Để thực hiện việc thu hồi nợ, thì giấy báo nợ là một trong những căn cứ quan trọng của các kế toán trong hoạt động nghiệp vụ kế toán về công nợ. Vậy câu hỏi đặt ra ở đây, giấy báo nợ là gì? Và nó được quy định như thế nào? Để tìm hiểu về thông tin này, mời các bạn cùng đọc bài viết sau đây của chúng tôi để biết thêm thông tin nhé.
1.Giấy báo nợ là gì?
Theo định nghĩa, Giấy báo nợ còn được gọi là debit note, khái niệm này đã xuất hiện nhiều trong kinh doanh giữa hai doanh nghiệp với nhau trong khi có giao dịch về mua bán tuy nhiên người bán chưa nhận được phần tiền thanh toán cho người mua. Sau khi giao dịch này thành công, thì người bán nhằm mục đích nhắc nhở người mua thanh toán cho đơn hàng sẽ dùng công cụ này để nhắc nhở tới người mua những khi sắp đến nhiều kỳ hạn thanh toán. Ngoài ra, giấy báo nợ này cũng có tác dụng giống như là một dạng hóa đơn để điều chỉnh nếu như ở trong quá trình nhập liệu có xảy ra sai sót.
Ngoài ra giấy báo nợ cũng còn được hiểu là một chứng từ do người mua nêu ra và được dùng trong những tình huống cụ thể khi người mua muốn chỉ ra hay yêu cầu trả lại số tiền đã trả cho người bán; nếu hàng hóa mà anh ta muốn nhận được không đúng hay bị hư hỏng hoặc để hủy bỏ toàn bộ các đơn đặt hàng. Người mua có thể phát hành giấy ghi nợ hay giấy báo ghi nợ trong nhiều tình huống khác nhau và đó là một cách để đưa ra yêu cầu nhận được về giấy báo có từ người bán và không gì khác ngoài bằng chứng hỗ trợ cho việc trả lại hàng trong sổ kế toán của họ. Như đã đề cập ở trên, người mua có thể tăng hay phát hành giấy ghi nợ trong nhiều trường hợp khác nhau.
-Đặc điểm về giấy báo nợ
- Nếu hàng hóa mà anh ta đã nhận được hay không đúng hoặc có thể bị hư hỏng.
- Nếu người bán đã tính phí thì anh ta nhiều hơn giá đã thỏa thuận.
- Nếu chi phí hay mô tả sản phẩm được đề cập trong hóa đơn không chính xác.
2.Thông tin cơ bản ghi trong giấy báo nợ cần phải có?
Sẽ có quy định cụ thể về một mẫu giấy báo nợ theo thông tư 200/2014/TT-BTC các ngân hàng sẽ căn cứ vào mẫu giấy này để phát hành một mẫu giấy báo nợ chuẩn nhất dùng cho các giao dịch. Thông thường giấy báo nợ của ngân hàng phát hành sẽ chứa các nội dung sau đây:
- Tên chứng từ: Giấy báo nợ
- Ngày in chứng từ
- Số tài khoản của doanh nghiệp
- Tên doanh nghiệp
- Mã số khách hàng
- Địa chỉ của khách hàng
- Nội dung thông báo của giấy báo nợ
- Thông tin chi tiết về số tiền, loại tiền, diễn giải lý do, ngày giờ có hiệu lực
- Các thông tin của người lập phiếu, kiểm soát, kế toán trưởng, giám đốc ngân hàng đi kèm chữ ký và ghi rõ họ tên.
3.Hướng dẫn ghi giấy báo có trong ngân hàng
Mỗi ngân hàng đều có một mẫu giấy báo có khác nhau, tuy nhiên vẫn có một số nội dung gần giống nhau đó là:
- Thông tin công ty hay tài khoản của bạn: Tên công ty, số tài khoản ngân hàng của bạn
- Tên ngân hàng của chủ tài khoản
- Thông tin về vấn đề giao dịch chuyển tiền vào tài khoản
- Ngày tháng năm giao dịch và thời gian giao dịch
- Số tiền thêm vào tài khoản và các loại tiền
- Ngân hàng phát lệnh và tên ngân hàng giữ tài khoản
- Người chuyển tiền
- Nội dung giao dịch
- Chữ ký của kiểm soát viên, giao dịch viên phát hành về giấy báo có.
4.Ví dụ về giấy báo nợ
Doanh nghiệp A mua hàng hóa trị giá £ 200 từ Doanh nghiệp B.
Khi đến công ty A, hàng hóa bị hư hỏng. công ty A muốn trả lại hàng cho Doanh nghiệp B.
Doanh nghiệp A phát hành một giấy ghi nợ – chứa tất cả các thông tin liên quan bao gồm số tiền mua ban đầu và VAT.
Khi công ty B nhận được giấy báo nợ, họ có thể xem xét và chấp thuận yêu cầu và phát hành giấy báo có làm bằng chứng hoàn trả cho Doanh nghiệp A.
Trong trường hợp này, chính người mua sẽ phát hành giấy ghi nợ cho nhà cung cấp như một bắt buộc ghi có hoặc hoàn trả.
mặc khác, cũng có trường hợp giấy báo nợ được phát hành từ nhà cung cấp cho người mua. Ví dụ:
Nhà cung cấp, Doanh nghiệp Z, bán và vận chuyển hàng hóa trị giá £5000 cho người mua, Doanh nghiệp X.
Doanh nghiệp Z xuất hóa đơn cho công ty X chỉ £4000 (do nhầm lẫn)
công ty Z nhận ra sai lầm của họ và phát hành một giấy báo nợ cho công ty X về khoản chênh lệch £1000 để giải quyết khoản chênh lệch và thực hiện các điều chỉnh rất cần thiết trong tài khoản phải thu của họ .
*Lưu ý:Giấy báo nợ là chứng từ không yêu cầu cần phải có khi thực hiện giao dịch giữa người mua và người bán với nhéu. Trong một vài trường hợp đặc biệt, người mua có khả năng yêu cầu hồ sơ này để đáp ứng đối chiếu với bắt buộc lưu trữ nội bộ của Doanh nghiệp.
Nội dung bài viết:
Bình luận