Bước đầu tiên để bắt đầu hoạt động kinh doanh trên môi trường điện tử là đăng ký kinh doanh, và một phần quan trọng trong quy trình này là việc gắn chữ ký số. Chữ ký số không chỉ là yếu tố xác nhận tính hợp lệ của thông tin mà còn là biện pháp bảo mật quan trọng. Hãy cùng ACC tìm hiểu về quy trình và các bước hướng dẫn để gắn chữ ký số khi đăng ký kinh doanh trực tuyến.
I. Chữ ký số công cộng là gì?
Theo quy định tại khoản 4, điều 3 nghị định 26/2007/NĐ-CP quy định về chữ ký số:
"4. "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên."
Như vậy, chữ ký số công cộng có thể hiểu là loại hình chữ ký được đăng ký bởi thuê bao sử dụng chứng thư điện tử. Loại chữ ký này làm nhiệm vụ xác nhận giao dịch, văn bản điện tử. Mặt khác, chữ ký số công cộng sử dụng tại doanh nghiệp cũng tương tự như con dấu xác thực.
II. Tại sao doanh nghiệp cần phải đăng ký chữ ký số?
Hóa đơn điện tử cần phải có chữ ký điện tử để được công nhận là hợp lệ. Theo quy định của Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử phải được ký bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người bán và người mua (nếu có) để đảm bảo tính pháp lý.
Trong trường hợp khai báo BHXH điện tử, việc có chữ ký số là bắt buộc theo Quyết định 838/QĐ-BHXH. Điều này áp dụng cho cả doanh nghiệp và cá nhân, đòi hỏi họ phải đăng ký, kê khai và nộp các báo cáo bảo hiểm điện tử với chữ ký số hợp pháp.
Đối với việc kê khai và nộp thuế, Luật quản lý thuế 2019 quy định rằng người nộp thuế cần phải sử dụng phương tiện điện tử và có chữ ký số để thực hiện các giao dịch với cơ quan quản lý thuế. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và pháp lý trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh và nộp thuế.
III. Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp
1. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số trực tiếp tại quầy giao dịch
Cách đăng ký chữ ký số đơn giản nhất mà doanh nghiệp có thể thực hiện là tới các điểm giao dịch của VNPT. Quý khách hàng có thể tra cứu điểm giao dịch gần trụ sở của doanh nghiệp nhất để tiến hành nộp hồ sơ.
Bước 1: Chuẩn bị các giấy tờ liên quanKhách hàng cần chủ động chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ có liên quan để tiến hành đăng ký sử dụng chữ ký số VNPT. Bao gồm:
- Bản sao công chứng giấy phép kinh doanhBản sao Giấy chứng nhận mã số thuế doanh nghiệp
- Bản sao CCCD/CMND của người đại diện theo pháp luật
- Giấy uỷ quyền (Nếu người đăng ký chữ ký số không phải đại diện theo pháp luật).
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký dịch vụ tại quầy giao dịch VNPTKhi khách hàng cung cấp đủ hồ sơ, nhân viên VNPT tại các quầy giao dịch sẽ ký hợp đồng cung cấp dịch vụ. Sau đó, hợp đồng sẽ được chuyển trực tiếp lên hệ thống của VNPT.
Bước 3: Thiết lập dịch vụNhân viên VNPT sẽ hỗ trợ khách hàng thiết lập cài đặt dịch vụ. Sau đó tiến hành bàn giao thiết bị, hỗ trợ cài đặt và cập nhật chữ ký số lên các trang điện tử mà khách hàng cần nộp hồ sơ điện tử. Cuối cùng, VNPT sẽ bàn giao lại hợp đồng, hoá đơn và giấy chứng nhận chữ ký số của VNPT tới khách hàng.
2. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số online trên oneSME2
Thay vì di chuyển trực tiếp tới những quầy giao dịch, khách hàng của VNPT giờ đây có thể trực tiếp nộp thông tin lên nền tảng oneSME.
Bước 1: Đăng ký tài khoản trên nền tảng oneSME
Khách hàng truy cập website oneSME và tiến hành đăng nhập tài khoản. Nếu chưa sở hữu tài khoản riêng, doanh nghiệp chỉ cần chọn danh mục Đăng ký.
