản.
  • Cột 7: ghi ngày văn bản có hiệu lực.
  • Cột 8: ghi cơ quan ban hành văn bản (UBND huyện, tỉnh hoặc Sở, ngành …; Công ty A …).
  • Cột 9: ghi nội dung trích yếu văn bản (V/v tuyển dụng, điều động, tăng lương; xác nhận người có công với cách mạng …).
  • Cột 10: ghi một số thông tin được trích lược nêu trong giấy tờ để cơ quan BHXH.

Tìm hiểu thêm về các dịch vụ khác của chúng tôi

Liên Hệ Với Chúng Tôi

Vui lòng để lại thông tin liên hệ, ACC sẽ gọi lại ngay cho bạn

Hotline: 084.696.7979

Tổng Đài: 1800.0006

Mail: info@accgroup.vn

Leave a Comment

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI

Văn Phòng

ACC Building, Tầng 8, 520-526 Cách Mạng Tháng 8, Phường 11, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh

Language »