Gia Hạn Và Điều Chỉnh Giấy Phép Thành Lập VPĐD Của TNNN (Cập nhật 2023)

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện chính là vấn đề nan giải với nhiều doanh nghiệp nước ngoài khi làm việc tại Việt Nam. Hiểu được những lo lắng đó của khách hàng, ACC xin giới thiệu dịch vụ Gia hạn và điều chỉnh giấy phép thành lập VPĐD của TNNN.

1. Khi nào cần gia hạn giấy phép thành lập VPĐD của TNNN?

Theo quy định của pháp luật thương mại, các thương nhân nước ngoài khi thực hiện hoạt động kinh doanh tại Việt Nam phải thành lập các văn phòng đại diện tại Việt Nam. Theo đó, các thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép thành lập VPĐD tại cơ quan có thẩm quyền.

Giấy phép thành lập VPĐD của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Đối với những trường hợp sắp hết hạn giấy phép thành lập VPĐD, thương nhân nước ngoài buộc phải gia hạn giấy phép nếu muốn tiếp tục hoạt động.

Điều kiện để gia hạn giấy phép thành lập VPĐD của TNNN:

Để gia hạn hoạt động, văn phòng đại diện của thương nhân phải đáp ứng những điều kiện sau:

• Văn phòng đại diện không thuộc các trường hợp bị thu hồi giấy phép vì: Không thực hiện nghĩa vụ báo cáo về hoạt động theo quy định; Không hoạt động trong vòng 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.
• Giấy phép kinh doanh, giấy phép thành lập hoặc các giấy tờ khác tương đương của công ty mẹ còn thời hạn.
• Giấy phép thành lập văn phòng đại diện còn thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi tiến hành thủ tục gia hạn.

2. Khi nào cần điều chỉnh giấy phép thành lập VPĐD của TNNN?

Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, luôn có sự thay đổi điều chỉnh giấy phép thành lập VPDD của thương nhân nước ngoài với các nội dung như:

• Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài.
• Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện.
• Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện.
• Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.

Khi có một trong các sự thay đổi trên đây, thương nhân nước ngoài đều phải tiến hành làm thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập VPDD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

3. Hồ sơ gia hạn và điều chỉnh giấy phép thành lập VPĐD của TNNN

3.1. Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

• Đơn đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản gốc Giấy phép thành lập văn phòng đại diện đã được cấp;

3.2.  Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong trường hợp thay đổi địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác, bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Xác nhận của cơ quan đã cấp Giấy phép về việc xoá đăng ký Văn phòng đại diện tại địa phương cũ;
• Bản sao có công chứng Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.

3.3. Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong trường hợp:

• Thay đổi tên gọi hoặc thay đổi nơi đăng ký thành lập của thương nhân nước ngoài từ một nước sang một nước khác;
• Thay đổi hoạt động của thương nhân nước ngoài.
• Hồ sơ, bao gồm: (i) Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký; (ii) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước  ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập hoặc đăng ký kinh doanh xác nhận. Các giấy tờ quy định tại điểm này phải dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam; (iii) Bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã được cấp.

3.4.  Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong trường hợp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bị mất, bị rách hoặc bị tiêu huỷ, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện với cơ quan có thẩm quyền ngay sau khi phát sinh sự kiện:

Hồ sơ, bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản gốc hoặc bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã được cấp (nếu có);

3.5.  Hồ sơ đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm:

• Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất. Các giấy tờ quy định tại điểm này phải dịch ra tiếng Việt Nam và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện tính đến thời điểm đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.

4. Trình tự thủ tục gia hạn và điều chỉnh giấy phép thành lập VPĐD của TNNN

Bước 1: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.

Bước 2: Xét duyệt hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp việc gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn hoặc không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.

5. Cơ quan có thẩm quyền cấp phép

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ gia hạn giấy phép chi nhánh tại cơ quan có thẩm quyền, cụ thể:

• Bộ Công thương là cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài.
• Sở Công thương là cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài trong phạm vi quản lý của địa phương.

Trên đây là toàn bộ thông tin do ACC cung cấp về Gia hạn và điều chỉnh giấy phép thành lập VPĐD của TNNN.