Bước 2: Đăng nhập vào website
Sau khi đã thiết lập xong tài khoản, quý khách chỉ cần nhấp vào đăng nhập, điền đầy đủ Email và mật khẩu đã đăng ký.
Bước 3: Tiến hành tìm kiếm dịch vụ chữ ký số
Sau khi đăng nhập xong, quý khách trở về trang chủ của oneSME. Tại trang chủ, tiến hành tìm kiếm dịch vụ chữ ký số mà doanh nghiệp mong muốn: chữ ký số VNPT CA (có sử dụng USB Token) hoặc chữ ký số từ xa VNPT Smart CA
Bước 4: Lựa chọn gói dịch vụ mong muốn
Sau khi giao diện hiện lên đúng dịch vụ chữ ký số, khách hàng tiếp tục nhấp vào “Đăng ký ngay” hoặc “Bảng giá” để cho thể xem chi tiết từng gói dịch vụ. Mỗi gói có cước phí khác nhau với tài nguyên đa dạng, phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp. Lựa chọn “mua ngay” với gói cước mà bạn mong muốn.
Bước 5: Hoàn thành đăng ký
Lúc này, giao diện chính sẽ hiện lên màn hình thanh toán. Quý khách tiến hành thanh toán cho gói dịch vụ mong muốn, xác nhận đã chuyển khoản là hoàn thành việc đăng ký chữ ký số.
3. Đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế
Người dùng tiến hành 6 bước như sau:
Bước 1. Cắm USB Token vào máy tính.
Bước 2. Truy cập vào website: http://thuedientu.gdt.gov.vn/ và chọn Doanh nghiệp.
Bước 3. Người dùng tiến hành nhập mã số thuế của doanh nghiệp vào ô Mã số thuế và chọn Tiếp tục.Bước 3. Người dùng tiến hành nhập mã số thuế của doanh nghiệp vào ô Mã số thuế và chọn Tiếp tục.
Bước 4. Tiếp theo, trên màn hình sẽ hiển thị giao diện Thông tin người nộp thuế.
Tại đây, một số thông tin sẽ tự động hiển thị bao gồm mã số thuế, tên người nộp thuế và địa chỉ.Người dùng cần nhập đầy đủ các mục thông tin còn lại. Gồm có tên người đại diện theo pháp luật của người nộp thuế, điện thoại, email, mật khẩu đăng nhập và xác nhận mật khẩu đăng nhập.Sau đó, người dùng chọn Đọc CKS và nhấn Tiếp tục.
Bước 5. Trên cửa sổ nhập mã PIN, người dùng nhập số PIN, chọn Chấp nhận và nhấn Tiếp tục.
Bước 6. Trên màn hình sẽ hiển thị tờ khai Đăng ký giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.
Người dùng sẽ tiến hành kiểm tra độ chính xác của các thông tin trên tờ khai và chọn Ký và gửi. Cuối cùng, xác nhận thông tin chữ ký số để hoàn thành quá trình đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế.
>> Tham khảo thêm thông tin tại Hướng dẫn cài đặt chữ ký số VGCA [Chi tiết 2024]
IV. Cách đăng ký chữ ký số với các hệ thống giao dịch điện tử
V. Câu hỏi thường gặp
1. Có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số không?
Doanh nghiệp BẮT BUỘC phải có chữ ký số để tiến hành thủ tục khai thuế ban đầu và nộp thuế môn bài sau khi có giấy phép kinh doanh.
2. Chữ ký số (USB Token) sử dụng được trong bao lâu?
Thời hạn sử dụng của USB Token phụ thuộc vào nhu cầu của bạn hoặc các gói dịch vụ bạn lựa chọn từ nhà cung cấp chữ kỹ số. Bạn có thể tiếp tục gia hạn chữ ký số nếu USB Token hết hạn
3. Có những loại chữ ký số nào phổ biến và phù hợp cho việc đăng ký kinh doanh?
Các loại chữ ký số phổ biến bao gồm chữ ký số cá nhân và chữ ký số doanh nghiệp, mỗi loại phù hợp với nhu cầu cụ thể của đăng ký kinh doanh.
Nội dung bài viết:
Bình luận