Hướng dẫn Giao và theo dõi việc trên Microsoft Teams
1. Microsoft Planner là gì
Microsoft Planner là một hệ thống quản lý tác vụ theo kiểu Kanban hướng đến các nhóm làm việc, dự án hoặc người làm việc từ xa. Microsoft Planner có thể giúp bạn tổ chức, phân công và theo dõi các nhiệm vụ khi bạn có thể trực tiếp thảo luận về chúng.
Planner làm việc theo các kế hoạch, được gắn liền với các nhóm trên Office 365. Khi bạn tạo một kế hoạch mới, nó sẽ tự động tạo một nhóm mới. Chỉ trừ khi bạn thêm kế hoạch vào một nhóm hiện có. Các Nhóm này tồn tại như bất kỳ nhóm nào khác trong Office 365. Cũng sẽ có trang SharePoint riêng, sổ ghi chép OneNote và các tài nguyên khác.
Điều này thoạt nghe có vẻ phức tạp nhưng nó giúp tăng sức mạnh cho một số tích hợp nâng cao của Planner. Trong sử dụng hàng ngày, bạn không cần phải lo lắng quá nhiều về mô hình nhóm bên dưới. Bạn sử dụng giao diện Planner để tạo kế hoạch, thêm người dùng vào, mà không cần tham gia vào quản lý nhóm Office 365.
2. Sử dụng Planner như thế nào
Khả năng tùy biến trên Microsoft Planner rất tốt để bạn tối ưu quản lý công việc. Đối với các đội nhỏ, một thiết lập đơn giản là đủ với các trạng thái: Thực hiện (To do)– Đang thực hiện (Doing)– Hoàn thành (Done). Sau đó, bạn kéo thẻ nhiệm vụ giữa các nhóm để tạo tổng quan rõ ràng về tiến trình.
Với các nhóm lớn hơn với khối lượng nhiệm vụ cao hơn sẽ tiếp cận có cấu trúc hơn. Khi đó, các kế hoạch đại diện cho một quy trình tuyến tính. Trong đó, Task đại diện cho từng giai đoạn của quy trình.
Chẳng hạn như “Design”, “Develop”, “Test” và “Release” cho quy trình phát triển phần mềm. Hoặc “Plan”, “Write”, “Edit”, “Review” cho kế hoạch viết bài. Sau đó, bạn có thể sử dụng tùy chọn tiến độ trên thẻ để chỉ trạng thái hoàn thành.
Để hiểu rõ hơn về các Task, bạn có thể sử dụng các khả năng phân tích tích hợp của Planner. Nhấp vào tab “Charts” ở trên cùng của màn hình để phân tích trực quan về kế hoạch của bạn. Báo cáo này về trạng thái nhiệm vụ, nhóm và mức độ ưu tiên.Vì vậy bạn có thể thấy rõ công việc đang tiến triển như thế nào. Tab Schedule cung cấp cho bạn chế độ xem lịch cho phép bạn xem khi nào công việc được lên kế hoạch hoàn thành.
3. Giao và theo dõi nhiệm vụ trong Teams
Bạn có thể sử dụng ứng dụng Nhiệm vụ trong Teams để quản lý công việc của nhóm, tạo danh sách nhiệm vụ cho chính bạn trong Danh sách dùng chung hoặc sử dụng danh sách nhiệm vụ được phát hành cho bạn bởi quản lý cấp trên để gửi cho các nhân viên tiên phong.
Bạn có thể giao tất cả các nhiệm vụ này trong Teams và những người được giao nhiệm vụ có thể chỉ báo trong ứng dụng Nhiệm vụ khi họ bắt đầu và hoàn thành một nhiệm vụ. Cả nhóm có thể xem tiến độ nhóm khi hoàn thành danh sách nhiệm vụ và người quản lý gửi cho bạn danh sách nhiệm vụ đã phát hành có thể theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ đó— cả việc chúng đã được giao hay chưa và mức độ hoàn thành của chúng.
Lưu ý:
- Để biết tổng quan về quy trình phát hành danh sách nhiệm vụ đầy đủ, hãy xem Phát hành danh sách nhiệm vụ để tạo và theo dõi công việc trong tổ chức của bạn.
- Để được trợ giúp tạo kế hoạch, xem mục Tạo kế hoạch trong Microsoft Planner,Thêm tác vụ vào kế hoạch
Khi đăng nhập vào Teams chọn ứng dụng Nhiệm vụ, bạn sẽ nhận được thông báo nếu nhóm của bạn nhận được danh sách nhiệm vụ mới trong nguồn cấp dữ liệu Hoạt động.
4. Lợi ích của mọi người theo dõi
Sau đây là mọi người là một hoạt động xã hội, xây dựng cộng đồng, theo ý nghĩa rằng nó thường dẫn bạn khám phá những người và thông tin quan trọng khác. Ví dụ, một mục nguồn cấp tin tức được đăng bởi một người mà bạn đang theo dõi có thể đề cập đến một người khác liên quan đến công việc của bạn. Sau đó, bạn có thể truy nhập hồ sơ của người đó và quyết định bắt đầu theo dõi họ. Hoặc, giả sử một người mà bạn đang theo dõi bắt đầu theo dõi tài liệu và kết quả là bạn sẽ nhận được cập nhật về hoạt động này trong nguồn cấp tin tức của bạn. Nếu sau đó bạn bắt đầu theo dõi tài liệu, những người sau đây bạn sẽ nhận được Cập Nhật và khám phá tài liệu này.
Nếu bạn nhân các kịch bản này qua một tổ chức, bạn có thể dễ dàng hình dung cách kết nối giữa mọi người có thể làm nổi bật.
5. Các cách để bắt đầu theo dõi mọi người
Thông thường, bạn bắt đầu theo dõi mọi người trong khi thực hiện công việc hàng ngày của bạn. Bạn cũng có thể thấy các gợi ý tự động của mọi người để theo dõi. Cuối cùng, nếu bạn có những người cụ thể cần nhớ những người mà bạn muốn bắt đầu theo dõi, bạn có thể tìm kiếm chúng.
Làm theo những người đăng lên nguồn cấp tin tức
Để bắt đầu theo dõi một người đăng lên nguồn cấp tin tức, hãy bấm "theo dõi tên"nối kết xuất hiện bên dưới bài đăng:
Bạn chỉ thấy nối kết này cho những người mà bạn hiện không đang theo dõi.
Làm theo những người được tham chiếu trong nguồn cấp tin tức của bạn
Bạn có thể bắt đầu theo dõi những người xuất hiện trong nguồn cấp tin tức của mình do một loạt hoạt động khác nhau. Ví dụ, nếu có người được đề cập trong bài đăng nguồn cấp tin tức, bạn có thể chọn tên của họ để đi đến hồ sơ của họ, rồi chọn theo dõi người này.
6. Tìm mọi người để theo dõi bằng cách sử dụng tìm kiếm
Bạn có thể tìm kiếm mọi người trực tiếp theo tên, hoặc bạn có thể tìm kiếm những người liên kết với một chủ đề hoặc từ khóa.
Tìm kiếm một người theo tên
Nếu bạn biết tên của người mà bạn muốn theo dõi, bạn có thể nhập nó vào hộp tìm kiếm:
Nếu SharePoint tìm thấy người bạn đang tìm kiếm, bạn có thể mở khung chú thích của họ và bấm theo dõi.
Tìm kiếm nhiều người cùng lúc
Nếu bạn muốn tìm và bắt đầu theo dõi một vài người cùng một lúc, bạn có thể thực hiện điều này trong hộp thoại theo dõi mọi người:
- Bấm vào nguồn cấp tin tức ở đầu trang.
- Trên trang nguồn cấp tin tức của bạn, hãy bấm vào số bên trên nhãn "người".
- Bấm vào theo dõi những người tôi đang theo dõi.
- Trong hộp theo dõi mọi người, hãy nhập tên của những người bạn muốn thêm.
Khi bạn nhập, SharePoint tìm kiếm danh sách những người trong tổ chức của bạn và hiển thị các kết quả phù hợp khi họ tìm thấy. - Chọn từng người khi bạn nhìn thấy tên của họ.
- Khi bạn đã hoàn tất việc thêm mọi người vào danh sách, hãy bấm theo dõi.
Tìm mọi người bằng cách tìm kiếm các thuật ngữ
Đôi khi bạn có thể đang tìm kiếm những người trong tổ chức của bạn có một số kiến thức cụ thể, nhưng bạn vẫn chưa biết ai cần tìm kiếm. Trong trường hợp này, bạn có thể tìm kiếm bằng cách sử dụng từ để mô tả những gì bạn đang tìm kiếm, và có SharePoint tìm thấy những người có kiến thức này.
- Bấm vào menu dẫn hướng trong hộp tìm kiếm, rồi bấm mọi người.
- Nhập một hoặc nhiều thuật ngữ trong hộp tìm kiếm, rồi nhấn Enter.
Tìm kiếm trả về danh sách những người có tham chiếu hồ sơ người dùng những thuật ngữ này. Những người bao gồm thuật ngữ là "hỏi tôi về" chủ đề là cao nhất, tiếp theo là những người liệt kê thuật ngữ là "lãi".
7. Xem bạn đang theo dõi ai và ai đang theo dõi bạn
Để xem danh sách hiện tại của những người mà bạn đang theo dõi:
- Bấm vào nguồn cấp tin tức ở đầu trang.
- Trên trang nguồn cấp tin tức của bạn, hãy bấm vào số bên trên nhãn "người".
- theo mặc định, bạn sẽ thấy danh sách những người mà bạn đang theo dõi. Nếu bạn muốn xem danh sách những người đang theo dõi bạn, hãy bấm vào theo dõi của tôi.
Ngừng theo dõi mọi người
Bạn có thể ngừng theo dõi mọi người bất cứ khi nào bạn muốn. Ví dụ, nếu bạn đang di chuyển đến một nhóm mới hoặc hoàn thành dự án, các bản Cập Nhật về những người nhất định có thể trở nên ít quan tâm với bạn. Và nếu bạn nhận được nhiều bản Cập Nhật trong nguồn cấp tin tức của mình, các bản Cập Nhật có thể trở nên mất tập trung.
- Đi đến danh sách những người mà bạn đang theo dõi như được mô tả trong phần trước.
Tìm người mà bạn muốn dừng theo dõi sau đây bấm vào dấu chấm lửng (...) để mở khung chú thích của họ.
- Trong khung chú thích, bấm vào dừng theo dõi.
Giới thiệu về các bản Cập Nhật bạn nhận được từ những người bạn đang theo dõi
Sau mọi người cho phép bạn chỉ thấy các bản Cập Nhật cho các hoạt động mà họ đã quyết định chia sẻ với bạn. Do đó, bạn có thể không nhận được Cập Nhật ở tất cả đối với một số người mà bạn đang theo dõi, nếu họ đã tắt tính năng chia sẻ các bản Cập Nhật về các hoạt động của họ. Tương tự như vậy, khi mọi người theo dõi bạn, họ sẽ nhận được Cập Nhật trong nguồn cấp tin tức của họ chỉ về các hoạt động mà bạn quyết định chia sẻ với họ.
Bạn đặt các tùy chọn để chia sẻ hoạt động của mình trong hồ sơ của bạn.
Nội dung bài viết:
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!